| 标题 | 浅析事业单位档案规范化管理及优化策略 |
| 范文 | 于丽娟 摘 要：随着改革的开放，我国的经济技术水平的提高，事业单位对档案的管理也越来越严格，做好这方面的工作可以很好地帮助事业单位快速发展。在当前社会形势下，事业单位内部的管理工作越来越复杂化、多样化，同时档案管理工作则更趋向于信息化和网络化。需要根据它们的特点，找到相对应的人员来完成工作。这样才能提高管理水平，同时对这一方面工作的要求也大大提高，这顺应了时代的需求，满足规范化管理的需求。 关键词：事业单位；档案管理；规范化 随着我国社会的快速发展，事业单位的档案管理改革势在必行。但因为其特殊性的存在，影响其档案规范化的不定因素众多，包括主客观因素、内外部人员的影响等。为解决这些问题，使档案管理工作做到严谨化、规范化，我们需要创新发展，完成档案管理工作规范化的目标。 1推进事业单位档案规范化管理的意义 档案是社会实践活动中形成的一种对客观历史事实进行真实记录的信息数据文件。比如：其中具有确凿的历史证件、原始资料信息等等。对于事业单位来讲，推进档案的规范化管理具有重要意义。具体来讲，第一，事业单位需要更好地进步和发展，需要对单位人员的以往经历进行更加深入的了解、分析，掌握第一手资料。而档案信息是提供第一手资源的重要文件信息。因此，需要專业化的人员进行相关管理工作，进行档案信息的高效化、科学化、规范化管理。第二，事业单位的档案信息材料集中包含了事业单位某一个历史发展时期的成果总结情况。因此，有关人员对于档案信息进行规范化管理工作，有利于事业单位对这些重要历史数据信息进行有效性查询、分析、应用，为今后的工作提供重要的数据信息参考，提升事业单位工作的效率，实现良好的效益和价值。第三，从档案管理人员的角度进行分析，在档案管理科学化进程中，他们的思想观念得到转变，业务水平得到提高，促进了档案管理现代化、信息化的发展要求。比如：对原有的档案管理模式进行了全面性改变，应用了新型的模式，提高了有关人员工作效率和水平。 2事业单位开展档案管理工作中的问题分析 2.1不重视档案的规范化管理 虽然我国的档案管理工作日趋完善，然而，目前事业单位的规范化管理工作还稍有欠缺，形成这一现状的主要原因在于一些单位过于重视经济效益，缺乏对于档案管理规范化的关键性认识，认为档案管理工作在短时期内无法产生明显的经济效益，因此减少或是忽视事业单位档案规范化管理工作中本应需要的人才和资金投入，阻碍了事业单位档案管理工作规范化的进展。 2.2缺乏完善的档案管理制度 许多事业单位为了提高档案管理效率，控制档案管理工作的规范性，建立了较为完善的档案管理制度，然而这些制度很多都只在档案管理部门内实施，对于事业单位内部其他的部门和单位人员并没有约束作用。这就使得档案管理工作得不到事业单位内部其他部门人员的支持和合作，进而不利于档案管理规范化的有效开展。 2.3档案管理方式落后 机关事业单位的档案资料仍然沿用着以往比较老旧的纸质资料的方式，将其存放于特定的场所，在需要使用时去进行查阅，这种方式在以往的工作中能够发挥一定的作用，但是现在随着经济和社会的发展，机关事业单位的工作细化，档案的数量会越来越多，在这种情况下，传统的纸质档案保存和查阅的方式就难以满足社会发展和机关事业发展的需要，会严重降低档案管理的效率，从而降低整个单位的工作效率。 2.4档案管理人员专业能力不足 档案管理人员专业素质和业务能力不足，缺乏主动服务意识，没有与时俱进的对自身档案管理能力进行培训，造成所开展的档案管理工作与时代发展需求契合度偏低，对档案资源的利用产生消极影响。 3机关事业单位档案管理规范化的措施 3.1加强档案管理规范化的认识 基于档案管理工作的重要性，事业单位要在内部进行强化认识，尤其针对领导层人员，要不断使其明确进行规范化档案管理的重要性，这样一来才会从根本上更多的投放人力、财力以及物力资源，加快规范化档案管理工作的建设进程。 3.2明确工作职责，构建完善的档案管理机制 档案管理机制的建设和管理制度的完善能够为档案管理工作的全面优化提供相应的保障。所以事业单位在加强档案管理工作的过程中，应该对档案管理人员的工作职责进行明确，借助合理分工促进整体工作效率的提高，进而在档案管理机制和制度的作用下，形成系统化的档案管理模式，真正突出档案管理人员的优势，强化档案管理效果。这样就能够构建完善档案管理机制和系统化较强的档案管理实际效果，促进档案管理工作中各项任务的完成，为档案管理的规范化标准化建设创造良好的条件。 3.3运用科学管理理念 提高我国各个事业单位档案管理部门对档案管理的水平和效率，需要充分提高管理人员的素质，转变他们管理档案的观念。具体来讲，第一，需要全面树立起正确的档案管理工作意识，具有积极的工作态度、充分发挥出他们的能力，更好地为档案事业进步而服务。第二，需要应用有效方式对这些人员进行思想意识培训，提高他们的精神状态，可以掌握和应用好档案管理的有效方式，提升管理质量和水平。比如：培训人员需要依据档案管理人员不同的思想动向和思维方式，尊重他们各自的喜怒哀乐情绪，切合他们不同的学习心理动机和需求，分别进行指导和分析，更好地帮助他们成长，即“因地制宜、因势利导”，使得他们在今后的工作中具有良好的档案管理意识，解决工作中存在的问题，进行专业化、科学化、精细化的档案工作方式，更好地为单位人员提供档案信息服务。 3.4优化人资管理，提高档案管理人员综合素质 在事业单位档案管理工作中，管理人员的素质会对管理工作的开展产生重要的影响。所以基于档案管理规范化标准化的现实需求，十分有必要对人力资源管理工作进行优化，一方面引入先进的管理人才，促进档案管理工作的改进和创新；另一方面对在职人员实施有效教育和培训，提高在职人员的档案管理业务能力和服务意识，保障档案管理工作的创新开展，为档案管理规范化标准化建设创造良好的条件。 3.5充分利用现代化的设备 随着经济和科技的发展，计算机技术逐渐普及，我国机关事业单位的办公设备越来越先进，更新越来越快，办公越来越便利，工作的效率显著提高，所以为了促进机关事业单位的档案管理效率，使用新进的设备是极为重要的措施，也是提高工作效率的重要举措。机关事业单位可以使用计算机进行档案管理，对档案资料进行分类，建立单独的数据库，对资料进行整理，不但能够提高档案整理的效率，还方便后期档案资料的查阅。除此之外，还可以通过计算机加强对档案信息的查询力度，用图像、文字、影音等形式加强档案信息的全面性，并加强对档案信息管理人员的专业素质的培养，强化他们的专业技能和素质，训练他们使用现代化的设备进行档案管理，这样能够最大限度地提高档案管理工作的效率。 4 结语 综上所述，事业单位档案管理工作对于其自身的可持续发展尤为关键，所以，在现代化发展需求不断加快的形势下，必须开展档案管理规范化建设，并采取有效措施加快推进其发展进程。 参考文献 [1]刘扬.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].企业导报，2016，18：31. [2]袁燕瑜.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].卷宗，2017，（15）：22-25. |
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