| 标题 | “与时俱进，合理运用” |
| 范文 | 林平 摘 要：当今时代，互联网已渗透到国家政治、经济、文化的各个领域，成为人们生活中不可缺少的一部分，网络档案管理化作为一种新兴的网络应用已经大众化。尤其这对于技工学校学生档案管理来说，既带来了档案工作模式改革的便利及机遇，又带给档案信息资源的安全问题较大的挑战。本文针对网络系统在技工学校学生档案管理中的运用进行探讨。 关键词：技工学生档案 网络化 管理 探讨 随着计算机网络技术为核心的现代科学技术的飞速发展，网络技术已逐渐成为现代信息技术的主流。网络管理的应用，对于技工学校学生档案管理来说，既带来了工作模式改革的机遇，又给档案信息资源的安全问题带来了较大的挑战。下面对技工学校学生档案管理合理运用网络系统进行探讨。 一、技校生档案管理网络化建设的重要性和必要性 1.网络化技校生档案管理的时效性和安全性。 传统的技校生档案归档方式一般是在次年初才收集整理上一年的档案资料，并形成归档，使得当年形成学生档案的新材料分散在各部门形成者手中，这样，一方面会造成档案信息归档的滞后，教师和学生查询只能靠公示或个别查询；另一方面可能会使档案由于长时间分散并且不是专人保管导致流失或被攥改。采用了网络管理技术，档案室能及时通过网络收到新信息，确保了档案信息的时效性，避免由非专业人员长时间保管而流失或被攥改。 2.网络化技校生档案管理的高效率性。 技工学校在教育教学工作中形成了大量的学生档案，实现学生档案信息化，能冲破传统纸质档案开发利用的借阅、调动、存放等种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从传统的手工操作走向现代化管理，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为教育教学工作提供高效、优质的服务。 3.网络化技校生档案管理的便利性。 技校生档案的信息化管理，可一次投入，多次产出，各种档案管理权限的授予，实现录入多元化，同时，通过远程服务，多用户查询的功能，又使得资源能够共享。如一是可以授权给学校各部门将本部门形成的重要电子文件通过网络发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入，既方便又省力；二是在数据库设置上设定用户的查询或修改权限，既保证数据库的安全，又方便用户查询了解档案内容；三是利用学生档案网络化管理，上传至教育网等教育服务网站，可供用人单位查询验证；也可以直接由学生用户利用在互联网上求职的便利，将其档案资料以超连接形式挂在求职简历上供用人单位验证；一些具年限、履历证明的材料也用于为学生报考职称、更高等教育等的证明。 4.网络化技校生档案管理的长远效益性。 技工学校学生档案信息化管理，既可以应用在在校生的档案管理中，利用数据库管理和技术平台，设置不同的管理权限，使其奖惩审批皆能在网络上完成，实现无纸化档案管理；同时，也可预留接口和友好数据转换功能，选择部分身份、履历、证明等学生档案上传至就业、职称等专业化服务网站中去，使学生档案成为终生档案的一部分。这样，技工学校学生档案网络化管理不仅是只为学校服务，而变成集学生生涯、求职、就业等综合服务者了。 二、应用网络进行学校学生档案管理的可行性分析。 1.技术可行性。 随着科学技术的不断提高，也带动了计算机网络的发展及通信平台技术的提高。利用操作系统Windows XP/ Windows 7的接口能力强、界面友好等特点，加上采用C#技术开发的Web应用程序，以SQL Server 2000作为系统开发后台数据库，加上OA平台的应用，能有效存储和管理数据，并且实现无纸化办公，亦可以预留数据出入口通道，为学生职业生涯作后续服务。所以完成在技术上是可行的。 2.经济可行性。 利用网络系统前期投入有限资金后，后期只须简捷的管理费用，而且学生档案管理系统建成后，除系统初始化需要较大的录入工作量外，后续添加或维护就可以大大节省时间，直接提高档案管理的工作效率，且其存储空间需要不大，大大节省财力人力。 3.操作可行性。 学生档案管理系统，后期维护和保养要求不高，除系统升级由专业人员完成后，学校计算机维护员可以胜任其他维护保养工作，基于其介面的友好性和易操作性，在今天计算机普及的时代也较易为管理人员或其他教师、学生们或其他使用者所接受，作为计算机应用的一部分，学生和老师或其他使用者使用计算机对学生档案信息进行查阅，具有手工查阅所无法比拟的优点，检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大，在信息时代的今天传统的查阅方法必然被计算机为基础的在线查阅所取代。 三、应用网络进行学校学生档案管理的制约因素的思考。 1.规范性不够。 在技工学校进行网络化学生档案的建立时，应该做到从文档的收集、整理、输入、保存和使用的全程规范性，应根据国家的相关规定，制订学生档案网络化管理的相对应制度规定，保证档案管理的合法性、有效性和档案收集的及时性。 2. 专业性不强。 目前，学校档案管理人员欠缺，多数是兼职，不够专业，需要组织培训，不断加强档案管理人员自身能力的培养，强化计算机软件运用和网络运用的知识，管理人员要严格按照制度进行管理和使用，明确相应授权，要注意定期对档案实施备份，保证档案在未来使用的过程原始性不受到破坏。对秘密档案要进行保密处理，如文件加密等，防止不必要信息的泄露事故。 3. 效率与效益性极低。 目前，在不少技工学校学生案管理系统都是单机的 MIS，甚至有的还是手工方式。这种确实存在许多弊端，主要包括：（1）档案录入效率低下：例如每学期开学，数以千计的学生档案都由学生处负责录入，这个工程量之大，可想而知。（2）查询不便：例如，某个年级要调出某个学生的档案，由于学生没有管理档案的权限，他就必须到学生处去调这个学生的档案。（3）毕业生转档不便：每年大量毕业生，他们都要转走自已的档案。在这个过程中，若没有管理信息系统的参与，工作繁重不可言喻。 4.安全性威胁大。 目前，网络病毒纵横恣肆、操作系统存在漏洞等等，所以在利用的过程中，为了保证信息安全同时保护资料的完整性，电子档案应利用安全保密措施，特别是涉及学校机密和有关专利以及学生隐私或研究数据的档案。通过对文件进行加密设置，使文件的阅读对象受到控制，视利用者的身份给予相应授权或提供相应资料；依据电子档案内容的密级层次，利于对涉密档案进行有效的管理。对于生成的纸质文档，要使使用者限定在允许范围内，在使用完毕后还应按规定保管或者销毁。对保密的档案应该进行脱网管理，防止档案通过互联网被破坏或者泄露。 四、结束语 不管怎样，只要与时俱进，合理运用，网络运用于技工学校学生档案管理绝对是利大于弊的。它是值得我们探讨的，但要强调这种探讨不要“大跃进”，这是技工学校档案工作者遇到的新课题，只有做好这方面的工作，才能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户的需求，从而推动档案一体化管理工作的发展，促進技工学校教育事业的跨步发展。 参考文献 [1]许媚《学校档案管理信息化建设的思考》（《广东档案》 2010.NO.6） [2]山树红《谈如何实现学校电子档案的高效管理与利用》（《广东档案》2010.NO.6） [3]孙小璇《网络环境下高级技工学校档案安全管理》 《科技档案》2010 年第2 期 |
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