| 标题 | 医院人事档案管理信息化应用 |
| 范文 | 尹声声 摘 要：医院人事档案管理是医院人力资源管理的一个重要内容，随着现代化信息技术的发展，很多医院的人事档案管理工作已经开始应用计算机技术，与传统的人事档案管理方式相比，这种信息化人事档案管理具有非常明显的优势，可以增强查阅工作的时效性，也可以节约大量的资源。本文阐述了医院人事档案信息化管理的优越性，也提出了应该如何运用信息技术进行医院人事档案管理以及在此过程中所需要注意的几个问题。 关键词：医院人事档案；信息化管理；应用；优越性 随着医院的不断发展和医疗体系的改革，医院的人事档案管理工作相应的在医院的人力资源管理工作中也变得越来越重要，随着医院人力资源管理工作的日益规范化，信息化，科学化，作为人力资源管理重要方面的人事档案管理，也要随之变得更具规范性和科学性，如何将计算机技术应用到医院人事档案的管理工作中来，应该成为我们必须思考的问题，只有医院的人事档案管理实现信息化，增强查阅工作的时效性。提高工作效率， 从而为单位提供各类人才的基础信息。为专业技术职称评聘和提拔任用等提供更准确的依据。 一 医院人事档案信息化管理所具有的的优势 （一）提高存档材料的准确性 传统的人事档案管理人员，往往需要花费大量的时间和人力去收集存档，在收集和存档的过程中往往还容易出现一些错误，这些因素使得人事档案材料缺失，降低了人事档案材料的准确性（1）而信息化管理采用计算机进行登记录入，一方面可以对所录入的信息用公式进行纠错，超出正常值的数据可以设置提醒标红。另一方面相当于拷贝了一份记录，这样在校对资料的时候可以有一个参照，从而提高工作的准确性。 （二）大大节省查阅档案资料的耗时，使得查阅工作具有时效性 传统的方式主要是依靠手工进行医院的人事档案管理工作，所以经常会因为查找的信息范围太大而需要耗费大量的时间和精力，有时候还会出现明明知道存有档案材料，但是却无法顺利找到的现象，要找到所需的档案信息有时候是件艰难的事情，而且大多数医院没有专门的人事档案管理人员，人事档案管理工作是由人事科的工作人员来兼任，由于平时工作的繁忙，致使有时候资料根本无法及时地进行归档，时间长了自然忘记，全部依靠手工查找，根本无法快速高效的完成。计算机提供检索功能，只要当初收集资料的时候做好登记，就会知道那些资料归档了，而哪些资料还未归档，目标明确相当于缩小了搜索范围，所以说计算机提供了非常便捷的途径。可以迅速的完成档案的查阅，同时也方便对医院人员信息进行统计，从而为单位发现，培养以及使用人才，为干部的任命，人才配置，考核评优以及晋升等提供更加准确更加可靠的基础。 （三）有利于查阅人事档案材料转入转出和资料归档的记录 职工档案的转入和转出，应在电脑上建立excel并进行及时的登记。对由于历史原因造成的，确实已经不能补充或者不可能再收集到的档案资料，首先对其产生的原因进行调查分析，然后将其记录在excel统计表中，这样以后只要利用excel的搜索功能，便能很容易的查找到需要的资料信息。 比起传统的手工查找要节省大量的时间精力，人事档案整理的工作效率可以得到显著的提高。 （四）有利于医院整体的信息化平台的建设 医院人事档案管理信息化建设应该成为医院整体信息化平台建设的一个重要组成部分，由于医院人事档案涉及的范围十分广泛，每个科室，每个部门都要参与到平台的建设中来，努力使档案资源可以实现一定程度的共享，从而形成一体化的管理机制。同时又使得人事档案管理机制促进整个医院整体信息化平台的建设。 二 医院人事档案信息化管理建设要采取的步骤 （一）更新理念，强化医院领导对人事档案管理重要性的认识，从而加大为人事档案信息化管理的投资 人们过去普遍认为，医疗，科研，教学才是医院发展的重心。医院管理工作的重点应该放在如何提高医疗水平，而往往忽视人事档案管理的重要性医院各级领导要意识到人事档案管理信息化建设是未来工作的趋势（2），只有充分意识到这一点，在建设的过程给予大力支持，创造有利的条件，保障必要的资金，才能实现档案管理的优化，科学化，规范化，才能为单位发现，培养以及使用人才，为职称晋升。为领导决策，干部聘用等提供更准确可靠的依据。 （二）提高人事档案人员的综合素质，使其能够适应信息化人事档案管理的需要 为人事档案管理人员提供相关专业的业务能力培训，使其能够较熟练的利用信息技术进行人事档案的管理工作，使其综合素质得到明显的提高（3），这样才能适应档案管理信息化发展的要求，以新的模式开展人事档案管理工作（4）。 （三） 增加必要的档案管理硬件设备和相关的软件系统 医院要根据自身发展的特点和发展的规划，选取适合自己医院人事档案管理工作的软硬件系统，保障资金，才能摒弃旧的工作模式，使人事档案管理信息化的进程可以顺利进行。 三 医院人事档案信息化管理过程中应注意的问题 （一）及时收集，补充，更新档案材料，并做好鉴定工作，保证其完整性和真实性 档案材料的完整，是档案管理信息化平台建设的基础，在档案材料信息收集的过程中要保证其完整性，所有的档案材料都应该是连续性的，这样可以防止档案材料的缺失； 要以积极主动地态度做好档案材料的补充更新工作，及时补充和追补新的档案资料， 使人事档案资料完善，所存档的材料真正能真实的反映个人的现实经历情况（5）。 才可以迅速的为单位提供各类人才的基本信息，为专业技术职称评聘和提拔任用，劳资制度改革以及職工福利等提供更准确的依据。 在收集的档案材料的过程中一定要评估材料的保存价值，认真核实，严格把好质量关，真实可靠的材料才能归入人事档案，对于那些没有保存价值的材料，经过确认后可以归还本人，不能将其归档，以防止材料杂乱。档案鉴别是档案管理过程中很重要的一个方面，档案管理人员必须秉着认真负责的态度，充分认识到人事档案管理的重要性，马虎不得，必须认真审核材料，确保档案真实完整。 （二）定期维护软硬件系统设施，必要的时候进行升级 医院人事档案管理信息化进程中，需要配备大量的硬件设施，这些硬件设施容易受到外界环境不可避免的影响和磨损，因此我们要努力避免由于硬件设施的遭到破坏而造成档案材料的丢失。对于软件系统方面，要时刻监测软件系统的安全性以及其工作状态是否正常，要定期请专门的软件系统维护人员，对软件进行必要的升级和维护。 四 总结 医院人力资源档案管理工作由于其自身的特殊性和复杂性，需要尽快建立起现代化的人事档案信息管理平台，运用新的管理模式进行系统的，规范化的管理，这样才能将档案资料真正的利用起来，为单位提供各类人才的基本信息，为专业技术职称评聘晋升和干部任命，领导决策等提供更准确更可靠的依据。 参考文献 [1]杨小乐，翟良龙.现代医院人事档案管理创新思路探究.卷宗. 2016（7）：11-4. [2]孙俊晓.探究新时期医院人事档案管理工作重点.健康周刊. 2017（1）：95-6. [3]昝莹.新形势背景下医院人事档案管理的具体方法分析.医药前沿. 2016；6（11）：376-7. [4]叶青.新时期医院人事档案管理工作的有效策略.卷宗.2016（9）：37-8. [5]王丽丽.新医改背景下医院编外人员人事档案管理的相关探讨.理论观察.2017（5）：159-61. |
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