| 标题 | 大数据时代下企业档案信息服务体系建设 |
| 范文 | 李薇 摘 要：大数据时代背景为企业档案信息服务带来了挑战和机遇。本文首先介绍了大数据背景下企业档案信息服务的现状，对建设企业档案信息服务体系的重要性进行了分析，并提出了大数据时代下建设企业档案信息服务体系的建议。 关键词：大数据；企业档案；信息服务体系 1 当前企业档案信息服务的状态 1.1 没有树立起企业档案信息服务体系的观念 目前来看，企业档案管理重视对档案的保管，但是却很少利用，档案信息的价值么有得到科学的开发，几乎没有达到信息服务层面。档案的价值存在于其记录的内容，仅仅是对档案进行保管而不加以利用严重影响着档案信息服务，阻碍档案信息服务的发展和服务品质的提高。除此之外，企业档案管理机构存在管理缺陷，没有对员工进行绩效考核，使其容易产生惰性，创新意识不高，不够关注信息服务的需求。 1.2 缺少专业的企业档案信息服务人才，关注度较低 目前，档案管理没有有效发展自动化和网络化，管理工具和管理手段都是比较滞后的，同时宣传的力度较小，导致档案信息服务不被大部分人充分了解，因此档案信息服务的利用率较低。档案信息服务工作不提高质量，就不会得到企业的重视和认同，档案专职岗位也无法吸引优秀的人才，而专业人才的匮乏致使档案信息服务无法得到优化，企业档案信息服务的发展受到巨大的阻碍。 1.3 档案信息查询难 档案信息化的不断深化，要在大量的档案信息中检索出需要的信息难度较大。企业档案管理人员需要思考解决在庞大的信息库中查找出有用的信息的难题。除此之外，主要对档案进行单机管理，存在数据零乱，无法分享数据信息等缺点，原来的档案信息系统无法满足时代发展的需求。 2 建设企业档案信息服务体系的重要性 2.1 能推动档案信息服务思想的改变 建设企业档案信息服务体系能够很大程度上推动档案信息服务的思想转变，过去的企业档案信息服务大多缺少主动性和积极性，被当做本企业的一般业务来开展。随着大数据潮流的不断推进，如今的公司档案使用人员对档案信息服务的要求越来越高，迫切需求档案管理相关部门转变档案信息服务思想，提高档案信息服务水平。与此同时，企业应坚持个性化服务路线，更好的满足客户的个体需求。在大数据全面的档案信息资源的帮助下，企业档案管理部门能更好的实现服务个性化，使客户能切实享受到便捷，优质的服务。 2.2 能填补档案信息服务的空缺 原有的档案信息服务内容不够完整，但随着数据信息的不断涌现，档案服务的相关资源也层出不穷。这为企业档案管理部门提供了丰富的数据资源，使原有的工作条件得到突破。不仅如此，快速的数据增长还推动了档案室之间的资源互通，这有效填补了单一档案管理的不足，推进档案管理服务内容的多样化，帮助资源使用者找到更多、更全面的信息资源，以满足用户的信息需求。 2.3 促进档案信息服务的多样化 传统的档案信息服务缺乏主动性，服务方式较为单一。通常是用户要求查询档案时，企业才会为用户检索出相应的档案信息供其使用。大数据时代背景下，企业在保留原来服务的同时，通过多种电子设备以及网络信息技术的运用，不仅仅使档案信息服务的区域不断增加，还充分发挥了大数据的优势来提高服务的品质。与此同时，企业档案室提供信息服务时要，制定一定的服务标准水平，严格把控好服务的质量，时刻保证高质量的服务。此外，要自觉推送档案信息，保证高效率的服务。 3 大数据时代下企业档案信息服务体系建设措施 3.1 建立企业档案信息服务处理平台 通过利用Spark等比较成熟的软件，加上搜索引擎、非结构化数据处理等技术，设计出标准化的数据处理模型来开发企业档案信息服务處理平台。通常而言，一般企业档案信息服务可以利用Hybase大数据管理平台，Hybase拥有海量数据存储及检索系统，集检索与大数据管理于一身。Hybase能够使企业档案数据管理更加方便，同时提高企业档案信息服务的可靠性和实用性。在大数据时代背景下，建立企业档案信息服务处理平台对于企业档案信息服务体系的建设有着非常重要的意义。 3.2 归档电子文件 企业档案信息化的基础是将电子文件归档。企业在建设信息系统时，应当将电子文件归档纳入其中，整理电子文件来源并对此进行分类，对其历史价值和现实价值进行评估，同时确定不同载体的成本以便确定保管时间。此外，企业档案部门要对信息系统建设进行前期规划，制定相关的标准和制度。与此同时，平衡传统纸质文件和电子文件的关系，对各项业务流程进行升级优化，在归档电子文件的同时使企业的运营成本降低，提高企业的经济效益。 3.3 对信息进行加工处理 对信息进行加工处理是大数据时代下企业档案信息服务体系建设的关键。下面从采集资源、数据加工和应用服务三个方面分开阐述：第一，采集资源。内部资源、外部交换数据等都属于数据源，在采集数据时，通过自动化采集工具等等对内外部资源进行批量的采集，并保存到汇聚库中。第二，对采集到的数据进行加工。通过整合工具来转换、加载数据，然后将加工过的数据保存到大数据检索系统中。第三，应用服务。将信息检索、统计以及查询等技术结合起来，根据企业档案信息服务的数据访问要求，提供综合分析，智能查询等数据信息服务。大数据理论和相关网络技术在企业档案信息服务中发挥着非常重要的作用，收到十分良好的效果。结果显示，不仅大大提高了数据采集和加工的效率，保证了信息的完整性，还使信息能够得到充分的利用，发挥其应有的价值，这在企业进行各项决策时提供非常重要且全面的参考，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。 3.4 建设数字档案室 首先，在大数据时代背景下，数字档案室作为实体载体和物质基础是必不可少的。企业档案部门在完成信息归档任务的同时，要不断对信息归档存储的方法进行研究。除此之外，可以通过网络平台来完成档案业务指导工作和宣传工作等，并时刻关注大数据和云计算等网络信息技术的发展，提高企业档案的信息化管理能力。 其次，加强档案数字化。企业应该重视传统纸质档案的数字化工作，对其数字化进程进行合理的规划，保重充足的人力物力等资源。要根据数字化的相关要求，保证流程的规范化以及信息的完整性和安全性。尤其是对涉案的档案进行数字化时，要站在保密的基础上进行数字化工作。 最后，具体落实各项相关数字档案室的指标。要使企业档案信息化与企业的发展有相同的步调，需要全面考虑大数据、档案信息化以及数字档案室建设，对三者进行统一的筹划。企业档案部门与技术部门应该通力合作，相互之间加强沟通，根据企业自身的情况，结合大数据理论来建立档案管理系统，同时，为避免因系统崩溃而造成损失，所以要对档案信息系统进行拷贝存储，为企业档案信息服务体系建设做贡献。 4 结束语 综合而言，大数据为企业档案信息的管理带来了很大机遇，企业应当正确认识当前企业档案信息服务的状况，根据自身的发展特点，不断推进档案数字化工作，充分利用网络信息技术来有效管理档案信息。并且，充分利用大数据带来的便利，建立并完善企业档案信息服务体系，使企业档案服务拥有更高的水平和质量，促进企业的稳步发展。 参考文献 [1]彭晓辰.大数据时代下企业档案服务[J].兰台世界，2017（S2）：158-159. [2]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（03）：32-36. [3]刘露，周昊，周先超.基于大数据背景下的档案信息服务研究[J].兰台世界，2017（12）：20-25. [4]周国付.大数据环境下档案信息服务研究[J].机电兵船档案，2016（06）：34-37. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。