| 标题 | 数字档案馆的信息资源建设框架 |
| 范文 | 摘 要：随着计算机技术与网络技术的发展，档案馆的信息资源建设工作也逐渐向着信息化、数字化的方向发展。文中将对数字档案管理信息资源建设的基本原则以及框架设计展开探究与讨论。 关键词：数字档案馆；信息资源；建设框架 数字档案馆信息资源建设是指在网络环境中，利用计算机技术将纸质档案资源进行整理、输入、存储、管理、统计等处理，使之成为以声音、文字、图像等形式留存的电子档案。随着社会的发展，档案的数量越来越多，且规模越来越大，此时积极开展信息资源建设是十分必要且重要的，与纸质档案相比，数字档案的优势更为明显，而建设信息资源的过程是具有一定的复杂性与系统性的，工作人员应当对此予以高度关注，把握好建设原则，并建设好完整的框架结构。 1 数字档案馆的信息资源建设的基本原则 1.1 服务性原则 档案馆进行数字化建设的主要目的之一就是为了满足使用者的需求，为使用者提供高质量的服务，因而需坚持服务性原则。第一，应当提高数据库资源的多样性，使用户的不同需求均可以得到较好的满足，在数字化建设过程中，管理人员可以对用户展开调查，了解他们的喜好，然后有针对性的提高资源服务；第二，应当丰富使用者获取资源的途径，加强对搜索工具的数字化设计，丰富资料搜集的方式，让用户可以及时获得数据。 1.2 效益性原则 信息资源建设应当坚持效益性原则，数字档案馆的经营与管理应当将效益作为重点考虑的内容之一。在对原有馆藏资料进行数字化处理时，工作人员应当加以区分，将档案根据价值进行分类，价值较高的资源应存储在核心层当中，保证其能够得到妥善的处理，以及高质量的利用；而价值较低或者已经不具有使用价值的档案资料则应当予以剔除，而无需对其进行数字化处理。这样不仅能够提高信息资源数字化处理的效率，也能够提高馆藏资源的使用效益。 1.3 协调性原则 档案馆在数字化建设中应当加强与外部的沟通与联系，如同类档案馆等，了解档案馆发展的整体趋势，相互借鉴经验，实现共同发展。档案馆之间应当积极展开资源共享建设，实现物力资源、人力资源以及财力资源的协调配合，共同推动信息资源建设的顺利展开。档案馆之间应当进行优势互补，挖掘自身的特色，建设特色数据库，在保持自身特点的基础上，实现共同发展。 1.4 安全性原则 将信息资源存储在数据库当中能够有效提高档案管理的工作质量与效率，并提高档案资源的有效利用率，为资源使用者提供便利，但是网络环境具有两面性，在带来便利的同时，也引发了许多问题，安全问题就是其中之一。网络环境具有高度的虚拟性以及开放性，黑客、病毒等很有可能会对档案资源造成侵害，致使信息丢失、信息泄露等严重问题的发生，管理人员在建设信息资源时应当对此予以高度重视，首先应当学习相关法律法规，并自觉遵守法律法规，避免做出危害信息安全的行为；其次，在管理的过程中，要加强制度建设，要严格按照规章制度管理信息资源；最后，应当加强技术管理，利用身份确认、信息加密等方式提高资源管理的安全性，避免出现信息泄露等问题。 2 数字档案馆的信息资源建设的框架设计 2.1 保存级馆藏 保存级馆藏资源主要可以分为两类，第一类为档案馆原有的档案资源，这类资源需要接受必要的数字化处理，最终转化为电子档案，继而进行留存与管理，这类资源是档案馆馆藏的重要组成部分，具有重要的保存意义，我们现在可以把馆藏上万页纸质档案和资料还有声像档案用两年时间完成全部数字化，并在局域网上进行目录检索和全文查阅。第二类为档案馆新近接收的数字化档案，这类档案原本就是电子文件，因而只需要经过一般处理并保存好即可。为了保证档案资源的有效利用率，数字档案也同样需要定期进行更新与完善，无利用价值的档案资料需要进行销毁，而具有先进性的档案资料则应当及时录入到数据库中。根据现实情况，数字化馆藏资源应当根据保管期限设置不同的保存级，保证信息资源建设的合理有序，首先，需将保存价值较短的资源设定为短期保存级，一旦其价值消失，则应当及时剔除或进行更新；其次，需将保存价值相对较差的馆藏资料确定为长期保存级，每隔一段时间就需要对这类资料进行重新鉴定，或将其纳入到永久保存级，或将其直接剔除；最后，需将具有永久性保存价值的馆藏设定为永久保存级，并将其存储到核心层。 2.2 服务级馆藏 服务级馆藏结构的确定主要以使用者的需求为依据，其目的在于简化使用者的操作过程，使其能够快速查找、检索馆藏资源。服务级馆藏结构由三部分构成，第一部分为检索工具，在数字档案馆中检索工具均需经过数字化处理，通过检索页面，使用者可以较为便捷的找到原始馆藏以及各类保存级馆藏，信息资源的有效利用率能够得到极大的提升；第二部分为文献汇编，为了保证资料分布的规范性与合理性，工作人员需依照时间、主题等条件将档案资料进行分类、汇编与整理，这样使用者就可以找到同类资源，并进行比较，最终选择最符合自身需求的资料，例如宁夏回族自治区档案馆建设档案目录、重要档案、多媒体档案数据库，采集《宁夏新闻联播》视频28600分钟。山东全省馆藏档案案卷级目录的75%、文件级目录的65%已进入数据库，录音、录像等多媒体数据库也已建立。江苏全省共完善各类电子目录9000万条，照片档案数字化52万幅，音像档案数字化39万分钟，涉及经济建设和民生专题数据库30多种，电子目录的编纂使得检索更加便捷；第三部分为数字化期刊，这类数字化期刊大多以档案史料为主要内容，公布这些内容可以加强公众对档案信息的了解，并使其获得更具有针对性的服务，数字化期刊传播速度快，范围广，能够使更多的使用者受益。随着新媒体技术的发展，未来档案馆服务级馆藏应当关注到新媒体用户，可以设置档案馆的微信公众平台或者微博平台，为用户提供更多获得档案资源的渠道，使用户可以随时随地接触到新的信息与咨询， 2.3 链接级馆藏 在网络环境中，对数字档案馆价值与质量的评估不再仅仅以其本身拥有的档案资源为评价内容与对象，还要对其资源整合能力、网络信息资源加工等能力进行评判。因而在数字化档案信息资源建设中，档案管理人员不仅要关注档案馆自身的馆藏，还应当对链接级馆藏予以重视。管理人员应当积极搜集网络当中的数据库资源，使其能够丰富、补充自身馆藏，使档案馆信息资源的价值可以得到深化与提升。通常可以将链接级馆藏分为两种，第一种是国内外的信息资源网站，以网络平台为依托建设的档案馆具有较强的交互性与开放性，档案馆可以与国内外的资源平台展开交流、互动以及业务往来，并可以分享具有较高价值的档案信息资源，将这些网站的链接作为广场的重要组成部分；第二种是古籍文献资源，古籍资料具有重要的文化价值以及史料价值，对于现实社会的发展有着重要的借鉴与参考意义，其中很多内容是符合现实需求的，因而档案馆应当积极购买这些资源，并在电子档案中加入其鏈接，保证档案资源可以满足用户的多样化需求。随着社会的发展，人们对微博、微信等新媒体资源的依赖性越来越强，随着新媒体平台的不断规范，档案馆可以将具有重要参考价值的新媒体平台链接引用到信息资源库中，使信息资源得到有效的补充。 3 结语 数字档案馆的信息资源具有重要的收藏价值与管理意义，因而应当对信息资源建设工作予以足够的重视，在进行信息资源建设时，管理人员应当把握好原则，保证相关工作可以有序展开，包括服务性原则、效益性原则、协调性原则以及安全性原则等。为了保证建设的合理有效，工作人员还应当做好框架设计，将馆藏分为保存级、服务级以及链接级三类，保证管理的科学性与合理性，为数字档案的有效管理与高效使用奠定良好的基础。 参考文献 [1]王杨帆.基于用户需求的数字档案馆信息资源建设[J].办公室业务，2013（17）. [2]王耀辉.浅析数字档案馆的信息资源建设[J].黑龙江档案，2013（04）. [3]刘雪峰，周林兴.数字档案馆档案信息资源建设研究[J].兰台世界，2015（11）. 作者简介 张敏（1982-），山东省滨州市滨城区档案局。 |
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