| 标题 | 档案信息化建设与档案管理研究 |
| 范文 | 扈萍萍 摘 要：信息化建设是未来档案管理工作的必经之路，是提高档案管理的质量的重要途径。信息化建设不仅可以提高档案管理部门的管理效率，也可以为档案用户提供更优质的服务。本文在分析了信息化建设特征的基础上，着重对目前档案信息化建设与管理中存在的各种问题进行了分析，并且提出了有针对性的建议。 关键词：档案资源；信息化建设；档案管理 引言：档案管理中的信息化建设，是将原来的纸质化档案保存方式转变成数字化保存模式，实现长期完整保存档案资料的效果。信息化既为档案管理人员提供了许多便利，也方便了用户查询档案。目前绝大多数的档案管理部门已经开展了信息化管理，但是仍然是处于初步的探索阶段，在管理过程中也面临着许多的问题，影响到管理的质量与效率。 1 档案信息化建设特征分析 档案信息化建设是在档案部门的组织领导下，运用信息化技术开展档案资源的管理工作，这是对传统档案管理模式的改革，提高了档案的利用效率，同时也使档案的管理方式更加科学。从整体上看，档案信息化建设具备了以下几方面特征。 1.1 改革性 运用信息化技术开展档案管理，需要对原本的檔案馆职能、工作人员的任务、机构设置进行重新的分配，是对传统管理模式的改革创新。与此同时，信息化建设自身所具备的优势也弥补了传统档案管理的许多不足之处，在档案的利用、整理、收集等各个方面都提出了新思路、新方法，为档案事业指明了新的发展道路。 1.2 时效性 信息化建设不是一蹴而就的，是个系统庞大的工程，需要依托于不断更新的科学技术。因此档案管理部门在开展信息化建设的过程中，应当及时做好软件和硬件设施的更新换代，保证设备资源的时效性，否则容易错过信息化发展的重要时期。 2 档案信息化建设与管理中存在的问题分析 2.1 管理人员对信息化建设缺少认识 信息化建设是一种新的档案管理方式，是对传统档案管理的创新改革，但是现实中存在着部分档案管理人员并未认识到信息化对于档案事业发展的重要性，对信息化建设也不是很了解。信息化建设给档案管理工作带来的转变体现在以下三方面：（1）提高了部门工作效率，为部门工作节约了更多时间；（2）信息化建设提高了档案人员的工作效率，同时也方便用户查询档案；（3）信息化建设有利于实现档案资源的互通共享，提高档案的利用率。可以说很多档案管理者并没有认识到以上的这些优势之处，因而在信息化建设中也表现出了消极被动的心态，影响了信息化建设进程。 2.2 对信息资源的利用存在错误认识 管理人员对信息资源的利用存在错误的认识，这也是影响信息化建设的重要因素，导致信息化建设水平迟迟无法提高。很多管理者认为，档案管理就是将纸质化的档案资源长期保存在馆内，保证资源的安全性，方便用户查阅。但是信息化建设的目的在于实现档案资源的互通共享，着力点在于如何更多地发挥出档案资源的价值，提高其利用率。这种全新的管理理念，与管理人员保守的档案管理方式格格不入。只关心档案的保存质量，而忽略了档案的利用共享，这也意味着档案价值未充分体现。 2.3 信息化建设质量层次不齐 每个地区经济发展速度不同，接受到的信息化水平也有所差异，不同的档案管理部门的工作人员素质层次不齐，这也导致了档案的信息化建设无法均衡发展，也影响到了档案的后期共享。有些档案部门已经大量购置了联网计算机辅助档案管理工作，开展了信息化管理模式，但有的管理部门仍然坚持的是单机操作，则无法实现资源的共享，同时每天的工作量很大，影响到管理的质量。 3 提高档案信息化建设与管理水平的途径分析 3.1 强化对电子文档的管理 随着计算机在各行各业中的普及，很多的文档都是以电子文档的方式呈现，越来越多的电子文档被传输到网络中，给档案管理管理部门也带来了许多的工作量。实践经验证明，电子文档比纸质文档具有更强的保存性，可以长期保存更多有价值的文档资料，因此档案管理部门应当认识到电子文档的重要性，加强对电子文档的管理。 首先档案管理部门应当有专门的技术部门，主要负责日常网站的维护，保证电子档案的安全性；其次是设置专门人员负责电子档案的处理工作，包括电子档案的接受、归档、更改等，保证每个电子档案都得到了有效的处理；最后解决电子档案在保存中的一些问题，比如对于保密等级高，需要长期保存的文档，应当定期复制，以免档案丢失。 3.2 建立网络档案 网络档案的建立可以更好地提高档案利用的效率，提升档案管理质量。首先建立专门的档案网站，设置专门的服务窗口链接，为用户提供自助服务；其次是为档案管理部门购置必要的软件和硬件设备，为信息化建设提供设备支撑，保证网络资源的互通共享，同时也保障网络档案的安全性；最后向社会广泛宣传网络档案的优势，鼓励社会大众在网站中自己寻找需要的档案，充分发挥出档案的优势作用。 3.3 提高管理人员素质 管理人员素质水平直接关系到档案管理的质量，提高管理者素质水平可以从以下几方面进行：（1）在选拔管理人员环节上，应当选择综合素质高的员工，不仅要有将档案资源分类整理的能力，更要会使用计算机，通过信息网络做好档案资源的接受、储存工作；（2）对员工开展定期培训，可以通过举办讲座、外出培训等多种方式，使员工了解最新信息化技术发展情况，使员工素质与时俱进。 4 结束语 综上所述在信息化时代中，信息化建设是档案事业发展的必经之路，对提高档案管理质量来说意义重大，可以提高档案管理的水平，使档案资源得到充分利用。但值得注意的是，信息化建设是个漫长且复杂的过程，需要档案部门的不断努力，才能成功实现信息化。 参考文献 [1]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016，14（5）：115-116. [2]陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014，11（12）：148-149. |
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