| 标题 | 浅析当前事业单位档案的数字化管理 |
| 范文 | 杨睿 摘 要：随着我国经济的发展，事业单位也取得了很大的进步。事业单位内部的资料也越来越丰富，档案管理成为了重要的工作。事业单位档案数字化管理成为了一种主要的形式和趋势，本文主要介绍了方法，并提出相应的建议，以期提高事业单位档案管理的效率。 关键词：事业单位；数字化管理；档案管理 事业单位的档案包括部门发展资料、财务资料以及单位人員的资料等。事业单位的档案管理主要的目的是为单位的发展创造有利条件。档案管理数字化可以提高事业单位档案管理的效率，为事业单位的发展规划提供充分的参考资料。 1 当前事业单位档案的数字化管理发展情况 1.1 档案数字化管理的形式 从我国事业单位的传统档案管理方式来看，档案资料主要是以纸质形式存在的，这就为档案的查阅和利用造成了困难。现代社会的数字化技术应用解决了这一问题。我国事业单位的档案管理转型之后，形成了数字化的管理方式。计算机数字网络系统档案资料能够通过数字信息存入到电脑的存储盘中，提高档案管理的查阅效率。不仅如此，数字化的档案管理也丰富了档案的形式，比如也可以将一些事业单位的信息资料采用视频或者音频的形式保存在电脑中。 1.2 当前事业单位数字化管理的模式 目前事业单位的档案已经打破了传统档案的形式，成为了一种资料库。对于事业单位的发展来讲起着提供一手资料的作用。实践中，事业单位的档案管理因为数字化也改变了模式，在效率上和功能上都有很大的进步，对于事业单位的发展和规划都起着积极的影响。 2 当前事业单位档案的数字化管理的方法 2.1 构建科学的档案管理体系 构建科学的档案管理体系需要从事业单位的整体档案资料入手，将其以数字化的形式存储到电脑数据库中。事业单位的新档案则同样需要采取收集整理的方式，使其具有条理性然后保存在计算机存储系统当中。事业单位的所有档案借着数字化技术均应该进行分类，提高利用效率。我国事业单位的发展情况不同，因此开展事业单位档案数字化管理工作的时候，需要从自身的实际情况出发，选择合适的档案管理设备，并聘请技术人员完善档案管理系统。针对事业单位档案的数字化管理系统建立也非常重要，必须从事业单位内部局域网的建立开始，形成一个具有联网性质的档案数据库。事业单位的所有档案资料都全部包含在这一数据库中，为统一管理提供有利条件。 2.2 妥善划分档案管理工作责任 事业单位档案管理数字化发展经过了很长的时间，而且转变的过程也相对比较复杂。事业单位的档案资料越来越多，划分上也存在很大的难度。因此，为促进我国事业单位档案管理数字化的发展，需要从档案管理工作责任的划分开始。从事业单位的传统工作形式可以知道，这种形式下档案管理工作人员的工作量非常大，不利于档案管理效率的提高。于是才有了现在的档案管理数字化形式。通过信息数字技术可以完成大部分工作人员的工作任务，而且计算机技术的应用可以迅速判断出档案资料中存在的问题并及时加以解决。事业单位的档案资料收集整理过程，需要安排一定数量的工作人员进行。工作人员需要针对档案资料进行科学的编辑和分类。由于应用计算机技术，则可以快速准确地完成工作任务，进而帮助其他部门的档案管理工作者完善资料。如此一来，可以使工作责任划分明确，同时还可以使人才作用得到最大发挥。 2.3 形成完善的档案管理制度 事业单位必须要有一套科学的档案管理制度，才可以保证档案管理的质量。档案管理需要扫描资料，需要制作资料表格，还需要联系会计部门完成档案记录等。针对事业单位关于发展和规划开展的会议内容也要加以记录。所以从很大程度来讲，现代事业单位的档案资料更丰富，其管理难度也大大增加。为此，结合事业单位档案管理的实际情况制定管理制度非常重要。在制度中，要明确规定档案资料类型，要严格要求档案资料的格式。并且要就每一项档案管理工作制定相应的管理规范，提高档案管理的质量。主要是为了确保事业单位档案资料的类型和来源都准确完善。事业单位可以采取制定档案资料范本的形式引导工作人员的档案管理工作。每一个部门要切实承担起责任，严格按照档案管理制度开展管理工作。档案的管理必然包括了档案的利用，针对这一环节的工作同样要保证程序性，防止事业档案资料被篡改和不法利用的情况发生。 2.4 提高档案管理的安全性 事业单位档案管理的安全性不仅关系到其自身的发展，也关系到我国经济、政治的发展。因此在实践中，提高事业单位档案管理数字化的安全性非常有必要。通常可以从事业单位的数据库建立的角度出发，严格筛选数据库的生产厂家和供应商，针对档案管理所需的设备设施要进行安全检测，必须令其符合事业单位档案管理制度要求。计算机设备的标准要符合我国相应规范规定，并且要定期维护计算机功能，做好升级工作。针对事业单位档案资料的重要性，选择合适的安全保护措施，这样才可以真正地让档案管理有利于事业单位的发展规划。 2.5 事业单位档案数字化管理的注意事项 事业单位负责档案管理的工作人员综合素质要高，要能够承担起档案管理的责任。事业单位要积极开展培训活动，安排档案管理工作人员进行业务竞赛，提高其工作积极性，进而实现档案管理人员工作技能和综合素质的提高。如此一来，有利于当前事业单位的发展和进步。事业单位要针对档案管理进行适当的投资，要及时更新档案管理的硬件设施，并吸收先进的科学技术，完善档案管理的系统。从这些基础设施的完善入手，可以为事业单位的档案管理营造一个有利的发展空间。 3 结语 事业单位的档案管理数字化归功于现代社会科学技术的发展和进步，事业单位的档案管理人员在工作中需要吸收新的科学技术，并使其在档案管理实践中发挥作用，进而提升自己的档案管理水平，为事业单位的发展和进步做出贡献。 参考文献 [1]汤玉燕.事业单位档案的数字化管理[J].城建档案，2015，02：44-46. [2]王涛.事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2017，07：72-73. [3]李忻芝，黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2016，09：144. |
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