| 标题 | 事业单位档案管理的现状和对策 |
| 范文 | 魏琳 摘 要：档案作为一种信息的表现形式，在任何一个时代都具有重要的记录意义。事业单位是国家和政府政策的具体执行机构，因此在档案的管理属性和功能上具有特殊的意义。但是在具体的档案管理工作中，事业单位的表现并不尽如人意，从物质基础到制度建设，从人员素质到信息化水平，都处于一种不完善的状态。本文从两个方面阐述事业单位的档案管理工作。一是现状，二是对策，以期为事业单位更好的服务社会、服务民众提出可行性的策略。 关键词：事业单位；档案管理；现状；对策 档案管理工作是对实体档案和信息档案进行收集、整理、保存、鉴定、统计、归纳，并利用其为相关的部门和人员提供服务的一种活动。事业单位的档案中包含了大量国家和政府工作中的重要信息，因此在档案的管理上需要更加全面而慎重。 1 事业单位档案管理工作的现状 事业单位的档案管理长期处于管理意识落后、运用效率不高、管理工作不力的状态中，这既和内部的体制建立有关系，也和外部环境的发展变化有关系。 1.1 制度缺失，體系匮乏 事业单位的档案管理工作常年处于一种不被重视的状态，大多数行政领导认为其不能直接展现行政业绩，因而抱着可有可无的态度始终不下大力气进行制度的建设与完善。从档案管理的制度建立到工作人员的工作内容确定，事业单位的档案管理工作始终和时代的发展存有一段距离，呈现出一种“垂暮”的状态。更为严重的是，对待一些重要的数据和资料的管理，事业单位也有些“漫不经心”，在关键事件的处理效率和处理结果上严重阻碍了事业单位整体的工作质量。而在事业单位内部各个部门的横评中，档案管理部门的工作也与其他部门的工作严重脱节，这不仅造成了内部档案的不完整，也造成了外部档案的不统一，偏差性的信息收集与整理是档案管理工作中最为致命的问题。 1.2 手工检索，信息化低 我国现有数据库大致有四千余个，有一些是专业性比较强的，有一些是综合性比较高的。但是事业单位在档案管理的信息化上并没有充分利用这些数据库。截至2016年底，我国能够对外开放的行政管理资源还不足6%。综合管理的档案资料的开放程度也没有达到10%。这表明我国事业单位在档案管理上的信息化技术运用与支持连基本标准都无法达到。再反观已经开放的档案资源，它们散落在不同的数据库中，难免会出现大量同质化、同类化的信息，占用了大量的公共资源的同时，对于公众来说，可利用的价值也不高。另外，事业单位的档案管理工作人员在实际工作过程中，对信息化手段的利用并不高，他们或是不熟悉，或是不习惯，更愿意相信手动检索的结果，这就直接造成了档案管理工作的速度低、精准率低。 1.3 人员队伍，素质低下 档案管理部门不受重视的一个最明显的表现就是部门中的人事安排随意性大。单位的领导常常会将一些年纪比较大甚至是快退休的工作人员安排到档案管理部门，所以在很多单位，档案管理部门等同于养老部门。还有一些单位的档案部门的工作人员只有一、两个，他们还大多是临时性的兼职，主要担任的是自己部门的工作，只在需要整理或调研时被临时借调到档案管理部门。因此，档案管理就成了“爹不亲娘不爱”的部门。在信息化时代下，档案管理工作的外部环境时时变动，从事这个部门的工作的人员如果认同了自己在单位中的位置，不进行专业上的提升，甚至是惧怕在自己的工作中引入先进的技术，工作的效果可想而知。而这种消极的职业氛围很容易弥漫，造成档案管理人员队伍的建设上后继乏力、持续低迷的状态。 2 事业单位档案管理工作的对策 档案管理工作对于事业单位来说是一个传统的部门，有很多积重难返的东西不可能在短时间得到改变，但是部门本身要有迎难而上和完善创新的意识，把工作落到实处、落到细处。 2.1 建立完善严格的事业单位档案管理制度 事业单位的工作是直接代表国家和政府的形象来开展的，社会主义的发展离不开事业单位的贡献。所以，无论从国法的角度出发，还是从家规的角度立意，都要对事业单位的档案管理制度进行建设和完善，并采取一系列严格的措施予以保障。事业单位的档案有很多会涉及到国家的机密，这部分内容就一定要严格遵守国家颁布的档案管理法则的规定，并根据时代的发展和现实的要求再酌情增加一些档案管理的规章制度，能够细化到所有的行为上，才能全面的约束所有从事档案管理工作的人员和使用档案的相关人员的工作。只有依法办事，按章处理，才能从根本上杜绝监守自盗的发生，确保事业单位的档案管理是安全和有序的。 2.2 提高事业单位档案工作的使用率 针对行业内部持续低迷和滞后的部分，必须要全面实施事业单位档案管理工作的改革。传统的档案管理方式在事业单位不可能马上消除，但是可以以扬长避短的方式存在。事业单位的档案管理部门虽然单独设立科室，但是在专业人员的安排上还需要改进，招聘本专业的毕业生或是有丰富的专业经验的工作人员是档案管理工作首先要做的事情。其次，一改档案散乱存放的现状，将所有档案集中化，改变使用起来不方便，易丢失的情况，集中的档案存放可以帮助工作人员将所有的档案进行分门别类、鉴定检索、收集保存。对于事业单位的实际工作会非常清晰和完整。再有，全面引入信息化管理技术，大力推进档案管理的信息化，是档案管理工作的大势所趋，可以使档案的管理工作更好的为本单位的工作进行服务，推进事业单位整体工作的发展。可喜的是，很多事业单位已经意识到了这一点，在信息设备和信息技术的引进上做了很多的工作，但是信息技术瞬息万变，事业单位的档案管理信息化还有很长的一段路要走。 2.3 提高事业单位管理人员的信息化素养 在全数字时代如果还是按照传统的管理和检索方式使用档案，只能是严重阻碍和滞后档案事业的发展。事业单位并不是没有实力使用数字化的设备和技术，只是在管理意识和管理行为上，人们对于数字技术还有所排斥。因此，事业单位必须将自己工作的性质和内容结合起来，把数字化技术的发展放在这个背景之下进行缓步但坚定的建设。其中，档案管理人员的素养是最为关键的因素。因此，相关的领导部门应该从意识形态上注重档案管理工作，组织工作人员进行定期的、专业的培训，针对工作中遇到的信息化技术难点进行专题培训，使工作人员真正的认识到引进信息技术对自己工作质量提升的重要性，激发出使用信息化技术的热情和动力，从而将热情转化为实实在在的工作效率。其次，过硬的数字技术还需要配合相应的保养和维护工作，除了单位给予一定的物质和技术保障之外，工作人员也要掌握一些相关的技术，充分利用先进的信息技术手段提高档案的管理和使用效率。另外，还应该注意培养档案管理人员的应急事件处理能力，做好信息技术的后备力量储备。总而言之，工作人员的一颗红心与两手准备，是做好党的档案管理事业最核心的素养。 3 结语 综上所述，我国正处于经济事业高速发展的时期，事业单位代表着国家和政府的形象，档案管理工作是国家和政府工作轨迹的梳理，也是未来工作的依据和指导，因此，档案管理工作的基础建设的重要性是不言而喻的。从意识形态上重视档案管理工作，从工作上落实档案管理工作，将这项工作和外部环境的发展变化紧密的结合在一起，通过内部机制和人员队伍的全面建设全面提升档案管理工作的效率，使传统档案管理工作获得全面的革新与成长，可以为国家和政府工作提供坚实的力量。 参考文献 [1]王肖.试析事业单位档案管理及其发展趋势[J].才智.2017（10） [2]刘玲玲.信息化条件下机关事业单位档案管理问题[J].明日风尚.2017（12） |
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