| 标题 | 加强档案管理提升档案利用率 |
| 范文 | 辛雪 摘 要：现如今档案管理工作内容已经在不断整合，基于此，档案管理员的自身业务水平也要不断强化，在社会发展过程中，强化档案管理，提升其利用价值是非常值得重视的方面，在此，本文以实际为例，积极分析了相关工作不足因素，也提出了提高档案利用率的有效措施，旨在通过简明分析，提高认识，也为档案管理工作尽微薄之力。 关键词：档案；管理；利用率；策略 在档案管理工作中，工作任务较为繁琐，所以档案管理应该从具体内容出发，通过管理的合理性，提高利用效率，也为相关人员提供更加科学的借鉴，下面通过分析，明确如今档案利用的有效性，也进一步明确档案利用的价值，为档案管理的有效发展做出有效贡献，下面具体分析： 1 档案利用率低的原因 第一，从档案馆的馆藏看，档案管理过程中需要被重视，从公众的利用方面看，没有被广泛使用，档案的收集过程中都是较为私密的，同时档案管理过程中也有部分档案属于政府文件等资料，并没有很大的利用价值，若有公众提出想要的档案资源，档案部门无法提供也是实际问题，所以，在档案的利用价值方面，开始被重视，随之而来的是新一轮的改革与尝试，以民生档案为例，更要符合民众需求，不断提高利用价值才是关键问题。 第二，档案的整理与收藏过程是长效的，在此过程中涉及到诸多内容，因档案收集与开放过程中尚且有一定时间，所以档案的利用时效性可能会因保存时间问题受到限制，尤其在档案管理过程中一些重要的历史文件，必须满足一定要求，才能开放，可以说档案不是新闻，并不存在时效性，这就对于人们的利用产生阻碍，尤其在信息时代，档案管理过程往往与其脱轨，造成了档案信息超载现象，基于时代发展，人们对于档案的关注也会越来越少，这就造成了相关利用率问题低等问题产生。 第三，从公众角度看，公众缺乏档案意识。好多档案学者在研究档案用户时都认为档案在高层次人群中利用率较高。在中国，大学生和研究生应该可以称为高层次人群，可是档案专业被认为是冷门专业，社会的认可度小，这些所谓的高层次档案人才没有发挥应有的作用，不仅没有促进档案的利用，也没能加强对档案的大众宣传。因此，要想普及民众利用档案更是难上加难。从实际来看，近年来，我国公众的档案意识还是有一定增强的，如前文所提及的公众利用民生档案解决切身问题的事例。但是我国对这些事例的报道力度不够，这样一方面不利于宣传档案的作用；另一方面也无形地弱化了人们的档案意识。 第四，从档案工作人员来看，他们的职业素质不够高。一方面，档案工作人员更多注重的是档案的保管而不是利用，没有很好地履行档案服务的义务。档案的服务环境影响着公众利用档案的效果。保存档案的最终目的是利用，档案如果没有被利用，那么也就没有价值。另一方面，档案工作人员的编研水平和信息资源的开发利用水平不够高，没法使档案的重要性体现在公众的生活和国家的建设中，过多地保存着早已过时且毫无利用价值的档案，耗费财力、人力、物力及空间。尽管档案具有滞后性和隐蔽性的特征，但这不能成为档案工作效率低的借口。 2 加强档案管理提升档案利用率 2.1 适应时代发展，争做高素质复合型档案管理人员 档案管理过程中更应该重视质量，同时也要提高工作效率，在发展水平面上积极处理好档案管理等相关工作，要与科技发展同步，要与时代发展同步，同时相关工作人员素质也要积极提高，强化业务水平，通过基础技能与综合素质提高，不断为档案工作提供有效支持，档案管理工作人员也要具有鲜明的政治意识，有开拓精神，保持积极的政治敏锐性，这样不断完善自我，做一名具有综合业务水平的档案管理人员，通过推动相关工作人员工作积极性与人才培养、引入高水平人员，提高档案管理利用效率，为人们提供更加全面、及時、主动的档案资源服务。 2.2 建立完善的档案管理制度 档案管理过程中，需要提高管理的高效水平，以此，必须完善有效的管理政策，包括制定符合本档案部门发展的基础制度，让档案管理步入有法可依的轨道，这样也进一步提高对于档案管理的意识，通过强化档案管理入库流程，积极提高各个环节档案的收集整理能力，以便日后为相关人员提供查找的便利性，同时也可以建立有效的预警机制，档案管理方面的预警包括对于档案信息储存的安全性，要明确风险问题，尤其在信息时代，在信息化管理过程中，要重视对外界信息的净化，提高防范水平，为当年管理制定有效利用方式，包括个人与企业等等利用过程中，都要明确责任制度，当档案资源被破坏时，也要通过相关规定，严格进行判定处罚，档案管理过程中也应该明确推行责任制度，从领导相关层面做起，树立鲜明的责任规划与分配机制，无论哪个环节出现问题，都要有所责任定位，明确相关责任制度的细节内容，可以结合档案部门实际发展与工作水平，积极制定有效的管理方案。这样一旦发现档案利用过程中出现问题，及时进行处理，以此提高认识，强化发展，充分发挥档案管理的有效性，提高档案管理与利用价值。 2.3 以档案用户需求为导向，大力丰富档案馆馆藏 在这一点上，美国同行为我们做出了榜样，从他们的做法和成效中可以看出，这个措施是切实可行的。他们实实在在地把公众作为档案利用的主体，其档案馆利用原则是“公众需要什么，我们就收集什么，提供什么”，即“按需服务”。他们的档案是向所有公民开放的，不考虑学历、职业和政治倾向。正是这种理念，使得美国国家档案馆人气很旺。他们会去展室看《自由宣言》的原件，参观各种展览、参加论坛、讲座，观看历史文献片。透过种类繁多的档案文献资料，他们探索发现自己民族的过去，了解历史上的真实事件以及那些在民族历史中做出卓越不朽功绩的名人，在追寻国家发展进步的足迹中培养激发了爱国之情，由“要我来”，变成了“我要来”。从美国公民利用档案的情况看，他们不仅仅是为了学术研究才利用档案，而是把进档案馆查阅档案作为一种娱乐消遣。如果我国档案馆馆藏的档案也能为公众提供这么多种服务，那么档案馆像其他文化事业单位那样增加利用率就指日可待了。 3 结束语 综上，在明确档案具有社会价值和文化价值基础上，作为中华民族一份子，尤其是档案管理工作人员，要积极提高认识，以群众档案的利用效率为基础，积极通过有效管理与相关策略的制定，提高对于档案管理与利用的有效性，也希望通过本文有效阐述，以此推动国家档案事业不断完善与健康发展。 参考文献 [1]郭晓东，徐文娟.加强档案信息化建设提升档案管理水平[J].办公室业务，2017，04：75. [2]沈慧英.加强基层档案室管理提升档案资源安全[J].城建档案，2017，03：63-64. [3]赵悦.加强信息化建设提升事业单位档案管理时效[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2016，11：41-42. |
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