| 标题 | 浅谈文书档案的现代化管理策略 |
| 范文 | 摘 要：根据文书档案的实际管理情况来看，其涉及的内容非常多，需要对各种档案资料的收集、整理、加工和利用等给予高度重视，才能提高其利用效率。在信息技术不断推广的情况下，加大文书档案的现代化管理力度，对于促进我国文书档案管理规范化发展有着极大作用。本文就文书档案的现代化管理策略进行探讨，以促进我国文书档案管理工作的不断创新。 关键词：文书档案；现代化管理；策略 文书档案是一种重要的信息资源，通常是指国家机关、 社会团体和社会组织在各种社会活动中， 不断形成并被作为原始记录保存起来以便查证利用的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。 文书档案可以从多角度、多侧面、多层次地记载一个部门或者一个单位的历史沿革和发展变化，包括过去的也包括现在。 随着经济和社会的发展，文书档案管理信息化和现代化，已经成为档案工作的主流。 因此，只有树立先进的理念和科学的管理理论， 并附之以适应的组织机构、管理方法和手段，才能更好与时代发展相适应。 1 文书档案实现现代化管理的策略 1.1 加强对文书档案现代化管理的认识 随着市场竞争不断加强，企事业单位的发展受到的重视程度越来越高，企事业单位发展过程中产生的资料与文档也越来越多，档案管理成为企事业单位的一个重要内容，对此，未来企事业单位的发展过程中应该要积极加强对信息化管理模式的认识，建立完善的文书档案管理体系，对文书档案管理工作进行细分，确保不同人员的责任可以得到有效的落实。 1.2 建立现代化管理制度并保证落实到位 俗话说“没有规矩不能成方圆”，现代化的文书档案管理制度结合档案管理技巧能够更加有效的保护文书档案的储存及应用。因此，建立现代化的文书档案管理制度并保证其落实到位，是做好文书档案现代化管理的必要前提。具体来说，首先应当废除过去传统落后的管理制度，在遵循国家相关法律法规的前提下，结合自身管理体制、组织结构建立现代化的、适合本单位情况的文书档案管理要求的管理制度，并使之形成一个严密的管理体系，为加强文书档案管理奠定制度基础。其次，健全文书档案编修管理规范，有计划地对现有的文书档案进行查阅和编修，不断完善文书档案的有效管理，定期對文书档案管理部门工作进行考核评价，不断修正管理制度，提高管理水平。 1.3 不断完善和健全文书档案管理体系 文书档案管理体系是确保文书档案管理有条不紊地推进的重要前提，也是促进企事业单位工作顺利进行的关键。首先，需要建立完善的文书档案管理体系。在文书档案管理过程中，一方面要建立自上而下的领导管理体系，以便对文书档案管理中的各项任务进行有效地传递，从而使得文书档案管理处于一种平衡的状态。另一方面，企事业单位还应该要建立一个比较明确的横向管理体系，即在档案管理部门内要建立完善的管理体系，积极加强部门领导者与部门员工之间的有效沟通，使得企事业单位的档案管理工作任务能够得到有效地传递，使得各项工作能够落实。其次，应该要有更长远的考虑，要建立长期性的管理机制，对文书档案管理进行规范。档案管理是这项工程的保障，管理人员要对管理的具体人员进行任务分配，结合企事业单位的工作进度，对企事业单位发展过程中的各项资料进行收集和整理，为企事业单位提供有效地数据资料。总而言之，文书档案管理人员要明确管理的基本职责、明确自己的责任。 1.4 加强档案管理人员的培训，实现现代化管理 加强文书档案管理人员的水平的提升，是提高文书档案管理水平的重要途径，在文书档案管理过程中，管理人员是核心，他们的综合能力水平在一定程度上对企事业单位的的发展有决定性影响。在当前的社会背景中，信息化是一个重要的趋势，因此在文书档案管理过程中也应该要加强对信息化手段的应用，档案管理人员要学会使用各种信息交流手段，对档案管理工作进行有效地落实。另外也应该要不断壮大企事业单位的管理队伍，在企事业单位管理人才的选拔方面，要严格把关，一方面，可以从企事业单位内部的人员进行选拔，对于在工作中表现突出的人员，经过全体员工的投票选举产生，同时也可以从外面引进更多的高素质人才，招聘更多理论基础扎实以及实践操作能力较高的人员到企事业单位中参与档案管理工作，对企事业单位的档案管理工作进行掌控。此外，在工作中还应该要对企事业单位的管理人员进行定期培训，尤其要加强对档案管理人员的信息化管理意识的培养，加强对各种信息管理能力的培养，从而使得档案管理人员能够掌握更多先进的管理水平，借助信息技术和计算机技术对档案管理工作进行规划和落实，从而提高文书档案管理效率和水平。此外，还应该要加强对档案管理人员的职业道德水平的培养，使得档案管理人员能够具有更强的责任意识，对档案管理工作的各项内容进行完善。 1.5 加强现代化文书档案管理的信息化建设 随着网络信息技术的发展和无纸化办公时代的到来，文书档案管理工作也面临着信息化、网络化的变革要求。因此，现代化文书档案管理工作要求各单位不断加强自身的信息化建设水平，摒弃传统手工管理模式，探索新的管理方式和策略。企事业单位加强文书档案管理的信息化水平，重点需要做好三个方面的工作。一是引进信息化管理设备，加强科技对文书档案管理工作的支持，加强电子网络资源建设，转化文书档案的储存方式和传播方式，促进各类信息的有效和快速传播。如建立现代化、信息化文书档案管理办公室，配置必要的软硬件设备等，完善信息化基础设施建设。二是对相关管理人员进行信息化培训，提高其计算机操作能力、网络应用能力、无纸化办公能力等，使其尽快适应文书档案信息化管理的要求，能够妥善的做好信息化背景下的文书档案管理和服务工作。三是加大资金投入，加强网络管理体系建设，使用合理的档案管理软件，提升文书档案管理的信息化程度，对于促进我国文书档案管理工作效率快速提高有着重要作用。与此同时，各种现代化文书档案管理设备的合理运用，不但能降低管理成本、减少管理人员的工作量，还能提高文书档案各种资料的有效利用率，从而实现文书档案的有效共享。例如，在计算机网络安全管理中必须常用的安全防范措施有：设置合理的登录权限、系统保护密码、信息查询限制等，需要利用密钥技术，对于保护电子版文书档案有着重要作用，可以有效消除信息传输过程出现的安全问题，从而保障文书档案网络信息的安全性。由此可见，文书档案管理工作中先进技术的运用以及录入设备、扫描设备等的推广，不但能促进其信息化、规范化发展，还能充分提高文书档案的利用价值，最终促进我国档案事业可持续发展。 2 小结 综上所述，文书档案的现代化管理是当前和今后一段时期内企事业单位文书档案管理的一大趋势，也是当前企事业单位文书档案管理工作中需要关注的一大焦点问题。只有从实际出发，不断提高认识、健全制度、完善机制、培养人才，加强信息化水平，才能适应当前文书档案现代化管理的要求，进一步做好本单位的文书档案管理和服务工作，并使之在单位的整体发展中发挥应有的作用。 参考文献 [1]何爱青.文书档案的现代化管理 [J]. 办公室业务 ，2015（11）：69 [2]王毅敏.档案的现代化管理策略 [J]. 办公室业务 ，2013（10）：107-108. [3]夏永强.文书档案的现代化管理对策分析[J].山西青年，2016（08）：228. [4]顾翔.强化文书档案现代化管理的有效方法分析[J].办公室业务，2012（21）：190. 作者简介 戴月甜（1982-），女，汉，籍贯广东新会，职称无，硕士研究生学位，研究方向：文书档案。 |
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