| 标题 | 机关档案室文书档案整理中存在的问题及对策 |
| 范文 | 崔莹 摘 要：档案文书是机关里非常重要的资产，这些文档里面包含了不同部门的当前和现今材料，而文档管理中的整理工作也十分重要，档案整理都是按照一定程序进行分工，不管是分类、排序、编号都遵循了一定的程序进行，但是随着时代更替，档案整理也变的比较多元化，为了更好地管理档案文书，本文就机关档案文书管理中存在的问题和对策进行探讨。 关键词：机关档案；文档整理；问题及对策 1 文书档案管理的特点 文书档案是一个机关单位中很重要的东西，里面包括了每一个项工作的前后记录，并且各种部门的细节都在里面，所以文档内容很多元化，应当受到机关单位的重视。文书档案的内容一般都是人事和重大事件的过程，一般情况下，管理工作者会把这些内容依照不同部门进行编号和排序。而文书档案管理工作的核心就是收集和保存完整的资料，保证了资料的完整和安全，通过完好的管理，在关键时刻可以作为机关单位的重要依据，起到一个协助和有效的帮助。 2 文书档案管理中存在的问题 1.档案管理有待进步 机关单位中的文书档案管理就目前而言需要更新，因为当前的档案管理依旧是比较传统的方式，缺少一些现代化管理的思维，缺少了现代化的分类归档的意识。而现代化的归档非常重要，目前的管理还依旧是纸质的方式，这种方式具有一定弊端，没有很好的规范，缺乏了现代電脑化的思维理论，而只有紧跟现代化的整理模式，才能提高规范性，转变一定的理念，紧跟时代的发展，创新管理工作。 2.档案管理的专业化缺乏 根据收集调查发现，当下的机关单位文书档案管理工作的人并不是专业出身，所以一些档案管理专业理论并不全部清楚，这些人员大部分都是从机关单位内部调岗过去，或者是一些非档案管理专业人员，因此，这样的管理人员对文书档案的管理有一定的缺陷。文书档案管理的工作要具备档案管理的基础知识，综上所述，机关单位在文书档案管理中是缺乏了专业性，缺乏专业档案管理的人员，另外就是缺乏专业的管理模式，缺乏专业的整理模式和编号规范。档案管理这个工作本身具备的枯燥和死板，导致这个职位的流动性非常大，工作人员十分不稳定，经常的替换，这样就导致了文书档案管理的接替性缺失，这属于档案管理中的基本问题。 3.档案管理的信息化缺乏 这个时代就是一个信息聚集的时代，所以在机关单位中的档案管理也需要信息化这样的部分，而目前不少机关单位还处在信息化的末端，还使用了大量的人力物力来整理档案文书，导致了浪费机关单位的各种资源，并且纸质的资料很容易历经年久而损坏，还需要花费时间进行复制。这种传统模式，没有一个像样的数据库和设备，并且没有信息化的归类，浪费将是长久性的。如果换了管理工作者，还需要花费长时间的交接工作，稍有不细心和不注意，或许有些资料文档就会失传和损坏，无法得到妥善的保管以及复制，让下一个管理者无法及时补救，而且无法确认文档的作用和名称，一旦需要用到的时候会找不到，这样对机关单位来说损失是非常大的，如果引进了信息化技术来管理文书档案，那么完全可以省下不少的资源，不管替换了多少管理者，一目了然地归档名称，让管理者可以很快速的找到所有的资料文档，复制成本也省下了。 3 增强文书档案管理的对此 1.管理中的理念转变 想要提高档案管理中的各方面，首先要在思想和理念中进行提高和改进，从最根本上面去改变当前传统文书档案管理的思想意识，还要不停地跟进内部的专业性，对整理的方式进行创新，并且把整理的效果提到最好，目前，不少机关单位都要跟随时代的变革把文档管理工作做到适应时代的变化，适应机关单位的发展。在这样的情况下发挥出文书档案整理的最佳效果和功能，在理念的转变时期，首先就要对文书档案管理的重视程度提高，做一些类似于报告会和探讨会议，引进一些现代化的管理工作理念和设备，另外也要重视管理工作者的心态，对他们重视起来，引导他们从传统模式转变为现代化技术。 2.提高管理人员的专业化 文书档案管理这个工作本身就十分枯燥，没有什么技术含量，所以机关单位在招聘的时候比较随意，只要稍微细心一点的人就能通过，这样的结果直接就导致了管理整理中的混乱，毫无专业化的排序和归类，连同安全性和完整性也失去了。所以机关单位一定要提高专业化的人才培训，增强文书档案管理的专业化，机关单位在招聘管理者的时候，可以从专业人才上入手，并且内部的人才结构也要重视。定期对内部人士进行一个专业的培训和演讲，增加他们的专业化水平，从基础到高级循序渐进的培训，还可以定期举办一些文档管理法的讲座，和不同的机关单位之间进行互相学习，学习彼此的文书档案整理技术，积极引进时代最近的管理技能，这对机关单位的未来发展也有很大帮助。 3.提高信息化的建设 如今的时代变化飞速，跟以往的传统时代完全不同，在这个信息化飞转的时代，机关单位也要跟着变化，引进信息化的手段去整理档案，丢弃老旧的整理手法，抛弃纸质的的整理法，利用信息化的设备来管理，跟上时代的管理法。主要改进的办法有亮点，第一是要快速引进信息化的设备，进行电脑输入档案进行管理，摆脱传统的纸质管理法，也摆脱了不断复制的资源浪费，第二是转变信息化的思维，通过计算机存储档案之后，要及时学习如何利用计算机进行查阅和修改增加，同时也要学习如何保障这些文书档案的安全，重视安全保障的建设，避免档案被盗取，这样才能发挥出信息化管理的功能。 4.档案整理的效率和程序化 有了信息化技术的管理模式，在输入和整理的效率上也就需要一并提高，而提高的手法则是不定期对文书档案进行优化，具体的做法有二点，第一是要对当前的文书档案有一个大致的分类，整体有一个编号了解，然后根据简单和负责进行区分，选出一个比较简单的方式进行输入整理，这样的行为可以减轻识别，避免一些复杂的资料让管理者查询的时候浪费时间，给机关单位造成后续麻烦。第二点是要坚持信息系统化的整理法则，系统化的管理主要是文档和文档之间的联系清晰，有规律地进行整理，能够把所有的文档都进行关系链接，能够建立文档专题，同一类型的文档归类在一个专题下，规范好专题的内容，方便于机关单位的查找。 4 总结 通过对现今档案管理的调查，可见未来的管理档案发展会更加专业化和信息化，文书档案是社会活动的背后支撑，做好档案管理的建设是一个必要的行为，目前的机关单位档案管理存在了不少的问题，管理人员自身的素养和专业技能需要提高，而企业的管理设备和模式也需要改变，而引进当下的计算机输入管理，是改变的第一步，所有的机关单位都在进行一个全面的改革和更新，利用计算机来管理档案，彻底告别了纸质档案管理的烦恼，也减少了不断重复的工作，在人力和物力之上都是有益的，只有做到跟得上时代的步伐，对机关单位的发展才能有很大的帮助，尤其是在需要使用到档案的时候发挥出其价值。 参考文献 [1]赵春苗.档案整理技术的比较研究[J].科技创新与应用，2014（08） [2]胡静.文书档案收集工作中存在的问题及其对策[J].兰台世界，2006（15） [3]岳玲玲.档案整理的本质[J].兰台世界，2011（S1） |
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