| 标题 | “新常态”下企业档案管理变革探究 |
| 范文 | 叶梅迪 摘 要：近几年来，伴随着我国宏观经济的高速发展，企业档案管理工作面临着崭新的发展形势，其在企业发展当中的作用也在不断增加。从实践效果上来看，档案管理工作所涵盖的内容较多，不仅涉及到档案信息的收集、管理和鉴别，也涉及到企业人事管理工作，因此，其意义和作用不容小觑。在本文的研究当中，主要分析了新常态背景之下，企业档案管理的相關策略。 关键词：新常态；企业档案管理；变革 在企业发展过程当中，档案管理有着举足轻重的作用，从一定程度上来讲，企业档案管理工作和企业发展本身是相辅相成的关系。尤其在当前我国经济进入新常态的重要转型时期，企业档案管理的新常态受到了进一步的重视，这也是当前这一领域所关注的焦点问题。基于此，本文将展开以下几点论述。 1 制定合理的企业档案工作发展战略 1.1 目标设定合理 对于企业目标设定的过程当中不宜过高或过低，如果目标设定太高，各项资源的配置难以达成一个和谐的标准，那么企业档案工作人员在工作过程当中就会产生各种负面情绪，制约企业各项工作的顺利开展。相反，如果目标设定过低，那么档案工作人员也难以在短时间内齐心协力完成任务，后续工作也会逐渐出现懈怠，所以目标设定显现的尤为重要。 1.2 充分利用资源 企业档案工作的开展需要各项资源的优势互补相互组合，从来源渠道上来讲，企业当中的档案资源，包括内部和外部两大部分。而在维持工作开展的资源构成要素当中，又涉及到人力、物力、财力。所以在制定企业发展战略的过程当中，需要考虑到这些现有资源能否实现合理有效运用，能否将价值发挥到最大化，这才是实现企业发展目标的重要条件。因此在制订企业档案工作发展战略的过程当中，需要考虑到企业现有的人力、物力、财力，采用各种激励措施和手段实现资源的优势互补[1]。 2 建立健全企业档案管理体制机制 2.1 建立基于现代企业制度的档案管理机制 在现代企业制度当中，首先强调的是建立健全竞争机制，众所周知，现代企业制度要求企业能够高效运行。尤其在激烈的市场竞争当中，企业必须实现最佳的组织形式和制度规范，从而将市场的核心竞争力提升到一定层面上来。作为企业管理工作当中必不可少的一部分，档案管理工作也应当具备市场意识和竞争意识。在必要的情况下引入竞争机制，在明确奖惩绩效激励和职务升迁等多方面予以高度重视。其次，强化档案信息服务机制，因为企业档案是对于企业生产活动的一个真实的记录。所以在信息时代要发挥企业档案的重要作用，实现资源保障效益的最大化，从而积极参与到企业生产业务当中。这样一来，才能够为企业的长远发展提供必要的信息支持。 2.2 建立鼓励企业档案工作创新机制 企业档案管理，涉及到收集整理、鉴定、保管、统计、利用等环节，最终形成成品的档案。在以往管理工作者的观点当中认为，企业档案是一个机械化的过程，事实并非如此，在这些环节当中每一个环节都可能带来细小的创新，从而带动整体档案管理效率的提升。比如说切实引入档案管理系统，在系统当中可以进行关键词检索，根据索引查找到对应的档案，并且利用系统对于档案进行高效率的分析和整理，极大地提高了效率。与此同时，还需要建立激励创新制度体系，将创新纳入到制度条文当中，才能够最大程度上激发企业档案管理人员的创新意识，使得员工能够更主动提高自身的创新能力，员工能够更愿意在工作当中，将自己的新观点、新做法发表出来[2]。 3 优化企业档案管理实践环节 3.1 合理配置企业档案管理各个环节 在新常态背景之下，为了能够实现企业的高效决策，对于档案管理环节，应当做出必要、微观层面上的调整。从整体上来讲，对于档案管理各个环节的力量，需要不断优化在开发和利用上投入更多的精力，以此带来企业效益的提升。在诸多环节当中，企业档案的收集整理鉴定和保管是重要的基础条件。这些基础性工作能够帮助企业实现智能化、高效化发展趋势。在科技手段的支撑作用之下，不断完善发展，比如说可以借助于无线传输的方式进行档案的收集，借助于自动装订的方式进行档案整理，借助于温湿度自动调控和灾害警报等方式，保证档案管理的安全性，从而最大程度上解放劳动力，让档案管理人员有更多的精力投入在档案的开发和利用上。除了传统的业务档案咨询方式之外，企业还应当有更高层次的利用模式，比如说立足于企业现有的状况开展档案编研工作，出版实用的编研产品，选择一个合适的主题，围绕企业各项中心工作展开，比如说某项产品或者项目规划与设计等环节，在质量上需要注重编研过程当中所采用的材料坚实可靠、表意明晰。借助于通信技术进行档案信息的主动推送服务，向各个相关部门及时推送档案信息挖掘档案的价值。一般来讲，可以借助于手机APP、微信公众号等方式加强服务和信息推送，实现信息的高效上传与下达[3]。 3.2 建立档案信息服务反馈机制 用户在接收档案信息服务的过程之中，针对企业档案信息服务的方式、内容等诸多方面可以发表自己的想法和意见，企业档案部门根据这些意见来进行相应的调整，从而不断优化服务。事实上，员工始终是企业档案管理部门的服务中心，所以员工是最有发言权的。在表达意见的过程当中，可以由相关人员查询档案信息之后，与利用人进行沟通，也可以采用问卷调查的方式收集相关的意见，或者使用满意服务度调查表或留言的形式，进行调研的利用者的感受和企业档案信息服务之间有着直接的联系，这也将成为考评档案管理者信息服务质量的重要元素，在这种情形之下，档案管理者需要主动为有需要的员工提供新型企业的信息化服务。 4 结语 总的来说，企业档案管理新常态的提出和发展具有至关重要的意义，虽然当前学术界对于这一领域并没有明确的定义，但是不难看出，在以后发展过程当中，企业档案管理新常态将会呈现出来独特的发展态势，主要表现为企业档案走向集约化发展趋势、档案管理中心从收集端走向使用端。这就需要档案管理者认清现实，采用合理优化的方式，规划企业档案管理的各个环节，使其能够实现长远可持续发展。 参考文献 [1]王姗姗，刘艳敏.新常态下企业档案工作的变革与发展[J].文摘版：经济管理，2015（8）：284-284. [2]牛尧尧.“互联网+”背景下企业档案管理新常态的构建研究[J].科技展望，2017， 27（18）. [3]尚能，曹小勇.经济新常态下企业发展现状及改革管理创新探究[J]. 中国种业，2017（10）：32-34. |
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