| 标题 | 大数据时代提升档案利用效率研究 |
| 范文 | 杨立群 摘 要：目前，我国已将信息技术应用于各个领域中，信息技术给我们的生活带来日新月异的变化。大数据时代的到来意味着信息高速流通、快速获取，大量信息得到及时精准快速处理、解决各种类型的数据管理，对企业科学有着决策性的作用，极大地提高了窗口服务水准。大数据存在的价值也逐渐被人们所重视，如今信息技术的迅猛发展更强调了数据时代对于一个国家的重要性。本文就大数据时代背景下的档案利用服务进行探究，浅析信息技术对提高档案利用效率的作用与具体方法。 关键词：大数据；档案利用；效率；信息技术 一、大数据时代背景给档案服务带来的挑战 （一）在海量数据中如何查询档案信息 随着信息技术的广泛应用，数据库信息技术不断发展，电子文件数据信息量不断增加，传统的手工著录、卡片检索已远远不能满足利用者的多样需求。然而面临大数据时代，档案数量的急剧增加，全面提高档案检索的检全率和检准率，是档案利用服务亟待解决的问题。[1] （二）在海量数据中如何抽取有用的信息 在信息迅速传递的如今，档案利用者已不仅仅满足于对现有固定文件的利用，他们想从文件中找出更多隐藏的有价值信息。档案是不可更改的原始数据，但信息并不是一尘不变的，我们要的是能够通过大数据的整合再开发而抽取出来的几乎完全符合利用者需求的信息。 二、大数据形势下档案利用存在的问题 （一）档案信息资源的海量性和用户利用档案的专题性的矛盾激化 档案利用者在原有的档案信息化的建设下无法准确获取有利用价值的档案资源，在大数据时代背景下，档案资源的广泛性和档案利用者需求的单一性形成了对立面，档案信息资源的海量性和用户利用档案的专题性的矛盾越发激化。[2]用户要从海量、具有冗余性和离散型的档案资源中查询、获取需求的档案信息，需要一定的工作时间，耗费大量的精力，这无疑对档案利用服务的效率和服务质量是一种打击。 （二）隐性信息挖掘程度低，显性信息体系性不强 现有的档案利用，档案工作者提供的都是初级的档案资料，没有经过系统的集中处理和整合，这导致了档案利用者利用档案的难度大，利用耗时久的问题，使得档案的利用服务效率低下，从侧面降低了平时的工作效率。 （三）传统档案利用服务的主动服务性不强 传统档案利用服务主要是进行被动性服务，一般都是档案工作人员根据档案利用者的需求为其提供档案实物或提供编研成果。这样的被动性服务无法彻底挖掘出档案中存在的知识价值，无法较大程度上满足档案用户真正得到大量有价值的信息需求。[3] 三、大数据形势下提高档案利用效率的策略 （一）加强档案资源体系建设的转型 1.大数据条件下档案归档立卷整理时间节点的确定 传统的各类文件归档时间一般都固定在某一时间段内，大数据档案来源具有“虚”、“动”、“多”的特点，如果仍采用传统模式进行归档工作，容易造成时间节点无法确定、需要归档文件散失等问题，结合大数据档案特点，应该采用“动态”的方式进行归档、立卷整理。所谓动态，是指针对各类电子文件特点本着单一文件办理完毕即行归档的原则确定归档时机。 2.大数据条件下档案收集内容的确定 档案是国家机构、社会组织、个人产生的有保存价值的历史记录。随着计算机技术的发展，个人活动中的记录大量产生并保存下来，如果不分良莠全部归档，既造成了大量资源的浪费，又不便于利用，如何确定其价值成为当前档案部门亟待解决的问题。笔者认为，当前可依据传统文件归档方式对重要活动产生的各类大数据文件进行归档，由于电子文件相对于纸质等传统载体保存成本低，应本着适当扩大范围的原则对各类电子文件及衍生的元数据进行归档。 （二）建立个性化信息服务模式 1.树立基于大数据的档案利用服务意识 对大数据和利用服务认识的不足，无疑会使档案利用服务工作落后于时代的发展，大数据的兴起，正在促使企事业单位重新规划档案管理工作，有效提高档案利用率，让“无生命”的档案变成“活”信息，希望在大数据的前提下能够获取更加准确完整的信息。 2.加强档案信息资源的挖掘和隐性信息的开发 提供档案利用服务的工作前提是对档案信息资源进行彻底地挖掘和有規律地整合，提高利用效率。档案部门应借助大数据的先进技术提取有价值的档案信息，按照档案利用的需求，将分布在不同类别，不同年限的有价值信息提取到临时中转站进行辨别、分析、对比，最后体现到数据利用平台，进行深层次挖掘、整合和提炼，过智能聚类关联等分析手段深层次开发利用，使隐性信息显性化。 3.建立档案信息资源知识共享及咨询反馈平台 为了防止由于系统软件间的不兼容和部门壁垒的存在而造成的“信息孤岛”现象的出现，档案部门应建立档案信息资源知识共享及咨询反馈平台。利用大数据平台及计算机技术建设档案数据管理中心，搭建档案利用的集成平台，档案用户在平台上提交利用需求，获取相关信息，同时实现档案信息资源共享，使各部门人员能够获取档案部门提供的信息利用服务。 （三）加强档案服务利用体系建设的转型 1.增强主动服务意识 传统主动服务主要依据档案部门工作人员对社会需求的主观判断以及馆藏的实际情况进行，而通过数据挖掘算法分析得出的结论，是通过对档案利用情况、利用者情况、档案信息情况等数据进行的深层次科学地运算分析获得的。因此，对于“究竟应该提供什么档案信息”、“提供给谁档案信息”等问题都有明确回答，使得主动服务具有一定的客观性和针对性，服务效果更加理想，实现了真正意义的主动服务。 2.提高服务效率 在档案服务利用过程中，利用者提出检索要求后，存在着自然语言与存储数据不匹配、一词多义、一义多词等现象，影响着档案服务利用效率。利用数据挖掘算法，通过对利用者输人的检索关键词等相关数据的运算分析，可以了解哪些检索关键词被同时使用，进一步确定不同种类档案信息之间被同时利用的可能性，从而帮助人们更准确地检索、更快捷地找到自己所需的档案信息。 3.档案工作效益的转型 效益的转型是档案信息化工作转型的终极目标。以大纵深的视角分析浩如烟海的历史信息，起到“智库”、“外脑”的作用，这些都大大降低了档案工作投人所产生的效益。]大数据的思维方式和技术手段，为档案工作来自大众、走向大众提供了千载难逢的良机，更为档案站在历史肩头、把握现实信息、服务未来决策建起一条可行的通路。 参考文献 [1]余红光.关于大数据时代背景下的档案利用服务分析[J].黑龙江史志，2015，03：98+100. [2]张立娟.探析大数据时代背景下的档案利用服务[J].经营管理者，2015，33：335. [3]钱小英.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].信息技术与信息化，2014，10：117-119. |
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