| 标题 | 对我国企业档案管理困惑的思考 |
| 范文 | 张海英 摘 要：计算机的发明面世和计算机自动化技术手段的成长，渐渐的自动化技术已经变成了一种屡见不鲜的现象，而在办公室办公中一样也应用到了自动化技术手段，这类技术手段使办公室办公的效力大大提高，并且使得档案管理的效力大大提高，避免了沉重的档案管理。 关键词：企业；档案管理；重要性；困惑；措施 企业档案管理是我国企业管理的重要组成部分，在企业的管理工作中占有十分重要的地位，我国信息技术的不断发展为企业档案管理提出了一系列更高的要求，企业只有在档案管理方面积极适应时代的变化，顺应新的档案管理趋势，认识到自身仍存在的问题，并积极解决问题才能够在时代竞争中立于不败之地。 1 我国企业档案管理中存在的主要问题 1.1 档案工作责任重大，事务繁杂 最重要的是劳动强度大并非一般人或某些领导认为的是一份清闲的差事，所以，这就产生了一些分歧，对于档案管理的员工来说，这是一项十分劳累的工作，再加上领导的不理解，这就更引起了档案管理部门人员的不满。档案管理部门的员工就会对工作产生厌恶，工作档案管理工作也就很难完成，这对于企业来说无非是最大的损失，这不仅会使企业的经营效果降低，还会使企业的利润降低，而对于员工来说，企业经营不好，工资也会降低，所以，时间长了这种现象就会恶性循环下去，久而久之，企业的档案管理工作就会存在很大的漏洞。 1.2 档案资料的内容质量较低 现阶段，企业中大部分人事档案的内容质量均相对较低，缺少一定的利用价值，相应的人事档案资料太过空洞、形式化，缺少一定实际性与细致的内容；内部大部分均是反映个人学历、经历、政治面貌、工资等情况，而对于个人业务能力、道德品质、专业技术等方面的内容较少；针对过去事情的反映较多，对于目前状况的反映较少。特别是部分档案资料的定性结论较多，而相应的定量描述较少；内容空泛，均是一些套话，无法公正、全面的反映个人真实情况；或者只是说明个人的优点，忽视了缺点。 1.3 纸质档案与电子档案不协调 纸质档案是比较传统的档案留存形式，在企业档案管理中占有十分重要的地位，即使随着电子信息技术的发展，我国企业在档案管理中不断提高电子档案的运用比例，但纸质档案仍拥有着不可替代性，它是一个企业的标志与根本所在，在可信度方面也比电子档案要高出很多。因此，企业在进行档案管理中，既要重视纸质档案的收集与整理，也要充分发挥电子档案的优势，将纸质档案与电子档案的运用相结合，充分发挥每一种档案形式的优势，利用各自的优势来弥补彼此的不足之处。而在现实的企业档案管理中，很多企业未能做到纸质档案与电子档案的协调，有些企业偏重于纸质档案，虽然具有较高的可信度，但检索信息相对较为繁琐，并且会占有较大的空间。而有些企业偏重于电子档案的形式，虽然节省了大量的空间资源，并且在检索过程中表现出了极大的优越性，但其安全性与可靠性受到了一定的质疑。 1.4 企业档案管理办公自动化制度的不完善 办公自动化的出现注定会引起办公模式的改革和变革，那么不可避免的办公自动化里面肯定有不是很完善的地方，這也要求我们一起去在实际中找到它的问题。这不仅仅只是关系到办公自动化带来和便捷，更加能够带给工作人员对于办公自动化的认同和认可，增加了人们对办公自动化的喜爱，更加能够推广办公自动化的推广。 2 解决我国企业档案管理问题的措施 2.1 充分调动档案管理人员的工作积极性 档案管理工作的内容相对单一，并且重复，不含有任何新技术，所以，探讨超前服务与主动服务社会与企业的理念有些空洞，但是针对任何一项工作来说，一旦出现服务落后的情况，就会对其工作活力与市场产生一定的影响。针对这样的情况，一定要加强对档案管理方式与手段进行相应的改革与转变，加强相关档案资料的收集，尽可能做到事前介入、事中参与，进而有效增强工作效率。在档案管理工作中，可以通过相应的激励机制调动工作人员的积极性。只有进行相应的竞争，才可以促进社会的不断进步，但是针对档案部门来说，普遍存在着“铁饭碗”的情况。针对这样的情况，一定要加强企业全体员工聘任合同制聘用方式的全面推广，真正落实优胜劣汰的竞争方式，进而有效调动企业全体员工的工作积极性，激发企业全体员工工作活动，充分发挥出每一位工作人员的潜力，进而全面落实相应的档案管理工作，创造新的管理局面。所以，作为档案管理部门的有关领导，一定要加强对档案管理工作重要性的宣传，定期开展相关的教育工作，让每一位工作人员都可以充分认识到自身工作的重要性，并且予以明确的定位和清晰的认识，进而不断提高档案管理工作的水平，进一步促进工作效率的不断增强。 同时，我国企业应该提高对于档案管理工作人员的关心，可以适当的加些工资。企业对于档案管理人员应该多些理解，多些包容，只有这样，我国企业与企业档案管理的工作人员才能和谐发展，共同为企业效力，让企业发展的越来越快，越来越好。 2.2 提高档案资料的质量 企业在进行档案资料收集的过程中既要注重资料的“量”，也要注重资料的“质”。并且将“质”放在比“量”更加重要的位置上。档案资料也要进行及时地更新，这样才能够发挥档案资料的最大价值。在进行资料的记录与整理时也要切忌空洞与流与形式，对现实状况做尽量客观、公正地评价。 2.3 加强档案的开发与利用工作，增强档案的服务质量 在企业中开展档案管理工作的目的就是加强企业档案的开发以及利用，进而提高企业各项服务工作的质量。同时这也就要求档案管理人员一定要具备相应的知识素养，承担此项工作的任务。所以，为了有效达成这一目标，档案管理人员一定要充分结合企业的具体情况，加强档案管理先进计算方式的应用，编制相应的检索工具，同时了解并且掌握市场经济的发展趋势，加强对档案系统管理新技术与新产品的开发与利用，转变被动的服务方式，使其更加主动，进而提高档案管理工作在企业生产经营中的地位，促进相关工作的全面展开。 2.4 纸质档案与电子档案相结合 纸质档案与电子档案各有其优势，也均是企业在档案管理中不可缺少的一部分。企业在档案管理中，要使纸质档案与电子档案相结合，使两种档案形式优势互补，切忌只注重其中一种档案形式。同时，无论是哪一种档案留存形式，企业必须采取必要的措施对其进行保护，尤其是电子档案的安全问题，随着信息技术的不断发展，其为人类带来便利的同时也存在着很多的安全隐患，企业在进行电子档案管理工作时要做好电子档案的安全保护工作，留存备份，同时做好保密工作。 2.5 电子的档案的安全保护措施 电子档案区分于纸质档案的是电子档案轻易蒙受电子黑客的浸礼，变得不在具有隐秘性。那么这样一来也就要做好电子档案平安保护办法和病毒的反进犯办法。在电子档案里一定要做好电子数据的备份处理，因为一旦丢失就会变得相当麻烦。所以电子档案里面最重要的就是如何保护，现在网络很发达，那么电子档案的安全问题也是需要人员的努力的，只有小心一些，才能够确保电子档案的万无一失。 3 结束语 随着社会经济的快速发展，企业规模的不断扩大，档案管理工作发挥的作用越来越突出，并且在企业的管理工作与发展过程中，成为了一种不可缺少的信息资源。所以，在企业的生产经营活动中，一定要加强档案管理工作的开展，加强档案管理措施的落实，分析档案管理工作中存在的问题，找出导致出现此类的原因，进而提出有效的解决对策，有效促进档案管理工作的全面展开，进一步促进企业的健康、可持续发展。 参考文献 [1]沈亚平.对企业档案管理社会化的思考与探索[J].城建档案.2018（04）. [2]梅瑰.企业档案管理的创新研究[J].办公室业务.2017（22）. [3]薛娜.企业档案管理对策研究[J].办公室业务.2017（21）. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。