| 标题 | 计算机信息技术在办公自动化中的应用 |
| 范文 | 纪红 全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾办公自动化的进程，大致可分为三个阶段：（1）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。 互联网的普及正迅速改变着现代商务及办公模式。据统计，到2016年底，全球近47%的人口访问互联网，通过PC、手提电脑或移动设备，年增幅6.8%。eMarketer预测2018年互联网普及率将超过50%，届时全球51%的人口将访问互联网，相当于38.2亿人。而办公技术的日新月异，已经让我们进入了以信息技术为核心、以提高效率和生产为目的的办公自动化时代。信息技术无论是现在还是未来都将是办公技术的重要组成部分。 1 信息技术与办公自动化 信息技术（Information Technology）是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术”。也就是说信息技术具有延长人的思维器官处理信息和增强决策能力的功能，它是利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。 办公自动化（Office Automation，简称OA）是应用计算机技术、通信技术、网络技术以及系统科学和行为科学等多种技术，不断使人们的一部分公务管理活动物化于各种设备中，并由这些设备于办公人员构成服务于各种目标的人机信息处理系统。我国办公自动化经过80年代末至今近20年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。 2 办公自动化的几个特点 我国办公自动化发展至今基本具有以下几个特点： 2.1 办公的非专业化 在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然做出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今发布在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择，为办公带来极大的便利。 2.2 更灵活的工作流 电子文件在网络中传输，比起纸质文件的传送效率要高出几个数量级，而且还可以包含文字、图像、动画、语音等多种信息，传递的知识更丰富。文件只有在商务传递中才能显现出价值，文件要相互传递和流动，这种文件的流动称为工作流，在所有商务中工作流都是必要的。因为工作流用途不同，所以传送工作流的软件的灵活性在此显得尤为重要。 2.3 无限的无线办公场所 随着象Wi-Fi等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频会议等应用得到了一次技术性的飞跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。 2.4 技术革新使围墙消失 技术上的革新已经把办公室的概念模糊化了。甚至有著名公司认为随着信息技术的发展，咖啡馆是办公产品最具潜力的市场。由于办公室场所分散化，因此办公建筑的设计也将发生变化，许多公司开始在办公建筑内扩大和重新设计公共区域，使其更宽敞、更具有家的感觉。这种充满人性化的设计可以使员工在工作时心情舒畅。 2.5 视频技术的大量应用 办公室的另一大进化是大量视频技术的利用。视频的感性表现力大，所以在重要场合中被使用，随着视频技术和压缩技术的发展，诸如视频会议等得到大力推广。在微软总部举行的未来办公用品展上推广之一就是通过摄像头全方地看到与会者参加会议的情况，甚至还可以看到每一位发言人的面部表情，并进行互动式的讨论。 3 信息技术在不同层次办公自动化技术中的应用 通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档；采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档；或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。 办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。 在办公自动化系统中，事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。 第一个层次 事务级OA系统。只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。 办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可做成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。 第二个层次 信息管理型OA系统。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。 第三个层次 决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：即集成化、智能化、多媒体化、运用电子数据交换（EDI） 隨着信息技术的日新月异，办公的过程也被电子化、数字化，为我们的工作创造了一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。提高效率的同时，使繁杂的办公室工作也变得相对轻松。让我们共同期待信息技术的进一步发展，把我们的工作带入更新的一片天地。 |
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