| 标题 | 浅谈维护电子档案真实性的技术认证措施 |
| 范文 | 摘 要：随着近些年来信息技术的飞速发展，保障电子档案真实性的技术措施也越来越成熟，本文通过讨论在电子档案形成时的不同环节，增加不同的电子技术认证手段来保障电子档案真实性。 关键词：电子档案；真实性；手写签名；时间戳 电子档案的真实性是确保电子档案具有行政有效性和法律证据性的重要基础，是电子档案反映社会各项活动的历史原貌，产生社会价值，得以作为社会记忆长久保存的基本前提。传统纸质档案的真实性认定是以“原件”为基础的，而电子档案因其本身的易修改性、内容与载体的可分离性、软硬件依赖性等特点而增加了文件原始性的辨识难度，对传统观念上的“文件原件”观念造成了极大的冲击，影响了电子档案真实性的认定。 电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，而一份电子文件的形成要经历拟稿、审核、盖章、归档等各个环节，涉及到形成人、形成部门、形成时间等关键要素，电子文件的形成阶段可以视为电子档案形成阶段。笔者就结合电子文件的形成过程，通过讨论目前比较成熟、应用比较广泛的电子认证的一些技术认证手段，探讨在电子档案形成阶段如何保障电子档案真实性的措施。 1 引入电子手写签名技术 传统纸质文件在形成时需要经历拟稿、审核、校核等阶段，几乎在每个阶段都需要比如拟稿人、审核人、校核人等相关人员的手写签名，这是传统纸质文件确保文件内容真实性的重要手段。因为，手写签名因每个人的字迹不同可以表现不同人的个性化行为信息，可以作为表达主观认同的一种方式。而电子手写签名技术可以传承这种主观认同的签署模式。目前电子手写签名技术有两种常用的实行方法，一种是事先采集手写签名的样本，形成个人电子图章，即：在用户注册时，采集每位用户手写签名的样本，与用户信息进行身份认证，通过加密，形成个人电子图章，用户在使用时需输入密码进行认证后才能使用个人电子图章。另一种是不事先采集，通过电子化手写板或者触摸屏，实时在线进行手写签名。无论采用哪一种方法，引入电子手写签名技术，都应该使用权威的电子签名认证平台，要具有安全、保密、真实性、防篡改和防抵赖功能。 笔者认为，实时在线手写签名更能体现实时体现不同人的主观认同意愿，而且随着触摸屏技术的发展与广泛应用，触摸手写板安装使用简单，大部分可以即插即用，价格也不贵，金融、保险等行业目前已在大规模使用这个技术。因此，在电子档案形成阶段，引入手写签名技术从技术操作角度上讲是可行的，在电子文件形成时的几个重要的环节，通过拟稿人、审核人等相关人员的手写签名进行认证，在电子档案的形成时就在文件内容上保障电子档案内容的真实性。 2 引入合法有效电子印章技术 传统纸质文件形成过程中一道极为重要的程序就是加盖印章，因为印章往往被认为是判断文件真实性的一个有效手段。因此，电子档案自然也是需要加盖电子印章。这就首先需要一枚合法有效的电子印章。一枚合法有效的电子印章不是简单将实体印章进行电子化就可以了。根据《电子签章条例》和相关规定，实体印章的持有者需在国家的电子签章系统进行在线申请，并持法人证、法人代表身份证等相关文件离线到公安机关办理电子印章资质审批手续，经身份认定后，由公安机关指定的电子印章集成刻制单位进行电子印章的制作并绑定一个唯一性的数字证书，然后将发放给印章持有者。这个经过身份认定并绑定了数字证书的电子印章才是一枚合法有效的电子印章。电子印章的每次使用都会自动在电子签章系统生成签章日志，印章持有者通过电子签章系统可以随时查看电子印章的使用情况。 在电子档案形成阶段，电子文件在审核定稿后如同纸质文件一样加盖一个合法有效的电子印章，并在归档时带着合法有效的电子印章一起自动转化并归档到电子档案管理系统中，这样就可以在电子文件形成时形成单位的合法性上进一步确保了电子档案的真实性和有 效性。 3 引入可信时间戳技术 每份档案都有自己的形成时间。传统纸质档案的形成时间因为“原件”的观念可以说是一目了然。对于电子档案，又要如何确认其最终形成时间没有被更改过。这就可以引入可信时间戳技术来进行认证。可信时间戳是由权威可信时间戳服务机构签发的，能证明电子档案在某一个时间点是已经存在的、完整的、可验证的、具备法律效力的电子凭证。技术原理是将一份电子档案的Hash值封装成可信时间戳请求发送到时间戳服务机构的时间戳认证平台，而这个平台由国家法定授时机构也就是国家授时中心来统一授时，于是电子档案的Hash值通过这个平台绑定了国家保障的权威的、不可更改的时间信息，再通过时间戳服务机构签发，形成一份不可伪造的时间戳文件。当时间戳文件与电子档案的Hash值一致时，表示电子档案在申请时间戳的时刻起存在且未被篡改或伪造；反之，时间戳文件与电子档案的Hash值不一致时，则表示电子档案未申请时间戳文或被篡改、伪造。 电子文件的形成单位可以在电子文件盖上电子印章后立即申请可信时间戳，以确定这份电子文件的最终形成时间。通过可信时间戳固化电子档案最终形成的时间节点，并且随时可在可信时间戳服务器上进行验证，从而确定了电子档案形成的准确时间，防止电子档案形成时间被篡改、伪造或事后抵赖，保证了电子档案可追溯性，进而辨识文件的原始性，从时间节点上有效保障电子档案的真实性。 4 三者技术结合 电子文件形成后还需进行归档，这样才能最终成为一份电子档案。在归档过程中，可以将以上三者技术相结合使用，电子手写签名技术可以用在档案移交接收环节中，电子印章技术可以用在加盖档号章中，可信时间戳可以用来确定归档时间。档案部门在经过电子手写签名确认接收到电子文件后，对电子文件目录和全文进行审核并立卷，电子文件的基本信息无误后利用档案管理系统自动生成档号，使用电子印章技术加盖档号章，最好再申请可信时间戳，以确定电子文件的最终归档入库时间。至此，电子文件最终转化为电子档案。 综上所述，笔者认为，随着近些年来信息技术的飞速发展，档案部门应联合政务部门根据电子文件的形成过程，在拟稿、审核、盖章、歸档等关键环节中，在形成人、形成部门、形成时间、归档时间等关键要素中，通过增加电子手写签名、合法有效的电子印章、可信时间戳等相应的电子技术认证手段在电子档案形成阶段时一步步来保障电子档案的真实性。电子档案只有在其形成、归档过程中始终保持其真实性，才具有凭证作用和法律效力，发挥其“历史记录”和“社会记忆”功能。 参考文献 [1]魏娟，李燕.浅议电子文件真实性的保障措施[J].兰台世界，2013（S5）：45-46. [2]孙晔.浅谈电子档案的真实性维护[J].黑龙江科技信息，2016（5）：155. [3]蹇文燕.在电子档案管理中引入可信时间戳[J].山西档案，2016（2）：37-39. 作者简介 魏娟（1981-），女，福建省地震局，工程师，硕士，主要从事档案管理与研究。 |
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