| 标题 | 浅析大数据时代简约档案管理工作的重要性 |
| 范文 | 摘 要：随着当下互联网时代的发展，大数据被广泛应用于生活的方方面面。大数据时代下人们日常生活的管理变得越来越方便。作为新时期的工作者，我们应具有与时俱进的思想以及发展观念。对于当下档案管理的工作者，新时期下具有更冗杂的数据量，这就需要使用当下的新兴技术使得工作效率大幅度提高，以提高企业（事业）单位、政府部门、社会团体的核心竞争力。 关键词：大数据；档案管理；提高效率 大数据时代人们获取信息的方式已经不再是通过传统的报刊或是口口相传。互联网尤其是移动互联网的应用使得信息的传播速度呈指数型增长。人们不可能回避互联网带来的影响，这就需要更加与时俱进的新时期办公策略。仅适用纸质档案已不适合当下档案管理对于效率的要求，工作人员应大力发展大数据自动化档案管理。 1 大数据时代对档案管理工作的影响 人们作为信息生物，每时每刻都在进行着信息的采集、提取与处理。然而，通过人工检索信息却存在着效率低、片面性等不良问题。人们对短时间内获得的大量信息无法做出完美正确的分类与处理，这在工作的过程中就体现在容易出现纰漏等问题上。鉴于人工处理的低效性与低准确率性，大数据的诞生可帮助工作人员完成大量繁复冗杂工作。以档案管理为例，大数据技术的引进使得人工的工作量锐减，工作人员依靠计算机操作的工作方式规范化进行电子档案资料的归档与处理，建立简约型节约资源的工作管理模式，使工作效率得以有效提高。且电子档案已于存储与放置，这能够极大程度节约现代化办公空间，给员工提供良好宽敞的工作环境。 2 当下档案管理工作存在的问题浅析 2.1 档案管理工作重视程度不够 当下众多企业以经济增长作为唯一的考核标准，普遍重视经济利益却较为轻视各类档案资料管理。这主要便是由于传统的档案管理工作需要占用的人力资源大，工作效率低，短时间内会使企业经济发展受到牵制。大多数企业管理者也认为，档案管理工作很难为企业产生直接经济效益，并且档案管理工作会占用大量企业资源，不被重视理所应当。但是档案资源管理工作的轻视却会导致管理人员工作能力职能下降，长久来看，企业可能会在资源调度方面遇到障碍，从而降低企业的生产工作效率。故新形势下，档案管理部门应用最新的大数据技术高效完成其职能工作，提高其工作效率以及规范化程度，与此同时可减少档案管理部门对企业资源占有率，企业可以将更多资源投入到其他部门中去。这种做法反而促进企业高效工作，有利于企业经济快速发展。 2.2 部分企业管理人员水平不足 良好的企业发展环境应该由优秀的领导者带领企业前进。但是反观国内部分企业，部分企业领导自身水平不足，难以为公司企业发展提供完善的参考意见甚至做出不正当决策。企业的正常运转需要以较为完善的体制作为保障，协调各个部门的资源共享并且清晰明确责任制度。部分企业存在责任意识不到位，管理者相互踢皮球。低下的管理水平会导致各个部门运行不协调，其中对档案管理部门的影响是首当其冲的。不良的企业运行状态会导致资源管理的混乱，档案管理部门工作量极大，且受管理人员个人水平的影响可能会效率十分低下。 2.3 档案室设备陈旧、不齐全 部分企业由于不重视档案管理部门的工作职责，故对档案室经费拨发采取“少拨、不拨”等策略。国内企业档案室设备不齐全且设备陈旧等状况非常普遍。但是缺乏完善的设施又会造成档案管理部门就职人员无法工作、无力工作等现状，打击档案管理部门职业人员的工作积极性，敷衍、低效完成工作，从而在企业中引起恶性循环。 2.4 档案部门管理人员素质有待调高 当下企业中就职于档案管理部门的多为年龄较大、接收新鲜事物较为缓慢的人员。当出现新技术或是任务时，受限于专业知识素养以及精力体力的限制，完成任务能力不出色，学习能力较慢，易与企业发展脱轨，牵制企业发展。 3 针对存在问题的解决方法假想 现阶段我国档案信息化建设的脚步正在日趋完善，云计算、大数据、云存储技术相当成熟，大数据时代下，大多数企业正处于步入数据驱动决策的阶段，大数据越来越具有商务智能属性，作为参考，其余企业可从以下四点着手转变档案管理的发展模式。 3.1 提高档案管理工作的重视程度 企业部门领导可根据实际情况带领职工参与负责制度，以达到完善部门服务并且增进企业发展进步的活力。与此同时，可适当提高团体、企业、部门内部的档案文件管理系统推广程度，方便不同部门间信息快速有效的传递，提高企业内部办公的实际效率。领导者还可以不定时进行突查，接近员工进行档案管理工作的一线进行检测指导对于完成任务效率高的职工予以嘉奖，同时向员工表明领导团体的重视程度较高，提升员工工作热情与成就感以及职位荣誉感。 3.2 建立与健全企业档案管理制度 企业管理者可根据法律法规并结合企业实际情况建立完善、切合实际的档案管理制度，将企业档案资料收集、整理与筛选处理公关工作等责任落实到具体的实施个人，完成个人工作进程报告的定期检查，以确保各环节能够有条不紊按时高效完成。与此同时，对于档案管理部门工作的各个环节应建立完善的追责制度，严格执行企业档案管理各项制度，确保企业档案管理工作正常开展。 3.3 加强先进设备的引进 在当今大数据时代下，计算机操作水平的提升对于档案管理部门工作人员来说是必须完成的课题。不仅如此，对于常用公司办公软件如OFFICE以及其他工作日志软件等的学习必须跟上，以适应当下快节奏的办公环境。企业可从员工实际学习中遇到的困难着手考虑安排员工定期开展计算机操作的经验交流会供员工互相学习、畅所欲言交换经验，确保员工专业技能素养稳步增长，防止出现部分员工出现掉队的情况。与此同时，企业应适度增加预算用于购买先进网络大数据用户使用接口，加速旧设备的更新换代速度，为企业添加高效率的外设新鲜血液，提高员工的新鮮感与工作效率。 3.4 重视企业档案管理人员的业务素质建设 传统的档案管理业务员普遍具有知识更新迭代能力较弱、思想较为保守的特点。这样很难以适应新形势下大数据时代下档案管理工作的具体实施过程的。如今大量多维度信息的提取、采集、分类以及整理都需要新时期高专业素养的优秀人才来进行专业处理完成。因而当下企业一方面应着手对老员工进行思想交流教育，并通过专业培训培养其专业业务素养；另一方面，企业应着手准备好对于新生代中坚力量的培育工作，搞好相关专业毕业学生的招募培养工作，以确保公司持续有新鲜血液流入，促进企业档案管理部门相关整理、提取工作的顺利有效实施，为企业提供强有力的后方资料保障，促进企业经济的快速稳定发展。 4 总结 综上所述，在当下的环境，大数据处理档案管理工作是势在必行的发展趋势，作为从业者应快速适应时代的发展，顺应档案管理方式应有的高效率发展趋势，这有利于加速企业经济结构形式的转型，并且从业者高效掌握大数据管理及应用技术，能使其更大发挥自身的光与热，更高效更专业地回馈社会。 参考文献 [1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014年1期：108-109. [2]刘晓杰.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].黑龙江史志，2015年13期：211. [3]丛琳.大数据时代档案管理中大数据与传统纸媒的融合研究[J].科技传播.2018年01期：130-131. [4]刘雅伟.浅析大数据时代简约档案管理工作的重要性[J].价值工程.2018年21期：15-16. [5]董栗彤董丁硕.信息时代档案管理工作的创新研究[J].中国管理信息化.2018年12期：184-185. 作者简介 任季平（1969-），男，内蒙古包头市，内蒙古交通设计研究院有限责任公司，高级经济师。 |
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