| 标题 | 数字化档案管理的应用与发展趋向分析 |
| 范文 | 王阿帆 摘 要：随着信息云时代的来临，纸质档案已经完全不能满足现代科技发展的需求，数字化已经成为当今世界档案管理的必然。“数字化档案管理”的关键首先是信息转换为数字，也就是信息的数字化，什么是数字化，指将用纸张、磁带、录像带为存储介质的以前的资料，通过现代化的技术手段转变成现代的存储文件即数字文件，再利用现代数字存储管理技术将图片和索引字段存储于大规模数据库中及各种大容量存储介质上，通过现代计算机的查询技术迅速检索，可以发布到各种数据平台，实现“数字化档案”管理。本文在此基础上主要研究了数字化档案管理的有关内容。 关键词：数字化；档案管理；应用；发展趋向 1 高职档案数字化管理的具体含义 据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高职档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高职院校档案信息库，能够实现资源共享，推动高职的进一步发展。显而易见，改制档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时代发展的脚步，顺应时代潮流，高职档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。 2 高职数字化档案管理的系统设计 数字化档案管理系统的设计需要考虑数据的结构和教学的行为特征。其中数据的结构性特征反映的是教学各部门之间的静态联系。数据库的设计需要对数据结构进行分析，决定数据库中的数据的内容。教学的行为特征与数据库中所包含信息的连接有关，它包含了系统的功能和应用。一般教学数据库中的数据可以分为以下几类：第一，描述档案的基本信息数据。一份文件被接收后，用来描述该文件的基本情况的信息被视为描述档案的基本信息数据。包括文件号生成时间，标题等数据。第二，文件被分发的数据。学校的许多文件是用于教学的，档案管理部门需要根据文件上的要求，将资料分发到不同的部门单位，包括文件号，颁发单位，分发份数等数据。第三，描述档案情况的数据。同一类型的档案在同一目录当中，就会产生许多相关的文件。描述案件情况的数据，包括案卷号、题名、卷内文件的份数。第四，描述档案借阅的数据。当文件被借阅时，就会产生相关的数据，包括文件号、借阅时间、借阅人信息等数据。第五，描述电子文件的数据。当一份纸质的档案被扫描后，形成多份电子文档在数据库中，这份纸质文档是一条记录，描述电子文件的数据作用，就是将这条记录对应的多份电子文件连接起来，描述电子文件的数据包括文件号，电子文件名，电子文件，存放路径等数据。 3 数字化档案管理的应用 截至目前，档案管理涉及到的各项措施正在实现全面创新。但从整体来看，档案管理仍然欠缺完善性，与之相应的各项机制也并没有真正达到健全。究其根源，就在于很多高职院校并没有把数字化运用于档案收集、档案存储以及档案查阅等各个环节中。因此为了改进现状，针对档案管理有必要推广数字化，具体而言涉及到如下措施： 3.1 完善数字化平台基础建设 数字化运用于现阶段的档案管理，此项举措不能缺少数字化平台作为支撑。这是由于，数字化平台能够密切连接各个流程，确保各方在相互配合的前提下做好多层次的档案管理。作为管理人员来讲，应当运用数字化的手段来收集实时性的档案信息，确保各项信息的精准性，避免某些档案信息出现失真。同时，针对信息归档以及档案存储等关键性的环节也要推广数字化，运用多样化的手段来提供精确度更高的档案信息，辅助高职院校的各项决策。 3.2 档案信息安全认证 档案管理数字化是以网络为基础建设的平台，而网络作为一个开放性空间，网络安全问题也频频出现。如果校内核心数据被窃取，对学校有着很大的影响。这就需要保证信息安全性，设置信息安全认证。信息安全包括核心数据保密、访问身份认证、保证数据完整等几大内容。其中，虽然部分档案可对外公开，但是部分核心数据必须要做到保密和细致，要求这些数据文件不可被不法分子非法获取，如果无法保证信息数据的安全性，那么档案信息安全也就无从谈起。不同档案管理系统采用不同的解决方案，通常是应用防火墙阻拦病毒侵入、数字加密技术提高信息传递安全性、病毒查杀技术检测病毒、容灾技术备份信息、身份认证技术限制访问等，这些技术都可以在很大程度上保证档案数据库的安全。 3.3 建立强大的档案信息化管理人才队伍 第一，高职院校应当积极引进相关的档案管理类人才。尤其是对于一些对档案管理有清楚的理论和实践操作能力，对于信息的处理非常敏感且快速的综合性人才，一定要加快引进的速度，从而在一定程度上建立起强大的档案信息化管理人才队伍。第二，加强对档案管理员的培训力度。高职院校应当定期对现有的档案人员进行相关信息化建设的培训，开展有针对性的操作技能培训，帮助相关管理者能够迅速掌握最新的消息和技术技能，对档案资源进行开发利用，从而不断适应社会信息技术的发展。第三，建立健全绩效考核制度，直接与员工的薪资报酬挂钩。对档案管理而言，绩效考核的重点应当集中在档案管理的创新和信息化建设的开展进度上，对相关人员进行考察、评估。同时，结合当前的档案管理规范和高职院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和标准，对其行为进行量化，并且将考核成绩作为晋升和职称评定的依据。 4 数字化档案的未来发展趋势 4.1 朝着市场化、信息化等方向发展 通过对数字化档案的利用现状进行分析，发现日后互联网化、信息化为数字档案化的主要发展方向。只有对其进行全面解释，才能保证数字化档案管理的应用做到有的放矢，并持续提升数字化档案应用效率。 4.2 朝着资源共享与互联网服务模式发展 随着互联网信息技术的发展，数字化档案势必会向资源共享与互联网服务的模式发展。这主要因为只有持续利用先进技术，才能扩展数字化档案的利用范围，并将其存在的效用充分地发挥出来。 4.3 专业化的非核心工作实现业务外包 档案管理当中一些与档案核心内容无关，又需要专门技术人员进行维护运行的的外围工作可以将其交给具备相应运营资质和能力的服务供应商进行完成，这样既能有效提高高职院校数字化档案的管理，增强管理质量，又可以有效降低学校的成本支出，减少一些专业化问题对档案系统减少的影响。这些工作具体包含数字化档案网站的建立，软硬件的维护管理，管理平台的研发，档案管理系统各个模块功能的整合等。 4.4 创设快速服务和高效使用档案管理平台 高职院校的档案中有许多信息具有很强的应用价值。如果仅仅将档案收集封存就让这些信息的价值失去作用。因此在以后的数字化档案当中还需要注重档案利用平台的建设，充分发挥档案的利用价值。因此在以后高职院校的数字化档案管理中应利用网络和信息化技术加强档案使用信息化平台的建设，方便學校师生对档案的使用。教师和学生通过档案搜索引擎利用学校提供的账号和密码，在搜索引擎中输入相应的主题就可以实现档案的查找和阅读，减少因师生查阅档案的时间，提高档案查询效率。 参考文献 [1]李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化，2015，18（01）：206. [2]郑平.高校数字化档案管理的问题及对策[J].城建档案，2015，（05）：69-70. [3]周芬玲.试论高校数字化档案信息管理体系的构建[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2013，35（04）：166-168. |
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