| 标题 | 提升档案利用管理策略 |
| 范文 | 摘 要：档案是人类社会活动的历史记录，记载着无数的成功经验和失败教训，而档案利用就是实现其价值的基本手段，所以如何借助档案利用和服务活动，最大限度发挥档案的价值，成为了现在档案管理人员需要认真考虑解决的问题。因此，本文对目前档案利用中的特点和遇到的问题进行了分析，并结合当前时代的特色，制定提升利用效率的新策略。 关键词：档案；利用；管理；策略 档案是人类社会活动的历史记录，记载着无数的成功经验和失败教训，而档案利用就是实现其价值的基本手段，所以如何借助档案利用和服务活动，最大限度发挥档案的价值，成为了现在档案管理人员需要认真考虑解决的问题。因此，本文对目前档案利用中的特点和遇到的问题进行了分析，并结合当前时代的特色，制定提升利用效率的新策略。 1 档案利用的内涵及意义 档案利用是指档案机构依托所保管的档案，采取一定的方式向档案利用者提供档案及其信息、满足利用者的不同需求，为社会各项事业服务[1]。档案利用是档案管理的重要环节之一，其重要意义主要表现在三个方面：首先，对于档案本身来说，档案利用是实现其价值或者说发挥其作用的基本手段。其次，对于档案用户和社会大众来说，档案利用是满足其广泛利用需求的基本途径。最后，对于档案机构来说，档案利用是自身工作的最终目的，是自身存在价值的重要证明，也是塑造自身社会形象的最佳手段[2]。 2 档案利用管理现状和存在的问题 在现阶段，大多数档案管理人员还是被传统思维模式因素限制，上级领导也不给予重视，投入的经费远远不足，使得档案数字化建设的远远落后于时代的步伐。因此，在档案利用管理过程中，就暴露了不少的问题，具体表现为以下三个方面： 2.1 档案管理队伍素质和意识不到位 在档案管理中任职的管理人员，很多都是跨行业，半路出家而来的，很多管理人员没经过系统专业培训就上岗。如今，档案信息与广大人民群众的关系越来越密切，档案资料调用会越来越频繁，由于管理人员工作业务不熟练，这样就会导致工作效率和工作质量大大降低。一些档案馆上级管理部门和一线的档案工作者对档案自身的文化使命认识不够充分，对于档案事业缺乏足够的理解信任，对于档案文化价值认识不足，惰性对待自已的文化职责，采取回避和得过且过的态度对待工作。档案馆努力摸索获得的宝贵经验也没有得到认真的总结并广泛推广[3]。 2.2 重保管、轻利用，档案的价值没有得到充分发挥 不少档案管理工作者一直存在重保管轻利用思想，觉得安全保管好档案才是自已的主要职责，没有真正认识到建档管档的根本目的是在用档，这样会使得很多有价值的档案被束之高阁，有价值的档案资源无法及时的充分利用。对外宣传服务的重视不够，有效的信息化服务平台尚未搭建完整或还仅仅只是一个框架结构，这样无形中使档案工作与社会隔离开来，由于开放程度不高，利用手续烦琐，导致公众的档案利用认知和热情度较低[4]。社会对于档案文化价值缺乏认识，多数公众不清楚档案馆的文化性质，不了解自已的档案权益，不熟悉如何从档案部门中获得文化服务。 2.3 档案利用管理手段落 当前还有不少档案馆仍采用纸质案卷为主，即便引进了档案管理数字化系统，也仅仅能对档案目录进行检索，档案资料的查询仍然需要档案人员从档案库中人工查找。各部门各单位的信息化管理系统都是各自独立的，不能与档案管理系统互为兼容，致使他们之间不能相互查阅数据信息资料，这种弊端会严重阻碍了档案管理建设，也会不利于档案信息资源的共享利用。 3 加强档案利用管理的对策 3.1 树立“以人为本”观念 在大数据时代，对档案从业人员的职业素质提出了更高的要求，档案管理人员不仅掌握现代新技术新技能，还应具有现代服务意识。档案管理工作者必须掌握现代化网络信息技术，熟练运用计算机以及现代办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护，才能胜任新时代档案管理工作。档案部门应设置人才培养专项资金，保证每位档案从业人员都有参加培训和外出交流学习的机会[5]，构建一套完整的继续教育机制，对档案工作者分层次分专业进行基础知识培训及档案专业知识培训，建设一支业务精通、作风过硬、服务优质的档案管理队伍。 3.2 树立文化服务观念 档案文化价值作为社会主义核心价值体系中的重要一员，时代要求我们必须把档案文化价值观念融入档案工作方方面面，渗透到档案文化资源保护、开发、利用、产业性转化等各个组成部分中。档案事业的一切建设与运行用的都是纳税人的税款，所以满足社会公众的直接文化需求，是档案馆最主要服对象和服务方式[6]。貼近实际、贴近生活、贴近群众，是有效实现档案利用馆服务职能的唯一办法，比如，云南省档案信息网站开辟“云南记忆”、四川省档案局网站“天府文化”、广东省档案信息网“南粤春秋”等网上文化综合平台，他们的成功经验，向我们展示了档案馆网站所蕴含的无限潜力。各档案馆应根据自已地方或单位的风俗人情，人物历史，推行出有自已特色的档案馆相关网站，在人们在空闲时上网站随时一目了然了解历史、人物、地方志、网上展览馆或博物馆等，让档案走进普通老百姓的生活中，记忆中。 3.3 树立创新观念 随着互联网环境已融入现实社会的各个层面，以及逐渐成熟的大数据环境，这些都成为档案工作电子化、网络化、自动化的基础条 件[7]。首先，档案馆在提供利用和手段上引入高科技技术，提高服务效率和质量。比如借助计算机提供各种途径的检索服务； 用电话、传真和电子邮件满足用户的咨询要求[8]；设置触屏向用户展示档案馆的机构设置和馆藏等内容。其次，开展丰富多样的利用形式。在馆内设立环境舒适的阅览室、配备各种设施方便用户阅览、咨询和检索；定期编制和出版各种检索工具，方便用户迅速而准确地查询档案；提供各种复制服务；在馆内设陈列室、介绍馆藏和接待用户参观；在馆内外举办档案展览、报告会或座谈会、增强社会档案意识；还可定期组织学生到档案馆上历史课，从学生时代抓社会档案意识，普及档案文化资源的重要性。 综上所述，随着文化建设的高潮到来，档案馆也应与时俱进，加快脚步进行创新与改革，对档案文化价值加以最大限度利用，让档案馆在社会文化领域做出自已应有的贡献。 参考文献 [1]张丽君.浅谈电子文件的归档案管理[J].石河子科技，2006（6），9-10. [2]黄霄羽.外国档案管理学（第二版）[M]北京：中国人民大学出版社，185-186. [3]王旭东.档案文化资源开发利用研究[M].北京：中国社会科学出版社，2016，232-233. [4]徐骏.如何走出档案利用与保密的困境，档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2012（08），326-329. [5]陈秀云.优化高校档案人才队伍建设[J].兰台世界，2017（04），33-35. [6]王旭东.档案文化资源开发利用研究[M].北京：中国社会科学出版社，2016，232-233. [7]胡维维.大数据环境下高校电子档案工作的思考[J].中国高等教育，2017.12，61-63. [8]果越.我国公共档案馆建设对策探讨[J].兰台世界，2010（10月下），8-9. 作者简介 蒋碧蓉（1973-），女，汉族，湖南省耒阳市，经济师，本科，研究方向：综合档案管理。 |
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