| 标题 | 探析文书档案管理中存在的问题及对策 |
| 范文 | 许中旺 摘 要：文书档案管理是单位管理工作的重要内容，不断提升档案管理质量与效率，也是现阶段提升业务能力和工作水平的关键。但是由于事业单位长期以来，将工作重点放在其他工作方面，对于文书档案管理缺乏足够的重视，也导致现阶段管理工作中存在一些问题。文章首先就这些问题进行了简单概述，随后结合实际工作经验，分别从建立健全管理制度、重视管理人员培训、不断进行技术创新等措施，为新时期事业单位文书档案管理工作的高质量开展提供了参考。 关键词：文书档案管理；技术创新；问题；应对策略 1 文书档案管理的价值分析 文书档案是一种具有保存价值的文件的总称，其主要存在于机关、企业以及其他社会组织的行政管理活动中，主要是在通用文书转化的基础上形成。文书档案管理不仅可将本单位在具体公务活动中形成的文件进行归档，同时也可对已经形成的文件进行清理。在实际进行文书档案管理工作时，必须按照一定的原则与要求进行，这可从根本上实现对文书档案管理的工作科学性以及广泛性的保障。基于上述特点，就决定了事业单位在开展文书档案管理工作时，要摒弃以往因循守旧的思想，主动树立创新意识，在做好管理工作的基础上，充分挖掘档案潜在价值，从而为其他方面工作的开展提供必要的帮助。 2 当前文书档案管理存在的问题 2.1 文书处理与档案管理的衔接不够密切 在文书档案管理工作中，文书工作与档案管理既密不可分又有着本质的区别，处理好文书工作与档案管理的一体化是做好文书档案管理工作的关键所在。因此，在文书档案管理工作的实际操作中，实行一种分体式的管理体系，把文书工作与档案管理统一起来相互配合，这种体系相对来说是一种科学合理的管理制度，但是却在一定程度上分离了文书工作与档案管理，使两者之间出现在某些方面难以有效衔接的现象。究其根源，在现实的文书档案管理工作中，部分文书工作人员缺乏档案意识，而档案专业人员基本不会从事文秘工作，造成了两者在衔接过程中存在脱节现象，从而降低了文书档案管理的质量。 2.2 文书档案管理人员的综合素质不高 新时期事业单位对于文书档案管理工作的要求更加严格，这就要求文书档案管理人员不仅要有较强的职业素养，还要与时俱进的提高技术水平，熟练操作档案管理部门的一些信息化设备。近年来，信息技术在单位经营、管理等方面得到了广泛的应用，档案室也引进了一套信息管理设备，实现了从纸质档案管理向电子档案管理的转变。文书档案管理的信息化，给管理工作带来了极大的便利，减轻了管理人员的压力。但是在信息化管理系统应用过程中，也出现了部分文书档案管理人员由于信息素养不高，不能熟练操作这些办公设备、应用软件的情况。特别是对于一些年龄较大的员工，由于习惯了以往的工作方法，很难转变档案管理观念，也必然会影响到文书档案管理的质量和效率，信息技术的应用优势也就无法体现出来。 2.3 对文书档案管理工作的重视程度有待加强 文书档案管理方式的创新和效率的提升，是一个循序渐进的过程，并且需要单位方面提供必要的人力、物力和财力支持。近年来，为了提高工作水平和研究成果，将工作重点都放在了其他方面，而对于文书档案管理则缺乏同等的重视。例如，档案管理工作人员和其他员工，只是岗位分工不同，并没有高低贵贱之分。但是在人力资源管理上，其他员工的待遇则要优于档案管理人员，包括福利待遇、晋升空间等。这样一来，就容易导致档案管理人员形成不平衡心理，工作中的积极性也会受到影响。 2.4 文书档案管理的方式方法比较落后 随着单位规模的不断扩大和员工数量的增加，文书档案管理的工作压力也随之提升。同时，为了更好的满足管理要求，文书档案管理的方式方法也需要与时俱进的革新，在管理效率和管理质量上做到同步提升。但是目前来看，事业单位关于文书档案管理的方式还比较落后，主要体现在两个方面：其一是虽然引进了信息化管理系统，但是没有定期进行系统维护和更新，特别是像管理软件，如果不定期更新，可能会存在系统不兼容的情况。其二是创新能力不强，文书档案管理人员在工作中形成了固定思路，缺乏创新勇气和创造能力，档案管理工作得不到进步。 3 提高文书档案管理质量的具体对策 3.1 加强顶层设计，为文书档案管理提供制度保障 文书档案管理工作与事业单位工作管理有着密切的联系，必须要引起领导的高度重视。领导人員应当结合单位当前工作开展情况，以及未来一段时间的发展战略，做好文书档案管理的顶层设计，为下一步管理模式创新和管理工作开展提供必要的指导。例如，要尽快制定文书档案管理制度规范，对管理方式、管理人员培训以及管理问题处理等进行明确说明，避免今后文书档案管理出现盲目性和无序性。需要注意的是，在有了一套完善的制度保障后，还要注意将这些制度真正落到实处。定期对文书档案管理工作开展情况进行监督检查，督促管理工作始终高标准开展。 3.2 不断进行技术创新，推动档案管理信息化 新技术的应用，是推动文书档案管理工作高质量开展的核心动力，单位方面也要投入专项资源，引进新技术、新设备，在做好档案管理工作的基础上，进一步挖掘档案潜在价值。例如，每年编制预算时，可以单独为档案管理列出一项，以保证文书档案管理信息系统能够得到较好的维护。包括硬件设备的定期维护和更换，软件系统的定期检查和升级等。其他部门也要配合档案管理部门，做好信息技术对接工作，通过加强信息技术的沟通和联系，方便档案管理部门动态获取各部门的信息，经过筛选后将有保存价值的文件留存下来，形成档案，这样也减轻了分批次收集文件的压力。 3.3 定期开展培训，提升职工档案管理水平 除了引进新技术、新设备外，还需要配套做好档案管理人员的技能培训工作，只有熟练掌握信息技术的操作技巧，才能发挥信息技术的应用优势。首先，要求从思想上加强重视，关注档案管理人员的发展。定期开展培训活动，例如为档案管理人员开办专题讲座，或是每年选派几名优秀的青年档案管理人员，进修学习等。这样不仅使得档案管理队伍的整体素质得到了提升，更好的服务于文书档案管理工作，而且也激发了档案管理员工的积极性和进取心，对于档案管理工作今后的开展也有很大的帮助。 3.4 多种手段深入挖掘文书档案的潜在价值 事业单位的日常运营中产生大量的文件资料，经过筛分后，有保存价值的文件经过整理后，形成档案进行保存。因此，对于文书档案，不仅要做好保存和管理工作，保证文书档案的完整性，更重要的是要充分挖掘这些文书档案的潜在价值，这样才能发挥文书档案管理的实际效用。单位领导要提供多方面的支持，充分挖掘和利用文书档案，为日常工作的开展提供必要的借鉴和参考。此外，对于那些具有一定保管期限的文书档案，在失效后也要按照相关流程销毁处理。 4 结语 文书档案管理越来越受到了事业单位的重视，针对现阶段文书档案管理工作中存在的客观问题，就要求单位能够立足自身情况和工作需要，制定更加完善的应对策略。通过不断进行管理技术创新、引进新的管理设备和开展管理人员培训等措施，推动文书档案向高质量、高效率方向发展，也为今后工作的开展奠定基础。 参考文献 [1]梁巧玲.县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理规范化探讨[C].软科学论坛——公共管理体制改革与发展研讨会论文集.2014：50-50. [2]牟忠美.事业单位文书档案现代化管理的工作现状及改善措施[C].决策论坛——基于公共管理学视角的决策研讨会论文集（上）.2015. |
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