| 标题 | 发挥档案工作促进学校管理规范化的作用 |
| 范文 | 摘 要：本文探讨了档案管理工作对促进学校管理规范化的具体作用，论述了档案管理部门主动作为，服务学校中心工作的重要性。 关键词：档案工作；学校；管理规范化 基金项目：本文为北京电子科技职业学院校级课题“高职院校档案资源建设与利用研究”（项目编号：2018Z002-092-SXY）成果之一。 档案管理是体现学校管理水平、教育教学水平和社会服务综合实力的重要指标，也是学校文化建设的重要内容。档案工作虽然重要，但是在学校受重视的程度有限，各部门主动配合落实档案工作的情况也不普遍。事实上，档案工作有其程序严谨、流程规范、体系完整等特点，细致扎实地落实好档案工作，对提高学校管理规范化水平也有着积极重要的促进作用。 1 档案管理工作对促进学校管理规范化的作用 1）促进部门完善工作制度。学校档案管理部门加强档案收集整理工作的落实有助于促进部门完善工作制度，不断提高工作管理的规范化。档案收集整理有赖于学校各部门对档案工作的配合，但是，档案管理部门也不应仅仅坐等各部门主动配合，而要积极参与各部门档案工作制度建设，制定声像、实物档案的归档制度，为各部门提高档案管理的专业化指导，这样既有助于促进各部门完善工作制度，提高工作实效，又能为档案工作有效落实提供制度保障。特别是教学、科研、资产、基建、继续教育等档案形成重点部门，如果档案管理部门能够深入研究各部门具体工作内容，并结合档案管理专业要求协助他们制定部门归档工作制度，明确归档内容，规范归档流程，将会对各部门提高归档工作效率打下坚实基础。 2）促进部门细化工作内容。学校档案管理部门通过明确和细化各部门归档范围，可以有效促进各部门岗位工作细化分工，使各岗位工作职责更加明确，便于工作顺利开展。部门归档范围既是开展档案收集工作的基础，也是帮助各部门细化工作内容的有效抓手，特别是一些高职院校，很多部门负责人缺乏档案基础知识的培训，档案意识有待强化，由其自定部门归档范围往往不得要领，如果采取档案管理部门提供归档参考范围与各部门确认归档范围结合的方式，就可以发挥档案管理部门在专业知识方面的长处，为各部门细化岗位工作内容提供有效的信息服务，帮助各部门负责人对所辖各工作岗位的具体工作内容形成更细致全面的理解，同时也便于后续各部门档案收集工作的开展。 3）促进加强岗位工作规范。档案工作覆盖面广，涉及到学校各部门各岗位的工作人员，但事实上各岗位人员素质参差不齐，工作意识工作能力千差万别，难以用统一标准衡量优劣。但是如果能够严格履行归档制度，就可以从归档工作的角度统一提高各岗位工作的规范化水平。因为档案管理的归档移交环节是一项程序性、标准性要求非常高的工作内容，要求各岗位工作人员的归档材料按照统一要求完成归档，均需对归档材料逐一整理、编码、装订，并形成移交清单提交相关人员确认无误后完成归档。档案工作的这个环节具有长期性、重复性、标准化的特点，客观上对各岗位工作人员在思想意识上形成规范化工作标准的强化，这一规范化意识又会潜移默化的辐射到岗位工作的其他领域，从而不断提高岗位工作人员整体规范化工作水平。 4）促进员工强化责任意识。对工作材料整理归档是完成岗位工作的标志环节，但是由于很多院校对归档工作重视程度不够，很难做到材料及时归档。特别是由于轮岗、退休、离职等情况的存在，甚至会出现人员离岗同时工作材料未存的严重问题，对完整记录本部门重要工作造成难以挽回的损失，更不利于学校档案管理工作的落实。因此，归档工作对促进员工提高责任意识提供了现实条件，通过档案工作部门对各部门档案归档工作的强化要求，明确各部门不同岗位需要归档的具体内容，可以帮助各部门各岗位工作人员进一步明确工作内容和工作标准，另外，归档材料的齐全度、及时性、完整度也为岗位考核提供了客观依据，能够强化岗位工作人员的责任意识，提高工作考核的针对性和合理性。 5）促进部门之间深度沟通。档案管理涉及到学校各个部门工作，在归档过程中难免出现部门材料交叉错综的情况，例如学校教学档案不仅涉及教务管理部门，也涉及各二级学院教学部门，学生档案则需要学工部门、招生就业部门、各二级学院等共同参与，此时，由档案管理部门从材料归档角度主动联系相关部门进行沟通协调，可以有效增进部门之间的深入沟通，并避免档案材料重复归档，为档案工作人员减轻负担。 6）促进部门深化工作研究。档案编研工作的主体是档案管理部门，但是所需信息来自各档案形成单位，各档案形成单位提交的信息数据质量越高，档案编研形成的信息服务材料可参考价值就越大。通过开展档案编研，可以发现各部门在归档信息方面存在的问题，档案管理部门把这些问题及时准确地反馈给相关部门，将促进各部门在归档材料及信息数据的科学性、准确性等方面不断提高工作水平。 2 主动作为，发挥档案管理促进学校管理的能动性 1）档案管理部门要树立全局观和主动作为的思想。档案管理不能被动等待其他部门的配合，要把握工作的主动权，从专业档案管理的角度引领指导各部门开展档案工作，主动为其他部门落实档案工作提供便利。要主动分析学校年度重点任务与档案收集直接的关系，与各部门逐一联系归档工作，明确归档具体工作职责、工作要求和归档时间等信息，协助各部门推进归档任务的落实。要随时关注学校发生的重要事件和举办的重要活动，及时与相关部门兼职档案员联系，提示需要归档的材料内容，协助督促及时归档。要主动协调不同部门或不同岗位的归档工作，及时解决在归档过程中的职责划分等问题，促进归档问题及时有效地得到解决。 2）档案管理部门要积极提高档案工作队伍专业化水平。很多学校的档案管理工作人員都缺乏档案专业学习背景，为了能够对其他部门归档提供准确有效的帮助和指导，就需要从自身做起，一方面加强档案专业知识的学习，较为系统地掌握档案专业知识，了解档案管理工作的发展动态，学习档案数字化、信息化的工作要求，提高档案管理的专业化水平；另一方面在主动服务中发现问题解决问题，不断积累具体工作方法和工作经验，加强对具体归档工作进行指导的前瞻性和实用性；还要根据各部门工作内容的不同对兼职档案人员进行个性化培训，提高其档案意识，形成档案思维，帮助他们解决在归档工作中遇到的具体问题，切实为其他部门落实档案工作提供业务保障。 3）档案管理部门要是创新开展档案编研工作。档案管理的最终目的是服务学校中心工作，服务学校创新发展。档案管理部门要结合学校特点创新开展档案编研工作，充分挖掘档案数据信息，为学校教学、科研、社会服务、国际交往、文化建设等方面提供综合数据，为学校各部门全面掌握本部门工作动态发展提供信息服务支持。例如北京师范大学档案馆结合改革开放四十年编撰了学校四十年招生数据图表和校园风貌对比图，形象地展示出四十年来学校面貌的变化和人才培养模式的变化。又如清华大学档案馆结合纪念中国共产党成立95周年推出了“党在清华园”专题档案资料展，对深入理解清华精神呈现了丰富载体。这些档案编研工作为我们结合学校特点创新档案编研活动提供了有益的借鉴。 参考文献 [1]周毅，网络信息存档：档案部门的责任及其策略[J].档案学研究，2010（1）：70-73. [2]齐建军，试论档案工作中的权利因素[J].档案管理2016（1）：19-21. 作者简介 王琴（1973-），女，汉族，河北人，硕士，高级讲师，北京电子科技职业学院综合档案室主任，研究方向为档案学与档案管理。 |
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