| 标题 | 基于EDI的管理信息系统数据交换问题研究 |
| 范文 | 周艳 吴雷 [摘要]为解决传统数据交换存在成本高、效率低的问题，本文在对不同数据处理方法比较分析基础上，对企业如何利用EDI技术实现数据交换进行了设计。研究认为EDI技术可更好地提高企业信息系统数据处理能力，在未来的电子商务领域中应用前景广阔。 〔关键词〕EDI；信息系统；数据交换 ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０３．０１６ 〔中图分类号〕Ｇ２０３ 〔文献标识码〕Ａ 〔文章编号〕１００８－０８２１（２０１１）０３－００６７－０４ Research on the Data Exchange of Management Information System Based on EDIZhou Yan Wu Lei （Library，Jinan University，Jinan 250022，China） 〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕To deal with the problems about high cost and ineffective of traditional data exchange,based on the comparative analysis of different data processing technology,this article designed the methods of data exchange using the EDI technology.The research results EDI can improve the information data processing ability of corporation,EDI will get a very wide application prospect in the area of E-Commerce. 〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕EDI;information systems;data exchange 企业在生产经营活动过程中往往需要涉及很多不同的应用管理系统，如仓库管理系统、考勤管理系统、绩效管理系统、销售与客户管理系统等，这些不同的系统又可能分散于不同的组织部门与机构，这就需要各个应用系统之间的相互配合。如果现实中无法在各个应用系统之间进行数据的有效传递，势必会造成数据的多次变换，甚至手工重复录入。这不仅会造成人力、物力与财力上的浪费，而且降低了信息在企业内的传递效率，还可能在多次变换数据时引入错误［１］。造成这种状况的原因一是因为企业中没有一个统一的数据结构，二是没有一个统一的信息交换机制，从而使各个应用系统间不能共享信息。以商业领域的商品交易活动为例，假设一个零售企业需要向供应商订货，基本的流程如下：其先把订货信息生成并传递给供货商，供货商在对客户的订货信息进行审核后，把经过批准的订货信息传递给供货商仓库，仓库生成出库信息，送货人员根据出库信息从仓库提货后给客户送货，零售商生成自己的收货信息，然后在供货商的送货单上签字，交由送货人员带回。供货商仓库把送货信息交给财务部门，财务部门生成应收款项。零售商对供货商的应收款项和自身的应付款项核对无误后，给供货商开具支票或者现金，然后供货商给零售商开具发票。这一商品交易过程虽然非常普通，看似简单，但因为需要在供货商和客户之间传递多种、多次的票据信息，如完全采用手工完成，会出现一系列的重复录入、重复检查与核对操作。这一过程要求严谨、认真，避免出现差错，否则整个流程可能会出现信息差错，交易双方甚至遭受一些不必要的损失。 上述的信息流转问题，可以划归入两个基本的领域：企业应用集成与电子商务［２］。对上述问题的解决可以用分布式数据库技术、电子数据交换技术、分布式处理技术与软件代理技术几种方式。从现代技术发展看，解决问题的一个简单可行并且适应性广泛的方法是电子数据交换技术（简称EDI）。利用EDI通过在不同系统之间传递预定义的结构化数据，以实现不同应用系统之间的数据共享，以此来减少重复的手工操作，提高信息传递的速度与信息处理的效率，则不但可以减少业务处理的差错率也能降低企业的运行成本。 １ 数据交换时需要解决的问题 由于不同系统在功能和结构上存在着一定的差异性，相关数据在交换时往往存在一定问题。这样就要求在交换时必须消除系统差异带来的影响，保证系统顺利进行，实现系统间的顺利交换。系统间的交换主要应解决以下几个方面的问题： １.１ 前期准备工作 不同系统在功能、结构上的差异基本上表现在各个系统硬件所处环境、软件的体系结构、数据结构、交易方式以及前台操作和业务管理等诸多方面，因此，不同系统之间的数据交换不仅仅是要从技术方面解决问题，还应当对由于上述不同因素造成的管理、技术问题做好相应的准备工作，才能使工作顺利进行，所以做好前期准备工作是数据交换的前提。一般情况下，系统交换前期准备工作由业务准备工作和技术准备工作两个方面构成：业务准备工作是按照实施方案的要求进行数据交换前的管理方面的准备工作；技术准备工作是按照实施方案的要求进行数据交换前的技术准备工作，一般包括骨干网络系统的改造、安装，以及对系统主机的硬件、应用系统的调试等工作。这两种前期准备工作对于企业数据交换重要而又必须，直接影响到数据交换工作的整体效率与效果，因此应首先解决、处理得当。 １.２ 数据准确性 系统数据交换的目的是通过不同技术方法让信息、数据在不同系统间能够可靠、准确、高效地相互传递。其中最为关键的是数据的准确性、可靠性，在保证准确的前提下，实现高效传递。实践中，造成数据传递出现误差的原因可能有很多，其中常见的是由软件数据检查模块和数据校验模块不足造成的。数据检查模块的作用是在数据转换前对将需要转换的数据进行检查，以保证数据转换系统的数据准确无误，而要保证数据准确无误，就必须在数据正式转换之前反复多次进行数据检查，以避免出现严重问题；数据校验模块的作用主要是对上传到系统的数据进行数据校验，以保证上传到系统的数据的正确性。这两个模块对于保障交换数据的正确与准确具有极为重要的作用，可以说是数据交换的核心任务，应充分重视。 １.３ 技术问题 我们知道，在过去很多企事业单位常采用Foxpro数据库进行系统管理，但后来由于数据量的不断增长，以及管理复杂性、多样化的耗散特征，更多的企事业单位开始采用ORACLE等大型的数据库。同时我们相信，随着技术的进步，新的管理信息系统将随之出现，不可避免地取代原有的运行系统，这一速度在IT时代可能是非常快速的。但是，如果企业采用的系统应用软件不同，由于不同系统数据的格式差别明显，势必导致不同系统的数据无法有效共享。如此一来，不同系统的数据就各自成为孤立的“信息孤岛”［３］，对于企业来说，由于技术及实力原因，不太可能将所有数据集成一个系统，因此就必须时时进行不同系统间的数据交换，这种情况同样造成数据转换的准确、效率、及经济效益问题，所以系统软件的不同也是造成数据交换问题的一个重要因素。 ２ 数据交换传递的主要方法 ２.１ 传统数据交换传递方法 较为传统的信息交换与传递方法是用大量的人力进行手工操作，这往往导致大量的人力重复劳动，这已经随着时代发展而渐被淘汰。而如上文所述，即使企业采用了信息交换系统，但如果不能实现系统的集成化，而只是各自为战，那么由于信息系统之间采用数据库的不同，会导致相同的信息无法在不同信息系统中实现传递和共享［４］。例如在某企业内部有一个购销系统和一个PDM(产品数据库管理)系统，在企业生产经营活动中，销售人员需要知道某种产品的型号，而产品的参数储存在PDM系统中，销售人员如果要得到这种产品的参数，就需要产品部门把在PDM系统中的数据传递到购销系统，为了实现这一目的，传统的数据传递做法是将相关的数据从PDM中提取出来并打印到纸面上交给销售人员，再由销售人员将这些信息录入到购销系统中去。基本的信息交换流程如图１所示： 图１ 企业内部的系统之间传统的信息交换图 ２.２ EDI数据交换 ２.２.１ EDI数据交换工作原理 EDI，即电子数据交换，英文全称是Electronic Data Interchange［５］，是数据交换双方或多方之间通过电子数据网络，按统一的标准在不同的计算机系统之间进行数据交换和信息处理。EDI将订单、发票、货运单等商业文件，将数据按统一的标准制成计算机能识别和处理的数据格式。 EDI有3个基本组成要素：首先是应具备通信网络这一基础条件，这是EDI系统必不可少的组成部分；其次，为实现EDI系统的功能，必须设计和开发相应的 EDI软件；再者，EDI的标准化，在EDI技术构成中，标准起着核心的作用。不论是EDI技术标准中的EDI语言标准还是载运信息语言规则的通信标准都应按照国际标准进行格式化，同时也要符合计算机网络的传输标准。常见的EDI系统间数据交换如图２所示： 图２ EDI系统之间的数据交换 （1）文件的格式化和标准化处理：用户首先将原始的纸面商业和行政文件，经计算机处理，形成符合EDI标准的、具有标准格式的EDI数据文件。 （2）传输和交换：用户用自己的本地计算机系统将形成的标准数据文件，经由EDI数据通信和交换网，传送到登录的EDI服务中心，继而转发到对方用户的计算机系统。 （3）文件的接收和自动处理：对方用户计算机系统收到发来的报文后，立即按照特定的程序自动进行处理。 ２.２.２ 企业内部系统EDI方式的信息交换 EDI不仅可以实现企业间的信息传递与交换，提高交易效率。同时，EDI在企业内部同样有着较大的作用，可以实现在内部不同系统间的信息共享，降低内部成本，提高效率。EDI内部信息交换过程中需要先将电子文档从信息系统中导出，再将导出的数据导入需要导入的信息系统［６］。一般情况下的EDI内部系统的工作流程如图３所示： 图３ EDI在企业内部信息传递图 （1）发送方从信息系统数据库提出需要传递的信息数据，然后转换成平面文件； （2）将平面文件转换为标准的EDI报文，再组成EDI信件； （3）将EDI信件拆开，然后翻译成为平面文件； （4）将平面文件转换，然后再送到接收方信息系统中进行处理。 ２.２.３ EDI方法的优点 因为EDI能够把企业间的商业信息，转换成标准化、规范化的文件格式，并通过网络在不同计算机之间，用电子信息方式直接交换与传递，整个信息交换过程无需大量人工介入和纸质文件，相对传统的信息与传递方式，EDI用计算机网络数据交换取代传统贸易所使用的各种单证、票据，不仅避免了数据的重复录入，节约办公费用，同时也提高了信息处理的准确性，降低差错率；同时，EDI系统的大范围使用使得企业间交易时间大大缩短，降低了企业库存和成本，提高了企业运营及资金周转效率，提高了企业经济效益。 同时，EDI的采用可以大大提高企业管理和服务质量，实践中如果将EDI技术与企业内部的仓储管理系统、自动补货系统、订单处理系统等企业MIS系统集成使用，则可以实现各种单证的快速交换和处理，简化采购程序、减低营运资金及存货量、改善现金流动，也使得企业可以更快地对客户的需求进行响应，提升服务质量。 ３ 利用EDI技术实现数据交换的设计 ３.１ 总体分析 假设在某企业内部，有多个应用系统，例如PDM、ERP、CRM、供应链管理（SCM）等。业务发展使一个系统产生新的数据，其它系统可能需要系统中的这些新数据，就需要把数据从这个系统中转移到其它多个系统中，但往往因为不同的数据库中表的结构不同，数据不能自动从一个系统转到另一个系统，这就造成了系统中常见的“信息孤岛”。要有效地利用这些孤岛中的数据，通常的解决方案有两种方法：（1）将多个系统集成为一个系统，就是把所有的数据都保存在同一个数据库中；（2）采用数据交换的方法。 若采用第一种方案会有很多的不足，不但大大增加系统开发的难度，而且会增加自然开发成本，同时还会大大降低系统的可维护性。因为随着企业的发展以及社会、市场的变化，一个企业的业务肯定会变化。这就要求整个系统随之改变，这肯定是一件头疼的事。总之，若采用第一种方案，不但将大大降低系统的可靠性、可维护性，而且大大提高系统的开发、维护的成本［７］，这种开发是得不偿失的。 第二种方案就是把各种业务分开，让其各自成为一个系统。这样做的好处是在对各个系统进行分析、设计的时候，不必过多地考虑业务之间的联系。采用传统数据交换的方法显然无法满足企业对市场迅速反应的需求，所以绝大数企业都采用电子数据交换的方法。企业只要在有数据交换需要的系统之间，设置一种公共的信息格式，以便使要导入的系统能够识别即可。由于当前的EDI的标准很多，所以能够满足大多数企业的业务需求。例如国际上比较通用的标准UN/EDIFACT，特点是大而全。虽然大而全的特点能够满足大多数企业的业务需求，但是也造成了很多无用的内容，因为这样不仅加大了开发的难度，而且消耗了大量的系统资源。其实，在企业内部进行数据传递时，也可以自己定义一种格式，只需将需要交换的数据以较好的方式组织起来即可。比如：采用Excel格式，它的好处是有很好的可读性。如果采用Excel格式，不但业务人员可以将它作为报表，交给相关人员参阅，而且作为一种全球通用的格式，Excel在各种系统中都可以有很好的读写功能。实际上，目前大多数企业都是这样做的。 ３.２ B/S开发平台 ３.２.１ B/S开发模式的优点 B/S结构（Browser/Server），是客户端采用浏览器运行软件，即采用浏览器／服务器结构。B/S最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件，只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端零维护，系统的扩展非常容易。其实和我们平时上网浏览网页是一样的，甚至通过电话线也可以运行软件。当系统维护、升级的时候，B/S结构的软件所有的维护、升级工作不需要维护升级客户端，所以工作都只在服务器上进行［８］。服务器升级后，客户端就能获得最新版本的软件。 ３.２.２ C/S结构与B/S两者比较 相对于更早的文件服务器来说，C/S（Client/Server）结构的确有了很大的进步。但C/S结构与B/S相比，C/S结构有明显的缺点和不足。 （１）B/S比C/S维护起来更加方便。由于C/S一般建立在专用的网络上，局域网之间再通过专门服务器提供连接和数据交换服务，虽然对信息安全的控制能力很强，但由于C/S结构的每一个客户端都必须安装和配置相关软件，所以一旦系统要有所改动比如升级，每一个客户端都要改动。同时，由于其特有的整体性，在出现问题时必须整体考察，这给问题的处理以及系统升级带来了难度，有时可能需要再做一个全新的系统。而如果是B/S结构，就不需要对客户端进行重新安装和维护了，遇到上述问题时，B/S结构的系统维护员只需将服务器的软件更新到最新版本。而其他客户端的用户，只要重新登录系统就能使用最新版本的软件了。 （２）B/S比C/S的成本低。一般情况下B/S采用的是三层结构，而C/S软件采用两层结构，在三层结构中，用户有需求发送到客户端，然后客户端再向服务器提出请求，应用服务请求数据库里的数据，数据库返回数据，然后应用服务在将数据进行计算后，再将结果提交给客户端，最后客户端将结果呈现给用户。 图５ 三层结构示意图 在两层结构中，首先用户有需求发送到客户端，然后客户端向数据库服务请求提取数据，得到请求数据库将数据返回给客户端，最后客户端将数据进行处理后再将结果呈现给用户。 图６ 两层结构示意图 事实上三层结构要优于两层结构，原因是两层结构中的客户端参与运算，这就要求客户端的配置较高。但是由于三层结构中的客户端并不需要进行运算，只需要在接收用户的请求后返回最后的结果，所以三层结构对客户端的电脑配置要求是比较低的。 （３）如果采用B/S结构，服务器到客户端传递的只是数据量很少的最终结果，这样用电话线也能够胜任。但是采用C/S两层结构的话则不行，原因是如果使用电话线则可能会使传输数据的速度太慢而不能接受。如果采用三层结构的B/S，提高系统配置的时候，只需提高服务器的配置，这样就可以降低客户端的配置。增加一台服务器就可以省下几十台客户端机器的费用，这样就可以降低总成本。 （４）数据安全性比较。由于C/S结构的软件数据分布在各个客户端的服务器，各个客户端可能分布在不同的地区，不同地区的安全性不敢保证，一旦发生火灾、盗抢、或者地震等，就会造成数据流失。另外，由于C/S结构的软件必须在各地安装的服务器之间进行数据同步。这样，每个数据点上的数据安全就会影响整个系统的数据安全。所以，对于大型的企业甚至一般的中型企业，C/S结构软件的安全性是令人担忧而且是不能接受的。对于B/S结构的软件来讲，将其数据集中存放于总部的数据库服务器，确保一点的安全是可以做到的。而且因为客户端不保存任何业务数据和数据库连接信息，任何人要想获取数据库信息只能去总部的数据库服务器，所以数据的安全性也就得到保障。 ３.３ 企业内部系统电子数据交换过程 图７ 整个操作过程图 关于系统与系统之间的数据交换，本文假设在一个PDM系统中，企业要采购一批产品而产品的信息储存在PDM系统中，此时要保证采购顺利进行首先就要为采购管理系统中导出这批产品的参数，以此为例来说明关于企业内部系统电子数据交换的解决方案。假设企业的PDM系统保存着很多产品的数据，此时由于生产需要，企业要购进一批产品，为保证送到的产品是正确的，企业就需要在采购时说明此批产品的各种参数。实际操作时，操作员需要把产品的各种参数从PDM中导入采购系统中。在上面的总体分析中，综合考虑本系统如果采用Excel作为中间载体来传递数据的话是比较合适的，接下来的问题就只需要解决变为如何导出和导入Excel了。 图８ 公司内部电子数据交换处理的流程图 按照上面的分析本系统采用了B/S的开发方式，这样客户端仅仅是一个没有计算功能的浏览器，所以所有数据的处理都集中在服务器端。因为客户端没有计算功能，所以在导入时就需要把要导入的电子文档从客户端上传到服务器端，然后再对电子文档的格式进行校对，只有格式正确才能再对数据进行读取处理，最后保存到数据库中。 ４ 结 语 目前，许多国际和国内的大型制造商、零售企业、大公司等都已经普遍采用EDI技术，而且当这些企业评价新贸易伙伴时，是否具有EDI能力是一个重要评价指标。因此，采用EDI是企业提高竞争能力的重要手段之一。随着越来越多的企业使用EDI技术进行电子数据交换，它们的业务处理速度和能力将会不断增强，对市场的反应速度也会不断提高。同时，EDI技术自身也会在与包括Internet技术在内的其他先进技术不断融合的过程中，不断为用户提供更灵活、多样、简便的使用方式，使其自身拥有更广阔的电子商务服务领域。 参考文献 ［１］李永良.数据迁移:在新旧系统中切换［Ｊ］.中国计算机用户,2006,5(23):11-13. ［２］萨世煊,王珊.数据库系统概论［Ｍ］.北京:高等教育出版社,2001:30-35. ［３］王正,陆菊康.基于Net Web服务模型的流通EDI系统的设计与实现［Ｊ］.计算机工程与设计,2004,25(12):85-87. ［４］贺伟国.Web Services在宁波港口EDI中的应用研究——海关查验平台系统分析与设计［Ｄ］.上海:上海海事大学,2006:3-25. ［５］闫成芳,袁捷.基于Web服务的EDI系统的事务处理［Ｊ］.计算机应用与软件,2005,22(7):134-135. ［６］乔彦伟.基于Web Services的电子采购支持系统的研究［Ｄ］.合肥:合肥工业大学,2005:29-44. ［７］彭德巍,李晶,贺贵明.新旧信息系统中数据转移研究［Ｃ］.全国第十一次微计算机学术交流会，1998:1-15. ［８］M.Unitt,I.C.Jones.EDI-The Grand Daddy of Electronic Commerce［Ｊ］.BT Technology Journal，2001,17(3):17-22. |
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