| 标题 | 科技查新中参考文献著录技巧解析 |
| 范文 | 张霞 谭黎娟 周蕊 收稿日期：2011－06－10 〔摘要〕在比较分析国内外在线数据库题录输出接口及导出方式的基础上，以CNKI中国知网学术文献总库期刊文献的输出格式及参考文献管理软件NoteExpress为例，详细分析了在线数据库期刊文献输出、NoteExpress题录信息导入过程及导入后题录信息的输出情况。并通过NoteExpress软件的“在线更新题录”功能及修改输出样式的方式完善了科技查新检索结果的题录信息。 〔关键词〕科技查新；参考文献； 题录信息；NoteExpress；在线更新；样式 DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．08．033 〔中图分类号〕G252.62 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2011）08－0134－04 Descriptive Skill Analysis of Referneces for Sci-tech Novelty Retrieval Zhang Xia Tan Lijuan Zhou Rui （Library，China University of Mining and Technology，Xuzhou 221116，China） 〔Abstract〕Based on comparison and analysis of output and export method of bibliographic record in on-line database at home and abroad,the paper carefully analyzed the output format of on-line database,importing progress of bibliographic record in NoteExpress and the export of bibliographic record after importation,taking the output format provided by CNKI and the reference management software NoteExpress for examples.Bibliographic record was perfected for Sci-Tech novelty retrieval through“update bibliographic record online”function and modifying export style. 〔Key words〕sci-tech novelty retrieval;references;bibliographic record;NoteExpress;on-line updating;style 参考文献题录信息的获取与处理是科技查新工作的必要环节。《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范（试行）》（教技发中心函［2009］105号）中检索结果2.10.2明确提出：“将密切相关文献的基本信息（如：作者，篇名，刊名，年代，卷-期-页或网址等）按规范格式（GB/T 7714—2005）或当前数据库的输出格式列出。［1］”参考文献管理软件的出现为我们规范、高效地著录参考文献题录信息提供了解决之道。Endnote、NoteExpress、Biblioscape、Reference Manager、NoteFirst便是其中的几款专业级别的文献检索与管理系统，能够通过各种途径搜索在线数据库（含互联网）下载，管理文献资料和论文，并能嵌入MS Word环境使用，在使用Word中输出各种格式化的参考文献信息。因此，在进行科技查新时可以将参考文献管理软件作为一种文献信息整理平台，为科技查新人员的工作模式提供新的思路和方法。 1 科技查新参考文献管理解析 1.1 查新报告参考文献题录信息著录方式 所谓题录是指检索类刊物中描述文献外部特征(题名、着者、出处等)的条目。一种文献着录的结果。将一系列题录有序排列，即构成“目录”或“文献通报”［2］。查新报告参考文献题录信息著录一般由以下3种途径生成。第一，逐字段输入生成参考文献题录列表。直接从网页上拷贝检索结果到文本文件，再从文本文件把题录信息按照查新工作站要求格式逐字段复制粘贴［3］。由于不同数据库的查询结果网页格式都是不同的，而字段名称、字段排列顺序、显示格式和标点符号等都存在很大的差别，因此这个过程不仅繁琐而且容易出错。第二，逐条输入生成参考文献列表。目前，很多数据库都提供了参考文献题录的输出接口，如：CNKI中国知网学术文献总库检索结果保存选项有“查新（引文格式）”； 万方数据检索结果保存选项有“参考文献格式”；维普资讯数据库结果保存选项有“引文标准格式显示”。通过各个数据库提供的与查新报告参考文献著录格式相似的输出接口，可以把参考文献题录信息保存成文本文件后使用。这种工作方式比第一种著录方式效率有明显提高，但是这种数据库提供的输出格式并不完全符合查新报告的撰写格式。如有的参考文献著录格式中存在页码缺失的问题，有的文献作者之间分隔符不准确等，这些都需要手工进行微调。其次，不同检索途径和不同检索策略下的检索结果既有重复也有差异，同样存在手工去除重复题录及逐条录入参考文献的机械性操作。第三，批量输入生成参考文献列表。借助参考文献管理软件可以一次批量生成与查新课题相关的参考文献列表；同时，可以去除不同检索途径及检索策略下生成的重复题录等。显然，这种著录方式可以减少工作量，极大的提高工作效率。 1.2 在线数据库题录信息输出接口比较分析 参考文献管理软件虽有在线数据库检索功能，但是没有专业检索方式的设计，不支持检索式检索。因此，对于专业查新人员来说最为常用的工作方式是进入各数据库进行检索式的专业检索，再把选择的检索结果批量导入到文献管理软件。在导入文献题录信息时，最为关键的是要把数据库的输出格式与软件的过滤器正确匹配才能顺利导入，否则会有错误的提示信息。目前，国内数据库如CNKI中国知网学术文献总库、万方数据和维普资讯数据库均提供了各种参考文献管理软件的输出接口；国外数据库如SCI数据库、EI数据库、Elsevier数据库也均提供了与参考文献管理软件输出链接。文献题录信息导出时可以先保存为本地文件，也可以直接复制到剪贴板，再通过选择对应匹配的过滤器导入到参考文献管理软件。 1.3 NoteExpress软件题录信息导入途径及输出列表比较分析 下面以CNKI中国知网学术文献总库期刊文献的输出格式及NoteExpress参考文献管理软件为例，详细分析在线数据库期刊文献输出、NoteExpress题录信息导入过程及导入后题录信息的输出情况。根据国家标准《文后参考文献著录规则GB/T 7714-2005》附录A的A.7的示例：“李炳穆.理想的图书馆员和信息专家的素质与形象［J］.图书情报工作,2000(2):5-8.”和附录A的4.2.2的示例：“李晓东，张庆红，叶瑾琳.气候学研究的若干理论问题［J］.北京大学学报:自然科学版,1999,35(1):101-106.”［4］。在CNKI中国知网学术文献总库查找到文献后，选择记录保存。在输出题录时选择RefWork、EndNote和NoteExpress 3种方式，输出样式选择“中华人民共和国国家标准GB 7714-2005”。对比分析发现，Refwork格式导入NoteExpress软件后，题录信息缺少“页码”字段，“作者”字段中显示的作者之间没有分隔符。NoteExpress格式导入NoteExpress软件后，题录中虽然有“页码”信息，但在“细节”显示中，没有“摘要”和“关键词”字段，作者顺序及作者拼写方式也存在错误。EndNote格式导入NoteExpress软件时作者顺序及作者拼写方式也有误。3种方式导入的题录均缺少“卷数”信息。综合以上几种显示结果分析，导入的结果均存在题录信息不完整或错误的弊端。 2 解决方法 文献题录信息的导入方式直接影响到检索结果的存储和记录，而对参考文献信息的筛选分析也都是以导入题录为基础的。如果不能顺利快速的导入题录信息或者导入的题录信息不全面，不仅会直接影响到查新的工作效率，而且容易让人产生消极情绪，甚至会放弃使用功能如此强大的软件。 针对以上期刊文献导入后题录信息不完整或错误的问题，有文献指出可以通过创建查新格式的过滤器的方法［5］。但NoteExpress软件的新建过滤器过程涉及计算机专业知识——正则表达式，稍嫌麻烦。笔者在实际工作中发现采用NoteExpress软件的“在线更新题录”功能及修改输出样式的方式可以高效的解决此类问题。 2.1 “在线更新题录”功能 选择“检索——在线更新题录——自动更新”，连接数据库选择“CNKI中国知网”，“查找更新——应用更新”后即可完成所选期刊文件的更新。此次更新后对比发现，题录信息中仍然缺省“卷数”字段。这是因为CNKI中国知网提供的题录信息不带有“卷数”字段。根据国家标准《文后参考文献著录规则GB/T 7714-2005》，著录期刊中析出的文献时，在期刊每年只出版1卷的情况下，著录文后参考文献时可以只著录年份、省略卷号。例如GB/T 7714-2005附录A的A.7的示例“［1］李炳穆.理想的图书馆员和信息专家的素质与形象［J］.图书情报工作,2000(2):5-8”，就省略了卷号。经查，《图书情报工作》是设卷的，且1年出版1卷，2000年时为第44卷，省略了卷号并不影响对文献的查找；但是，对于1年出版多卷的期刊，其卷号不得省略［6］。笔者在实际工作中发现，维普数据库可以提供完整的题录信息下载，尤其是在“卷数”和“页码”字段上信息比较全面。CNKI与维普的来源期刊有很多是相同的，重复率在51%左右［7］。因此，要想字段获取“卷数”信息，可以在自动更新题录时，在自动更新选项卡“连接数据库选择”中选择“维普资讯网”。如果找到相应题录信息，“应用更新”即可自动获取“卷数”信息。在“维普资讯网”进行题录信息更新后，文献题录获取了“卷数”信息，但是，当有三位及三位以上的作者时，作者名拼写就会出现错误。为了进一步完善作者信息，需要再次选择“CNKI中国知网”数据库进行题录更新。此次更新后的题录信息已经完全符合国家标准《文后参考文献著录规则GB/T 7714-2005》的规范格式。 2.2 修改输出样式 笔者在实际应用中发现，题录更新后，前3位作者的信息很完整，对于有4位或4位以上的作者均用“等”省略了。但是对于科技查新来说，每一位作者都可能是查新课题的参与者，这就需要明确参考文献的所有作者。这就需要在“样式编辑器”中对样式——“中华人民共和国国家标准GB 7714-2005”进行输出样式的编辑。选择“题录”中“作者列表”字段，在“english”和“chinese”选项卡上选择“列出所有作者姓名”即可。输出样式修改后，需要另存为新的样式文件名和新的样式名称，例如保存成“查新GB7714-2005”，以方便选择调用和导出使用。 2.3 已有全文文献题录导入与更新 在只有全文文献的情况下，可通过以下方法在NoteExpress软件中高效的完善题录信息。 选择“文件——导入文件”，在选项卡中选择添加文件或目录，选择好文献类型（如期刊文献）后导入。这样所有文件都会以选择好的文献类型方式并带有全文链接导入到相应的题录文件夹。这种方式导入的题录信息只带有“标题字段”。接下来，选择“检索——在线更新题录——自动更新”，在选项卡“连接数据库选择”中首先选择“CNKI中国知网”查找更新，“应用更新”后，第二次选择“维普资讯网”进行卷数的更新，最后再次选择“CNKI中国知网”进行作者信息的更新。这样即可完成大部分期刊文件的更新。 需要特别说明的是，由于全文文献标题中经常含有破折号、下划线、双引号等特殊字符。各数据库在处理这些特殊字符的时候都有自己的规范，如果下载全文文献的数据库和选择更新的数据库不一致，或者说下载后文献的题名和数据库中题录的题名不完全匹配，就会导致“没找到候选题录”的结果，不能完成查找更新。这时候需要在“细节”显示方式下修改题名。题名中尽量不要出现这些特殊字符。例如，把题名为“查新报告格式规范化的实证分析z对z科技查新手册z中21个查新报告案例的剖析”修改为“查新报告格式规范化的实证分析”；文献的题名“CNKI输出文件在文献计量中的应用”修改为“输出文件在文献计量中的应用”，再用上述方法即可完成题录信息更新。 3 结 语 伴随着云计算、移动计算、物联网等信息技术的发展，不同主题及不同类型文献（如期刊、会议、学位论文、专利、电子出版物等）题录信息的获取变得更具便捷性，同时也给查新工作带来了新的挑战。参考文献管理软件的引入可以满足参考文献著录多样化、复杂化和规范化的要求［8］，给科技查新工作注入了新的活力。文中提到的完善题录信息方法方便快捷、简单易学，降低了工作量、提高了工作效率。但还应该看到，科技查新中文献管理软件的使用仍有很多局限，只有当文献管理软件与在线数据库做到无缝链接，只有随着文献管理软件和在线数据库的不断发展完善时，才能在科技查新领域得到更广泛的应用。 参考文献 ［1］教育部科技查新工作站查新报告撰写规范（试行）［EB／OL］.http://www.chaxin.edu.cn/views/news/ListNews.xhtml，2009-09-01. ［2］中国大百科全书．图书馆学、情报学、档案学［M］.北京:中国大百科全书出版社,1993. ［3］于婷,宋宇宁.计算机辅助软件在科技查新工作中的应用［J］.现代图书情报技术,2006，(12):85-88. ［4］全国信息与文献标准化技术委员会第六分委员会.GB/T 7714—2005文后参考文献著录规则［S］.北京：中国标准出版社,2005. ［5］川蓉.NoteExpress在科技查新工作中的应用［J］.现代情报,2010,30(8):152-154. ［6］诸仁.文后参考文献著录时期刊的卷号可以省略吗?［J］.编辑学报,2010，(6):502. ［7］李茂.NoteExpress软件在科技查新中的应用［J］.情报探索,2010，(8):73-76. ［8］王殿佑.NoteExpress在参考文献编辑加工中的应用［J］.编辑学报,2010，(6):525-527. |
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