| 标题 | 档案信息化条件下档案利用工作探究 |
| 范文 | 吕长生 2002年11月25日国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，作为全面推进我国档案信息化建设的指导性文件。经过几年努力，档案信息化工作得到长足发展。随着档案信息化建设的水平迅速提高，档案利用工作也迎来了新的挑战。如何在信息化条件下，最大限度地做好档案的利用工作，是我们档案人当前的一项主要任务。 一、档案信息化和档案利用工作 档案信息化，是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务。档案信息化是建立在现代信息技术基础上，利用数字化手段，以档案信息资源为处理核心，对档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。 在信息化条件下，档案的利用工作既要保证合法利用信息的充分共享，又要防止信息的非法利用，造成国家资源的流失和泄密。档案信息的分级分类利用是实现信息资源共享的重要前提。档案信息资源分级分类是通过具体界定信息公开与保密的的范畴，对档案信息资源进行总体规划，界定内部信息、保密信息、公益信息、增值信息等资源的范畴，再根据信息的不同性质制订不同的公开级别，在保证信息安全的情况下加强信息的公开，提供优质便捷的服务，让公众更好地利用档案信息资源，发挥档案信息资源的作用与效益。 二、档案信息化条件下开展档案利用工作的不利因素 1.档案信息化基础设施投入不足 基础设施是档案信息化建设的物质条件，是档案信息资源储存、管理、开发利用和信息化应用的基础。当前档案部门办公条件都得到了一定的改善，都配有计算机、打印机、扫描仪、去湿机等基本设备。但相对于信息化高速发展的趋势和要求，这些档案基础设施的配置相对落后。特别是网络和信息技术设施比较落后，有的单位使用专业档案管理系统软件还是单机版，档案信息资源不能在网络环境下传递和共享，影响档案利用，需要加大网络和信息技术等基础设施投入。 2.档案信息化进程有待加快 档案信息化工作已开展多年，大部分单位都基本实现了档案信息化。但在进行档案管理时，并没有实行信息化管理，而是停留在维持档案日常的简单管理上，甚至仍习惯于传统的手工操作，手工查阅、检索、利用档案，并没有实现真正意义上的档案信息化。由于档案的信息化程度不高，使档案的利用效率偏低，影响了档案利用工作的水平。 3.档案工作人员素质不高 目前大部分档案馆室档案工作人员配备不足，而且还是以兼职人员为主，专业档案人员很少，有些比较小的档案室甚至一个专职档案人员都没有。这些人员由于身兼数职，不可能花费太多的精力在档案工作上。这些都影响了档案正常的收集、整理工作和档案信息资源的开发利用研究，限制了档案利用工作的开展。随着档案信息化的发展，对档案工作人员素质有较高的要求，他们不仅要有档案专业知识，也应具备英语、信息技术等方面专业知识。档案工作人员素质不高，阻碍了档案信息化建设的进程，影响了档案事业的发展。 4.档案利用工作观念陈旧、意识薄弱 档案利用工作观念陈旧、意识薄弱，主要表现在一方面社会上档案本身的认识不强，另一方面是档案工作人员档案开发利用意识薄弱。现在中央和各地方政府已开始意识到档案利用的重要性，逐步加大对档案的投入，档案事业取得了一定的发展。但是整个社会对档案利用的意识普遍不高。广大民众对档案工作不感兴趣，认为档案是档案部门的事与己无关，有些人甚至不知道档案究竟是什么东西，更不要说利用档案，造成档案与外界隔绝。档案工作人员由于陈旧的档案观念，仅仅是把自己定位为档案保管员的角色，缺少档案开发利用的意识和能力。即使有少量的档案利用，也是被动提供利用，严重阻碍了档案利用工作的开展。 5.档案信息资源服务利用不均等 档案信息资源服务利用不均等包括档案信息资源配置不均等和档案信息的获取利用不均等。档案信息资源公平配置是档案信息公平获取利用的基础和前提，没有档案信息资源的公平配置，档案信息的公平获取利用就是空中楼阁。另外，一些特权、等级思想和不良工作作风存在，档案信息利用时在服务理念、服务方式、服务内容、服务方式等不能做到“一视同仁”。这些都严重影响了档案信息公平获取利用的环境，制约了档案利用工作的开展。 三、档案信息化条件下加强档案利用工作的途径 1.加大宣传力度，转变档案利用工作观念，增强全社会利用档案的意识 首先，强化领导的档案意识。一方面，档案部门负责人要经常向主管领导汇报档案工作，介绍档案工作的情况及取得的成就，特别是档案利用方面的成绩，并适时宣传档案工作的重要性和必要性，使主管领导认识到档案工作并不是一无是处，在实际工作中有不可替代的作用。另一方面，尽可能使主管领导参加各类档案活动，特别是参观档案工作比较突出的先进单位，让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。这样，使领导认识到档案工作是单位工作不可缺少的一部分，不可替代，增强领导的档案意识，重视档案工作，加大对档案基础设施的投入。 其次，转变档案工作人员的观念。要加强档案工作人员的档案意识，转变工作观念，使档案工作人员认识到档案工作的最终目的是利用。档案工作人员要改变过去一贯的工作作风，档案工作不仅仅是保管档案，要加强档案开发利用意识。只有做好档案利用工作，提供优质的服务，档案工作才能体现其内在价值，获得社会的认可，档案工作人员才能赢得社会的尊重。 第三，增强全社会的档案意识。档案部门要打破常规，充分利用档案信息开发的优势，通过各种有效的传播手段，扩大社会影响。通过广播、电视、报纸等传媒宣传档案工作的重要性，对一些成功利用档案解决疑难问题的事例广为介绍，让更多人了解档案，认识到档案的价值。经常与社会其他部门联合开发相关档案信息资源的开发利用，自觉扩大档案部门与社会的接触面，在活动中有意识宣传档案及档案工作。比如，举办专门的档案展览等等。比较大的档案馆还可以建立著名历史人物及其重大事件等相关的陈列馆（室），申请作为爱国主义、国情教育等精神文明建设活动场所，不断扩大社会影响，增强全社会的档案意识。 2.建立健全档案利用制度 首先，建立档案信息利用的权限分类管理制度。根据档案信息资源的公开和保密性质不同、利用对象的不同，对档案信息资源进行分类，建立档案信息资源利用权限目录系统，实现档案信息资源管理、共享和服务等，促进档案信息资源的开发利用。其次，建立档案信息利用目录更新制度。档案信息资源利用编制的目录，要及时更新，明确更新周期，建立利用内容与范围审查、利用目录发布审核程序、利用目录编制的岗位责任等，建立相关制度，确保档案利用目录的质量和档案利用工作的及时、有效。第三，建立档案利用工作责任考核制度。档案信息化条件下，档案工作肩负了更多的社会责任，提高档案工作人员的档案开发与服务利用意识，建立档案查阅利用的考核、评价体系，量化、细化考核标准，重点是公众利用满意度和工作效率、档案信息查阅的准确性、及时性、有效性，以及档案工作人员的服务态度和质量。并把考核结果与工资福利挂钩，提高档案工作人员的工作效能。 3.扩大现有业务范畴，丰富馆藏，加快档案信息化建设 档案部门要尽可能丰富馆藏，加强档案接收与征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源体系，为档案利用工作提供丰富优质的信息源。 档案的信息化，不仅仅是档案资源信息化，也是实现档案业务管理自动化。所以，要加快档案的信息化建设，实现完全意义上的数字化档案。可以随时进行档案的收集、整理、归档，并自动生成档案目录；随时进行各种数据的统计、汇总，打印各种报表；档案利用时，及时形成利用记录，使档案工作人员从繁杂的日常事务中解脱出来，进行档案信息开发利用研究，以便提供更好地服务利用水平。 4.建立高素质的档案人才队伍 信息化条件下档案工作对档案人才的要求是复合型的、多方位的，除以档案专业知识为主体外，法律、英语、计算机网络、信息、文秘写作等知识技能也必不可少。首先，引进高层次档案人才。档案部门要加大资金投入，提供优惠政策和待遇，引进部分高层次档案人才，作为档案专业学术带头人。其次，把有培养潜力的档案专业人员送到高等院校接收相关专业教育，使他们获得各种必需的专业知识，改善知识结构。第三，加强继续教育，提高档案工作人员的整体素质，更好地做好档案服务利用工作。 5.加强各级档案部门的互联互通，促进档案信息资源共享 首先，在现有档案信息系统的基础上，借助单位局域网、办公系统，与本单位人事、科研和业务等相关部门联通，便于接收各部门形成的电子档案，也便于各部门及职工个人查阅、利用档案。其次，在主管部门的主导下，联合本系统各单位构建本系统档案信息集成系统。在符合档案保密制度和保证档案信息安全的前提下，使本系统档案信息互联互通，形成一个相互融合的、功能强大的的信息系统，促进本系统档案信息的整合，提高档案信息资源开发利用的水平。第三，利用互联网，在本地区档案主管部门的主导下，与文史、档案、图书情报等部门合作，打造一个完整的利用服务体系，构建统一的利用信息目录，弥补各自信息资料的单一、不足，实现资源整合，共同开发利用。 四、档案信息化条件下开展档案利用工作必须注意的几个问题 1.要处理好档案信息公开和保密的关系 为了保护公众的合法的信息知情权及利用档案的权益，应及时公开和提供已到解密时间的档案信息，方便公众及时知情和利用。但是，由于档案信息资源具有保密的特点，决定了档案信息资源的利用必须以不危害国家的安全，集体与个人的利益为前提，是有限范围内的开放利用。档案信息受到保密规定的制约，不能对所有档案信息内容进行及时、全面的开放利用，是在一定范围、一定程度上、一定时期内的相对开放利用，而不是绝对开放利用。所以，在进行档案开发利用工作时，要处理好档案信息公开和保密的关系，把握好档案信息公开与保密的分寸，找到公开与保密之间的平衡点。根据档案开发和保密的原则，做到保密是有选择的保密，公开是最大程度上的公开，最大限度提供档案信息，做好利用服务工作。 2.要加强档案信息安全管理 档案信息的安全包括档案信息的存储安全和档案信息利用安全。要加强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。比如，利用身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息设备加装有效的防毒软件，内部局域网与一切外部网实行物理隔离，各种数据库及时进行备份等等。只有提供安全可靠的档案信息，档案利用工作才能被广为接收，获得大家的认可。 （作者单位：扬州市职业大学） |
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