| 标题 | 网络信息化是档案管理发展的必然趋势 |
| 范文 | 王志刚 内容摘要：本文从计算机、互联网全面普及覆盖，网络电子邮件高速发展的时代新形势，分析了当今实体档案馆档案管理模式在建馆投资大、成本高、规模不足、贮藏量有限、管理安全因素、缺乏系统的档案信息开发、资源共享程度低等方面提出了远不适应时代发展需要和社会进步需求，急待改革创新的观点和理念。同时又从充分运用计算机网络、电子邮件，建设网上档案馆在投资小、成本低、储存量大、方便查阅、有利于信息系统开发和资源共享最大化等方面阐述了其作为档案管理发展的方向、优势和作用的发挥。 关键词：网络信息化 实体档案馆 网上建馆 信息开发 以史为镜可以知兴替、鉴得失、观成败、昭未来。历史是过去的现实，现实是未来的历史。档案则是承载历史，记录现实，昭示未来的宝库和熔炉。古往今来，档案以其丰富的信息资源为人类社会的发展发挥着承上启下，继往开来，博古论今，古为今用的作用。但是通过长期的实践与探索，纵观当今档案的管理模式和作用的发挥，放眼计算机、互联网全面普及覆盖，网络电子邮件高速发展的今天，传统的实体档案馆模式已远不适应时代发展需要和社会进步需求。着眼档案建设的投入低成本、使用高效率、资源共享最大化，网络信息化应是档案管理发展的必然趋势。 一、当今档案管理模式远不适应时代发展需要和社会进步需求，急待改革创新 1、实体档案馆建馆投入的高昂费用制约档案管理的发展。档案馆楼堂馆所式建馆书屋藏书，涉及建筑投资昂贵，建的少了不够用，建的多了建不起，有时选址审批都困难。有限的设施设备，有限的空间，有限的人员使得档案馆在档案卷宗的贮藏上也是相应十分有限的。由于建设费用巨大制约着档案馆总体规模的发展，影响档案的种类和数量，很难做到全面详尽，人们查阅档案还要亲自到档案馆，费时间又不方便，从而直接影响了档案的规模和服务面。这种贮藏式档案馆已很难满足社会各行各业对档案信息资源的需求。 2、实体档案馆现行管理模式在管理和服务方面存在诸多制约因素。档案馆内贮藏的卷宗和实物档案大多是易燃易霉变的纤维类材质，在日常的贮藏管理中队档案馆的设施设备条件（如防火、防水、防盗、防潮灯）都有严格的标准和要求，对管理的各个环节也是非常严密的。一旦设施设备不到位，管理存在疏忽大意极易引发霉变、火灾随着网络化和信息化的快速发展，电子计算机和网络技术在档案工作中的应用与日俱增，形成了越来越多的电子文件，也研发出了各种各样的软件，办公自动化、网络化越发显现出气独特的优势和发展趋势。诸多电子文件的出现标志着人类开发信息、记录信息、利用信息的方式发生了深刻的变革，使档案管理产生了质的飞跃，原来的档案管理模式已远不适应经济全球化，世界网络化发展的需要，必将为电子档案和网络档案馆这一新型的档案管理模式所逐步替代，必将发挥其更大的优势和档案资源共享效用。 3、实体档案馆在档案信息化开发和资源共享方面存在较大的局限性。目前，实体档案馆的管理模式，大多仅限于档案资料的贮存和实地查阅，大多档案馆均未对档案资料进行系统的梳理、归类、整理和信息挖掘，建立电子档案的更是少儿又少，以致在档案的信息开发和资源共享方面相对十分滞后，直接影响着档案事业的发展。 二、致力于档案信息开发和资源共享，网络信息化将是发展的趋势所在 电子文件作为新生事物，是时代发展的必然产物，人们对其意义和作用，尚未充分认识，没有引起足够的重视。档案办公自动化网络系统虽然开始使用，但基本上是用计算机进行办公和事务性管理，处于办公自动化的起步阶段，对电子文件的收集、整理、归档还未形成统一的管理模式，还是单机运行。及时有些档案网站开通使用，由于思想保守，考虑档案保密的因素过多，很多有价值的档案不能公布利用，不能有效地界定开放档案和保密档案，不能得到最大化的资源共享，信息得不到充分的利用，档案网站发挥作用微弱。 如何才能推进档案办公自动化网络系统真正网络化，实现网络建设档案馆，提升档案馆对档案信息的整理挖掘，让人们能方便快捷、高效廉价获取有用的信息，将是我们努力探索的路径和方向。 一是强化人才培养，加强队伍建设。档案事业的发展关键在人，要树立人才资源是第一资源的思想，在新形势下要搞好档案信息化建设，首先要组建一支掌握计算机技术的档案队伍，按照档案工作发展的要求进行档案人才结构的合理配置，把具有现代化科技人才引进来，同时对现有人员进行业务知识强化培训，这样一支政治素质高、业务水平强、工作作风硬、思想进步、敢于创新、团结进取的档案干部队伍真正实现专业化，让这支队伍在运用运用科技网络建档网络建馆中发挥积极作用，并且发挥示范引领和传帮带作用，促进档案管理网络化信息化的持续稳步发展。 二是立足实际实施，持续稳步推进。档案网络化信息化是电子政务建设的重要组成部分，也是当前和今后一个时期的一项重要任务，各级各部门、个行业都应充分应用网络，针对性地认真研究制定档案信息数据库、档案网站和管理系统平台建设的规划建设，制定切实可行的档案信息建设实施方案，并分步付诸实施，加大配置现代化管理设备的力度，对接收进馆的电子文件进行规范管理，确保电子档案的完整与安全，逐步解决档案管理系统不兼容问题，解决不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档的问题，逐步形成统一可以互联或互换的信息网络，这是信息资源共享的重要保障和关键环节。 三是整合档案信息资源，创新档案服务机制。档案信息资源建设是档案工作的基础，服务则是档案工作永恒的主题，是档案工作的生命线。档案部门要充分发挥职能作用，为档案信息网络化建设和发展提供积极有效的指导和服务。在搞好服务的同时，加强涉及民生的档案工作、企业档案合理化归档工作、重点建设项目的档案管理，积极拓展档案工作新领域，开展农业农村建档工作，深入挖掘档案信息资源，努力提高档案部门对社会的服务能力，提高档案保管和利用的科技含量，提升档案的历史价值和利用效果。积极推进档案馆（室）上档升级，扩大电子档案信息的著录工作。 四是加强指导服务，规范文件管理。现行文件管理是档案部门的一项基础工作。为了对这项工作规范管理，在现行文件管理中心设立电子文档管理室和电子阅览室，配置专用计算机实行机读阅档，对各单位纸质文件和电子文件同时收集，以减少信息录人的工作量，避免重复劳动，降低数据处理成本，并与有关单位联网，使相关单位在各自部门随时查阅档案信息，以满足社会各方面的需求，努力提升档案信息化水平。 （作者单位： 孝义市驿马乡安全生产监督管理中心） 参考文献： [1] 王德欣.档案信息资源开发利用的新思考（J）.档案与建设理论业务版，2006 （1）. [2] 卢杰.关于档案信息资源开发与利用的若干认识（J）.兰台内外，2002（3）. |
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