| 标题 | 浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策 |
| 范文 | 刘丽峰 内容摘要：人事档案是事业单位选拔和任用人才的重要依据。管好用好人事档案 ，对事业单位的发展壮大有着非常重要的作用。随着我国事业单位改革的不断推进 ，人事档案管理方面存在的诸多问题也越来越凸显，如档案管理工作未受到足够重视、管理制度尚待完善、管理人员素质有待提升和利用范围有限方式陈旧等等，档案管理工作越来越不能适应事业单位改革的需要。通过宣传引导事业单位重视档案管理工作、完善档案管理制度、加强档案管理队伍建设、利用现代信息技术建立社会化开放式的人事档案管理模式，从根本上提升人事档案管理水平已成为事业单位必须高度重视且稳步推进的一件大事。 关键词：事业单位 人事档案管理 信息化 人事档案是以个人为单位，记录和反映个人基本情况和工作表现的文件材料；是反映个人出身、学习经历、社会关系、工作状况以及受到奖励处罚等方面的原始记录；是上级组织培养、选拔、任命人员的重要依据。顾名思义，人事档案管理就是收集、整理、保管人事档案以供参考利用的的活动。我国事业单位人事档案管理目前存在诸多亟待解决的突出问题，如管理制度尚需完善、管理人员素质有待提升、管理信息化尚未普及和利用范围有限方式陈旧等。随着事业单位的改革和快速发展，人事档案管理工作已愈发不能适应事业单位发展的需要，提升人事档案管理水平已成为事业单位人事部门必须高度重视且稳步推进的一件大事。 一、事业单位人事管理档案工作的现状 随着社会主义各项事业的深入改革和快速发展，陈旧的人事管理和干部选拔制度已成为制约事业单位发展的重要因素。我国近年虽然在干部选拔、职称管理、人才流动等方面进行了积极的改革并取得了一定的成效，但这些改革缺乏完整的目标与准确的定位，是比较局限、不彻底的，而且与社会主义各项事业的发展不相适应，主要表现在：事业单位人事档案管理方法因循守旧，管理方式墨守陈规，适应事业单位特点的人事管理制度还未系统化、规范化；竞争、激励、监督机制尚不健全；岗位、人员安排设置还需进一步调整、规范；人员管理、任用和绩效考评在施行中缺乏可操作性等等。这些情况不仅使一部分人员缺乏危机感，助长了不思进取、安于现状的思想，还使得一些有干劲、有能力的干部因缺乏机遇逐渐流于平庸，挫伤了许多人员的积极性。既不利于人才的培养、选拔和流动，也不利于事业单位各项工作的开展。人事管理已成为制约事业单位改革与发展的一大瓶颈。 二、事业单位人事档案管理工作存在的问题 （一）一些领导干部对人事档案管理工作重视不足 人事档案管理工作是一项基础性的工作，它不容易取得明显成绩，因此也不容易引人注意。一些领导干部认为人事档案工作就是抄抄写写和分类保管的事务性工作。只要不丢失、不泄密 ，可以应付查档、外调就行，完全可以由人事管理部门自行开展或由其他人员兼任。因此 ， 许多单位的人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以为事业单位各项工作的开展乃至进一步的改革和发展提供高质量的服务。 （二）人事档案管理人员素质有待提升 人事档案管理是一项比较繁杂且专业性、连续性极强的工作，没有一定的人力、物力、财力投入， 就不可能保证档案管理的质量。在事业单位改革的进程中，许多单位人员编制较以往大幅缩减，管理部门的人员更是首当其冲。在这种情况下，事业单位档案管理工作基本是由人事部门的人员兼任，部分单位甚至是由临时工负责。由于这些工作人员的非专业性，导致许多材料没有及时归档或根本没有归档，或者没有督促其他资料收集部门及时移交资料，造成员工档案资料的缺失。加之聘用制度的普遍推行，事业单位工作人员的流动性大幅增强，制档管档人员的调动也愈发频繁，既不利于档案制作和管理水平的提高，也不利于档案管理人员素质的提升和档案管理队伍的建设。 （三）人事档案管理信息化尚未普及 目前，虽然许多事业单位安装了“人事档案管理系统”或类似的系统，但由于系统设计的定位和其他方面的原因，大部分系统只是对员工个人的基本信息进行记录、统计，并不收录员工在工作、生活中形成的原件，使得档案信息化大打折扣。一些事业单位的人事档案管理习惯于纯手工操作，档案利用仍然依赖查阅纸质档案。这样不仅工作量大不利于档案的长期保管，而且大大影响了工作效率。事业单位人事档案管理信息化的真正普及还需要多方面进一步的改革和投入。 （四）人事档案利用范围有限方式陈旧 人事档案管理的根本目的就在于有效的利用。就目前而言，许多事业单位人事档案管理仍存在重保密、轻利用的现象。即使利用，范围也十分有限。查阅的大部分内容是基本情况、简历等，而且利用的方式也十分陈旧单一，只有上级领导调阅和需要者登门查阅才提供，工作长期处于被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使得人事档案的利用价值远远未能充分发挥。 （五）人事档案材料制作不规范 人事档案材料制作不规范的问题，主要表现在以下方面：一是材料分类不规范。一些档案管理人员虽然知道人事档案要分类保存，但有时在分类上把握不准，给人事档案的查阅和利用带来了很大的不便；二是材料制作不规范。按照规定，干部档案材料必须使用16开规格的办公用纸，不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工后才能入档。但近年来，由于种种原因，时常有A4纸规格的材料归档，给档案的整理和装订带了极大的不便。 三、事业单位人事档案管理工作存在问题的一些对策 （一）完善人事档案管理工作制度 进一步完善人事档案管理制度，可以极大程度地提升事业单位人事档案管理工作的水平。人事档案管理工作是一项连续性极强、比较繁杂的工作，必须有一定的制度来约束。因此应结合人事档案管理工作的实际和工作需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上狠下功夫。首先要进一步完善人事档案，提升档案管理工作的现代化、信息化水平，严格按照标准开展档案材料收集归档等各项工作，从源头上杜绝虚假材料进档。其次要进一步完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加规范、标准，为上级领导考察、选拔、任用工作人员提供真实准确的信息。最后要大力宣传《档案法》，使档案管理人员知法、守法，推动档案管理工作驶入依法管理的轨道，引导人事档案管理工作朝着程序化、规范化和标准化的方向发展。 （二）提高认识，加大对人事档案管理工作的投入 当前，许多事业单位人事档案是由人事部门兼管，管理比较随意。人事档案的收集、整理、审核以及鉴定工作通常都是需要时才去开展，人事档案管理工作没有得到应有的重视。要改变这种状况，首先应该从事业单位领导干部的认识上着手，通过各种方式让领导明白档案管理的重要性，积极争取领导的支持，加大对档案基础设施的财力和人力投入，改善人事档案管理条件和设施。比如应该严格按照标准建设专用档案库，配备符合标准的档案柜；配置温度调节设备和灭火设备等；设立独立的阅档室和档案人员办公室等，保证档案管理工作的顺利开展，为人事档案管理工作的发展创造必要的条件。其次应该努力争取设置档案管理专职岗位，从根本上当前改变档案管理工作的被动局面，为档案管理工作的专业化、规范化发展提供坚强保障。最后，应通过开展各种方式的宣传活动，引导事业单位内部各部门和社会各界重视人事档案管理工作，为档案管理工作的开展和发展营造良好的外部环境。 （三）加强档案管理人员队伍建设 随着事业单位人事制度的不断改革和各项工作的不断推进，我们必须建设一支具有较高管理水平和较高工作效率的档案管理人才队伍，培养一批具有较强实际操作能力和较强创新意识的档案工作能手。要达成上述目标，除了设置专职档案管理人员，最重要的就是要定期组织业务知识培训 ，让档案管理工作人员深刻认识档案管理工作的重要性，紧随现代科技发展的潮流和方向，及时了解和掌握最新的档案管理手段和管理技术并应用于具体工作，在工作中注意总结、创新方式方法 ，为事业单位人事档案管理工作的发展提供强大的力量源泉。 （四）加快推进人事档案管理的信息化进程 实现人事档案管理信息化，，建立完善社会化开放式的人事档案管理模式，是人事档案服务于人事工作的迫切需要，也是适应社会对档案信息需求日益增强的客观需求。这就要求档案管理部门依托现有的管理系统和发布平台，利用计算机等现代设备和先进技术，将档案资料输入管理系统，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并及时、准确地传输人事信息，提高人事信息发布的时效性，方便上级部门和领导根据需要通过系统查阅有关内容，提高人事档案管理工作的效率。同时要充分利用网络技术来进行人事档案的管理创新，可以试行不属于保密范围的档案信息的网络共享，向社会提供及时、优质、高效的人才档案信息服务，实现人事档案信息资源的有效共享。这样既方便了有需求的组织和员工，又提高了人事档案工作的效率和质量，并可以极大程度地提高人事档案的利用效率。 四、对当前人事档案管理工作存在的问题与对策的总结 当前人事档案管理工作存在的问题是较为明显的，这也决定了人事档案管理工作的改革势在必行。在进一步完善各项管理制度、切实提高事业单位领导干部对人事档案管理工作重要性认识的同时，推进人事档案管理方法的创新就十分凸显。通过加强档案管理人员队伍建设和积极采用先进科技手段进一步推进档案管理工作的规范化、信息化进程，充分利用人事档案管理系统和发布平台，建立完善人事档案社会化开放式管理模式，人事档案对人才流动的制约将会得到极大地改善，许多问题都会迎刃而解，我国事业单位人事档案管理工作必将得到极大地提升，也必将为我国经济社会各项事业的发展提供更坚实的保障。 （作者单位： 孝义市档案局） 参考文献： [1] 韩英伟.谈克服人事档案管理制度四大难点[J].安庆师范学院学报，2005（4）. [2] 王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平 [J].档案管理，2009（2）. [3]曾红. 试论信息网络环境下档案管理 [J].档案学研究，2008（1）. |
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