| 标题 | 论档案馆社会功能的实现 |
| 范文 | 宋志新 档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。我国已有各级各类档案馆3816个。如此庞大的档案馆队伍，长期以来，却由于历史的和人为的因素，其社会功能未能得到充分实现。用户对档案馆认知程度差；档案馆开放水平低；服务水平低；服务效率低。切实解决这些问题，找到实现其社会功能的主要途径，实现档案馆的社会功能，必将为社会创造巨大财富。 一、档案馆主要社会功能 1.1档案馆是档案的保管基地 档案馆是保管我国档案的基地。馆藏档案最早有唐代的，之后元、明、清、民国各不同历史时期旧政权形成的档案都有一定数量保存，大部分档案馆馆藏主要是中华人民共和国建国后形成的档案，这些档案反映了不同历史时期我国政治、经济、军事、文化生活的情况。 1.2档案馆是社会各方面利用档案的中心 全国各级各类档案馆大力开发档案信息资源，通过接待来馆查档，接受信函和电话委托代为查阅等，此外还通过编纂出版档案史料、编史修志、举办档案展览和史料介绍会、拍摄电视等形式，多种途径地介绍档案史料和编研资料，不仅满足了机关单位工作查考和专家学者学术科研的需要，而且比以往更多地满足了普通市民对档案信息的需要。 1.3档案馆是学术研究场所之一 中高级知识分子在从事科研、设计、教学等学术研究工作时，需要借鉴档案。现代档案馆以其拥有的档案资源，在为中高级知识分子服务的同时，成为学术研究的场所。 1.4档案馆是情报信息源之一 档案馆的情报职能就在于让信息有序地流动起来，使其成为情报，为政府提供咨询服务，为企业提供第一手资料，为学者的研究提供真实健全的信息情报。如：浙江省档案馆编写的《档案信息参阅》及有些地市档案馆编写的直接提供给党政机关的内参信息。 1.5档案馆是爱国主义教育阵地 我国各级各类档案馆丰富的馆藏，可以为爱国主义教育提供丰富而生动的教材，使广大人民通过参观、介绍、学习档案史料，珍惜今天得来不易的幸福生活，从而更加热爱我们的社会主义祖国。 二、档案馆社会功能实现中存在的问题 2.1社会对档案馆的认知度差 由于我国特殊的历史及其阶级斗争的影响，档案和档案工作在社会上的透明度低，以至相当一部分人对档案馆在促进当前市场经济发展的作用问题上，还产生了错误认识。他们认为，档案馆是堆积藏于横木框档之废纸的场所，是老、弱、病、残的疗养所，与市场经济无缘。这样，一些用户要获取有关信息时，很少首先想到找档案馆帮忙，给档案服务蒙上了一层社会阴影。也有人把档案馆看作是保管国家机密的地方，把档案工作者当作特工看待。这些都直接导致了档案的利用效果差。 2.2档案馆服务能力不足 2.2.1馆藏结构不合理，馆藏质量不高 档案馆尤其是区县级档案馆，馆藏资源结构不合理是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏来源上看，政府机关档案多，而作为社会公众主体的企业和个人的档案则寥寥无几；从馆藏档案的载体形式上看，虽称得上“门类齐全”，但通常是被领导机关利用的文书档案占大多数，科技档案、声像档案等却很少；从档案内容上看，真正具有查考价值的档案实在不多，可为社会公众所用的档案就更少了。 另一方面，过期档案积压，占用大量储存空间，使新的档案不能入馆，造成现有档案中可利用档案偏少。多年来，由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善，“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量增加。量的多少，成为档案馆是否壮大的标志，甚至被作为档案馆增编进人的条件，从而导致了馆藏量的大幅度增加，大部分无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名，多年藏于库内， “留之无用，弃之可惜”，既无助于档案价值的发挥，也给档案鉴定工作造成了很大的困难。 2.2.2编研工作缺乏成效 档案馆的编研工作主要以汇编档案文集为主，没有较多地考虑编研成果的用户对象及其所需形式，耗时长，实用性较差，造成档案信息需求与档案信息编研脱节。截止目前，虽有一定数量的编研产品，但大部分为应付升级达标匆匆而就，质量不高、实用性不强、利用范围狭窄、利用效果不显著。 2.2.3现代科技管理水平不高 现代信息技术设备，是档案馆开展档案服务、进行联合协作的基础。虽然目前我国档案馆配备了相当数量的现代技术设备，如计算机、缩微复印机、扫描仪等等。仅仅使用了一些新设备，这离档案现代化管理还有一定的差距。 2.3档案开放水平低 （1）档案开放的范围有待进一步扩大。根据《档案法》规定， 一般年满三十年的档案向社会开放，但同时又规定，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限可以少于三十年。从目前各档案馆开放档案的情况来看，基本以三十年为限，所以范围还可以进一步拓宽，只要不损害国家的安全和利益，不侵犯他人的合法权益，均可依照《档案法》及其他法规性文件的规定进行档案开放工作。 （2）档案开放的力度有待加大。从目前开放档案目录看，主要以案卷级档案开放目录为主，极少具备能提高用户查准率的文件级档案开放目录，而且档案开放目录主要以全宗为单位进行组织，极少具有符合用户检索习惯的以《中国档案分类法》组织的分类档案开放目录。 （3）开放档案的检索方式主要以手工检索为主， 用户面对如此众多的开放档案目录，去查找所需查用的某份或某类档案，实在很不容易，并且漏检率高。 2.4档案馆服务工作不到位 2.4.1服务对象的局限性 档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会、面向公众所具有的档案服务功能。目前，多数地方档案馆提供服务的基本对象仍然局限于党政领导机关，至于各业人士、市民百姓则很少问津。 2.4.2服务项目的单一性 许多基层档案馆，尤其是经济、文化比较落后地区的档案馆，为社会服务的内容基本上是：你上门提出查档要求，我按图索骥，提供档案。接待调卷几乎成了档案馆与社会联系的唯一纽带。这种缺乏开拓创新精神的状况，反映出一些档案馆的人员素质、知识结构、工作水平与社会需求之间的严重不适应。 2.4.3服务效率低 档案馆管理水平低，查找检索速度慢，查全率、查准率低。档案馆目前还是以手工检索为主，专题目录少，管理水平低，利用者查找档案速度很慢，有时找许多目录也找不到所需档案，有的档案虽然有，但也因目录不全而找不全，造成查全率、查准率低，影响了档案馆社会功能的实现。 三、档案馆社会功能实现的主要途径 3.1加强档案馆宣传工作 档案馆应面向社会，采取多种有效方式，让用户真正了解档案馆。 进入社区，组织宣传活动，可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。 借助新闻媒体，进行有效宣传。电台、电视台、报纸等新闻媒体，是宣传档案馆的最佳场所，是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作，采取“广而告之”的方式，向公众宣传档案馆及档案馆工作成果，介绍馆藏档案内容，势必会收到良好的效果。 创办刊物。档案馆可创办刊物，在自己的宣传媒介上设立园地，公布馆藏档案目录及馆藏档案史料，登载档案内容简介、介绍档案馆知识，介绍利用档案的程序，并在一定范围内发行，以达到宣传档案馆的目的。 3.2强化档案馆自身建设 3.2.1丰富馆藏、创造条件 没有丰富的馆藏，“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。丰富馆藏任重而道远，笔者认为在丰富馆藏工作中，应着重注意以下二点： 一是扩大接收范围。馆藏是服务之本，要使档案馆为经济建设服务，首先遇到的就是原有的馆藏内容多是机关的文书档案，内容单一。为改变这种状况，不少地区都扩大了档案接收范围，注意接收反映经济工作的名优特新产品、科研成果、矿产资源、土壤普查、自然灾害等方面的档案；广泛收集反映当地党委、政府重大活动的文件、照片、录像等材料。大力收集经济领域的各种材料以及各种报刊、录像等材料。 二是丰富馆藏应注重质量。多少年来由于各种各样的原因，“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加。量的多少，成为档案馆是否壮大的标志，甚至被作为档案馆增编进人的条件，从而导致了馆藏量的大幅度增加，大部分无价值的档案，被冠以“永久”、“长期”之美名，多年藏于库内，“留之无用，弃之可惜”，既无助于档案价值的发挥，也给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此，丰富馆藏，必须克服重量不重质的缺陷，将确实具有保存价值的档案收集进馆。 3.2.2提高编研工作水平 编研工作，是档案利用工作的较高形式，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，其水平的高低，直接影响到档案馆社会功能的发挥。 一是加强编研工作，主动为用户提供有价值的档案信息。从前档案馆的编研工作主要以汇编档案文集为主，没有较多地考虑编研成果的用户对象及其所需形式，造成档案信息需求与档案信息编研脱节。为了改变这种脱节状况，今后档案馆的编研工作除了汇编有历史价值的档案文集外，重点应放在以用户为中心，追踪重点、热点、焦点，编研短平快的具有重大现实价值的档案参考资料，为相关用户快速提供有关某一问题的完整、系统的档案资料。有条件的档案馆还可以尝试进行档案的情报研究和预测服务。 二是加强编研力量，编研工作开展起来周期长、见效慢，因此，在一些档案馆未得到领导的高度重视。无论在机构的设置上、人员的配备上，还是职能的安排上，都存在着问题，在一定程度上给编研工作的开发增加了难度。只有加强编研力量增加人、财、物的投入，为编研工作的开展创造良好的外部条件，才能保证编研工作的正常开展，不断提高编研工作的水平。 3.2.3运用电子计算机参与档案馆的管理与利用工作 电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。建立信息联网实现档案信息资源共享。档案，作为一种信息，若要充分发挥其作用，必须进入信息高速公路，进入社会的大信息网络，这是实现档案馆社会功能的最佳手段。目前，应做到两点：第一，档案系统内尽快实现联网，即市馆、区县馆、档案室等联网使档案信息，在较为广泛的范围内得以交流，为档案价值的实现创造条件。第二，尽快加入公共信息网，使档案信息的利用具有更加广泛的社会性，最大限度地发挥档案馆的社会功能。 3.3加大档案开放力度 紧密结合政府信息公开工作，加大档案开放力度，灵活开展档案开放工作。档案开放，就是在无损国家和个人利益的前提下，将档案向社会公众开放，以最大限度地发挥档案的价值。所以，做好开放工作，是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时，应把握档案开放原则、开放内容应与信息公开原则相对应，只要不属党和国家机密，满足开发条件，都应该向社会公开。 3.4提供形式多样的档案服务 3.4.1提供参考服务 参考服务，这是档案馆基本服务之一，是档案馆得到党和国家重视的直接原因。它要求档案馆档案工作人员主动为党政有关部门领导提供决策参考服务。同时档案馆还要广泛收集国家及本地区有关个体、私营企业发展的产业政策、金融政策、税收政策、劳动用工政策等政策文件，在企业产业发展、扩大融资渠道、开发人力资源等方面为企业提供政策参考信息。 3.4.2提供代存代管服务 近些年来，各地均按国家标准兴建了一批档案馆舍，一般馆库都较充裕，设施较先进，除收藏和科学管理按计划接收的档案外，还有一部分库房设施，可用于企业、社团及个人寄存、委托代管档案资料，使那些无条件管理档案的小企业、社会团体和个人以及不属于国家档案馆接收范围的档案管理社会化。这是适应市场经济体制，服务企业改革，防止档案流失损毁的有效举措。现在一些有条件的档案馆已经作了有效的尝试，有些地方政府编制部门还正式下文成立了“档案寄存中心”这类专门机构，挂靠档案馆之下，现正健康地运作。 3.4.3提供信息调研服务 档案馆档案服务人员可以根据国家或所在地区、单位的某些重大科研课题、工程项目或产品，在充分了解用户需求的基础上，有目的地深入有关单位、场地、市场等进行文献调查、实地调查、市场调查、用户调查，将分散的点点滴滴的原始信息最大限度地集中起来，加以认真的分析、鉴别，并进行归纳整理，最终以综述、述评和专题信息研究报告等形式，提供给有关科研机构、工程技术部门、决策部门和生产厂家。 参考文献： [1] 杨雪梅.《存真求实 鉴往知来 服务时代 我国档案馆将建成“两个基地一个中心”》.《人民日报》，2000年10月25日。 [2] 郭红解.《档案馆：正在开拓新的社会功能》.《中国档案》，1995年第6期. [3] 冯惠玲、张辑哲主编.《档案学概论》.北京：中国人民大学出版社，2001年. [4] 张照余.《档案馆“资治”、“存史”和“文化传承”功能辩证》.《档案学研究》，2004年第5期. [5] 王雅琴.《发挥档案馆的休闲功能 满足公众的文化需求》.《档案学研究》，2001年第4期. [6] 戴志强.《馆网、馆藏与功能拓展》.《档案与史学》，1999年第5期. |
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