| 标题 | 档案的保密与利用工作探析 |
| 范文 | 吕小兵 摘 要：为了确保档案得到充分的利用，就应加大档案的开放程度和范围，但是加大档案的开放程度和范围又容易发生档案泄密的情况。如何处理好档案的开放利用和平安保密的关系，在开放档案利用的情况下做好档案保密工作是档案管理的重要内容，本文从档案管理、档案开放、档案利用等几个方面对档案的保密与利用进行了研究并提出了相关建议。 关键词：档案；保密；利用；工作探析 档案是一种重要的社会信息资源。随着社会的发展进步，档案资源的社会价值越来越得到体现，档案保密工作直接关系到党和国家利益、人民群众的生命财产安全，因此要正确处理好档案开放利用和平安保密关系，在开放档案利用情况下做好档案保密工作，发挥档案的重要价值，本文从档案管理、档案开放、档案利用等几个方面对档案的保密与利用进行了研究并提出了相关建议。 一、档案管理中的保密工作 档案管理的重点在于库房，要按照国家有关标准兴建档案库房，有些单位和企业资金等条件不足，往往将档案的库房设在办公楼内，或者成立一个档案管理室，值得注意的是，不是每一个办公室都可以作为档案库房的，一楼由于接近地面，档案容易受潮，因此一楼不宜设置库房，另外库房的门窗应该进行加固处理，防止库房被盗。库房和阅览室最好分开，由专人负责管理库房档案工作，无关人员严格禁止入内，为档案保密工作做好基本保障。档案的调阅、查看、销毁、借用等要严格按照档案管理规定办理，通过指定的领导人员审批，借阅人认真履行登记手续，按期归还档案，对一些绝密档案使用结束后要进行检查、核对，如果发现泄密问题，要及时查明原因，做好后续补救工作，将泄密程度降到最低。档案管理人员工作中要做到诚实守信、认真负责，同时档案特别是绝密档案知情人是越少越好，因此要提高档案管理人员的综合素质，选择有较强责任心、事业心和高度保密意识的管理人员，尽职尽责的为单位、企业甚至国家做好档案管理工作，确保绝密档案不泄密。 二、档案开放中的保密工作 档案既要做好保密工作，又要正确的开放利用，单纯重视档案的保密性或者无限扩大档案开放利用程度和范围的做法都是错误的，在合理开放的同时要做好相应的保密工作。 档案开放前要做好基础工作，提高开放档案卷宗的内在质量。对所有档案要进行分类编号并分别录入电子系统，提高档案管理的数字化水平，适应开放后检索和管理的要求，采用多元化的检索工具，实现档案查阅管理的自动化，对重要档案要预留好副本，珍贵档案应该进行抄录、复印、照相等保留，防止发生遗失或者泄密等情况。 档案的审查工作是档案管理的重要环节，也是档案开放前的重要工作，要科学准确的区分档案的主次、重要程度，合理控制档案开放的程度和范围。按照初审、中审、终审的程序逐级由档案管理工作人员、级别较高的人员和领导审批，对档案进行综合分析，权衡利弊，合理控制档案的开放程度和范围，同时做好保密工作。 根据《中华人民共和国保密法》和档案管理的相关条例，对档案进行等级划分，做好档案解密工作，要求档案管理人员根据不同的级别对档案采取不同的管理办法，最大程度和范围的提高档案的利用率。档案保密要遵循档案的时效性，有些档案馆过于注重档案的保密性，忽视了档案的解密工作，影响了档案的开放利用。根据《中华人民共和国保密法》第16条规定“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”因此做好部分档案解密工作，合理开放档案程度也很重要。 三、档案利用中的保密工作 在档案利用过程中要做好档案的利用监督，这也是档案保密工作的一个重要办法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的安全性和完整性。 在档案利用中要建立和完善规章制度，在档案阅览、外借、复制、等管理中严格按照制度和程序办理。根据实际情况，对不同层次的利用人员制定不同的审批手续，规定不同的利用范围，这样使档案利用工作有章可循，确保档案利用中不失密、不泄密及文件完整性。各项规章制度的条文应严密而简明，方便执行，并在实践中认真总结和改进，不断充实和完善。 提高档案利用管理服务人员的素质和服务水平。政治上要有高度的责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案管理和利用服务工作；具备专业的管理知识，熟悉档案管理的内容和法律法规及规章制度，不断提高业务素质和服务水平；具备较高的文化知识，能总结和分析档案利用工作中的经验和教训，从中把握利用工作规律；具有敏锐的观察能力，能独立处理利用中出现的新问题。 加强利用监督工作，有条件的档案室和档案馆可以安装摄像头或监视器。对平时看书划线或者翻书沾着口水习惯的利用者要及时提醒；对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改档案；发现问题及时进行查处，以便挽回损失。 四、正确处理好档案保密和利用关系 档案既要做好保密工作，又要正确的开放利用，单纯重视档案的保密性或者无限扩大档案开放利用程度和范围的做法都是错误的，在合理开放的同时要做好相应的保密工作。在档案管理中既要把好保密关，又要做好利用工作，保密档案的目的是要充分的利用档案更好的为社会服务。我们一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。另外不能忽视档案的保密工作，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下公布开放档案。在档案利用服务工作中既要积极热情服务，又不能忽略档案保密的原则，严格按照有关规定办理利用手续，对不该开放利用的或不属知密范围的人要严格做好保密工作，避免造成失密和损失。大力做好档案法、保密法等法律法规的宣传工作，提高档案利用人员的档案意识和保密意识，凡发现有违反档案法、保密法等法律法规的要果断依法处理，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人的利益。 用创新的思维方法处理档案利用服务和保密工作中出现的新问题，作为档案工作者对所保管的档案务必做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密，为开发利用档案信息资源作贡献。还要有新思路、新方法，研究在档案开放利用和安全保密工作中出现的新问题、新特点、新要求，一切从实际出发，正确处理好档案管理中保密和利用关系，促进档案管理保密和利用工作更好更快开展。 在思想认识和实际工作中处理好保密与利用工作的关系，只有合理有效的利用档案，档案才有存在的价值。档案的利用是事业发展的动力，没有利用，档案管理工作就失去了价值和生命力。通过利用档案，可以大大提高工作效率和经济效益。只重视档案保密工作不注重档案利用，只会失去保密的意义和档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，没有限制的利用会给党和国家的安全、集体和人民群众的利益造成危害。保密和利用二者都十分重要，两者是相辅相成、密不可分的有机整体，档案工作者在思想认识和实际工作中，必须把握处理好二者的关系，不能有任何偏颇。 五、提高档案保密与利用的措施 （一）加强队伍建设，提高档案管理人员素质 科技的发展在于人才，高素质的人才是做好档案管理的重要保障。加强对管理人员在档案规章制度、业务素质等方面的技术培训，提高档案管理人员的综合素质。严格执行国家和相关标准，保证档案利用程度和范围，同时做好保密工作。加强档案管理人员的道德修养建设，培养出一批态度认真、严肃谨慎、具有敬业精神的工作队伍，保证管理质量。档案工作人员在政治上要有高度的责任心和全心全意为人民的精神，热爱本职工作，乐于奉献。具有专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉各种相关制度和法规，能意识到档案工作的重要性，能总结和分析利用作中的经验与问题，从而形成优秀的工作能力和观察能力，做好利用者的工作。 （二）建立和健全档案保密制度及管理规范 法律法规的作用在于法律作为一种行为规范，对人们的行为起到指引、评价、教育、预测和强制的作用，在档案管理工作中既要档案保密，又要大胆利用，因此必须要制定一整套严格的保密制度和与之配套的措施作为保障。例如档案阅览制度、档案外借制度、档案复印制度等，在档案管理方面实行审批制度。严格按照各项制度办事，每一项工作都有章可循，有法可依。针对档案的收管、登记、传递、借阅、移交、销毁等各个环节采取相关工作措施，切实做好档案管理工作。 （三）重视档案安全管理，严防安全隐患 档案安全是档案工作的重中之重，本着对党、对国家、对人民的高度负责，档案工作人员应深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上切实把档案安全放在首位，定期对档案室的安防设备进行检查，档案库房是存放档案的场所，是档案保密的重点，档案库房应符合档案保管的专业要求。库房要与办公室、阅览室分开做到专房专用，不能是临时建筑，应该保持坚固，要远离火源、水源和污染源，符合防火、防水、放光、防潮的基本要求。坚决防止和克服侥幸心理，确保档案资料万无一失。 （四）加强交流和沟通 当今社会是信息时代，闭关锁国只能落后，落后就会挨打，只有加强国内与国外之间、企业与企业之间、管理人员之间、上级下级之间的相互交流，增强档案管理保密和利用方方面面的经验教训，这样才能成长更快。档案利用服务工作是一个需要极强耐性的工作，因此加强合作交流，扩大交流范围，在前进过程中少走弯路，是将来档案利用和管理的必然趋势。 六、结语 综上所述，档案在社会发展过程中起到无法替代的作用，正确处理好档案利用和保密的关系，充分发挥档案的有效价值，促进社会发展和经济效益具有重要的现实意义，档案管理和利用服务人员在档案管理、档案开放、档案利用的各个环节中要落实责任，加强监管，切实发挥档案管理利用水平，更好的为党和国家、集体和社会大众的利益作出更多更大的贡献，并为此而不懈的奋斗。 （作者单位：唐山抗震纪念馆） 【参考文献】 [1]赵丽蓉. 浅谈档案保密与利用工作[J]. 中共石家庄市委党校学报，2004，06：45-46. [2]董利红. 浅谈档案的保密和利用工作[J]. 考试周刊，2013，18：195-196. [3]王辉. 浅析档案的保密与利用工作[J]. 兰台世界，2013，S3：109. |
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