| 标题 | 浅谈法院档案管理的新模式 |
| 范文 | 解冰 法院的诉讼档案是国家重要的专业档案，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判活动的重要依据和必要条件。自1984年制定《人民法院诉讼档案管理办法》以来已近30年，法院档案工作面临许多难题，特别是信息化背景下如何管理诉讼档案一直困扰着广大档案工作者。令人欣喜的是，近两年最高人民法院和国家档案局联合下发了《人民法院档案工作规定》（以下称《规定》）、《人民法院诉讼档案管理办法》（以下称《办法》）和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（以下称《暂行办法》），给迷茫中的档案管理者带来了希望。下面笔者结合实际工作，谈谈法院档案管理的新模式。 一、提高级别、增加人员 随着法院案件数量的激增，法院档案室工作量大已是不争的事实。以我院为例，每年审结各类案件8000余件，形成档案约12000多册，不仅需要检查验收，装盒上架，更要应对频繁的借阅利用。而档案人员鲜有增加、档案机构鲜有提高，已经不适应迅速增加的档案工作量。档案工作机构设置偏低造成档案工作没有地位、没有分量，不能发挥其应有的作用，档案干部偏少造成专职档案员仅疲于应付日常工作，没有精力和时间进行档案信息化建设和深度的档案开发利用，严重影响了法院档案工作的长远发展。 《规定》明确了档案机构级别设置和人员配备数量。第九条规定，高级人民法院一般应设立档案处，中级人民法院设立档案科，基层人民法院设立档案科（室）。第十一条规定，专职档案人员以保管档案一万卷设一人为基数，每超过二万卷增配一人。这就规定了档案机构应是各级人民法院的中层部门，把档案员增加到了3人以上，将会极大地促进人民法院档案工作的全面发展。同时，一些法院好的做法也值得借鉴，如山西省高级人民院通过多年的努力，已经设立了档案馆，档案机构和编制的问题得到了有效解决；某地中级人民法院设立了档案信息处，中层部门， 7名档案员，解决了活多人少、简单查阅的局面。这些法院的档案工作开展地如火如荼，各有特色，各具亮点，正在向全国法院推广经验。 二、大力发展档案信息化 档案信息化是提高档案工作标准化程度的必然需要，是档案工作发展的必然趋势。档案信息化可以改变传统的档案工作模式，利用计算机系统进行管理，使档案利用更为方便、简捷、高效。同时也减少了档案因频繁利用对纸质实体造成的极大损害，有利于更好地保护纸质档案。 《规定》第十条，人民法院档案机构负责本院档案信息化工作，开展档案网络化服务。这就给法院档案机构做了角色定位，它总体负责档案信息化工作，负责全程管理电子诉讼档案，负责历史档案数字化处理，技术部门提供技术支持。现实中，由于档案机构级别低、人员少、影响力小，档案信息化工作往往本末倒置，由信息技术部门插手、指挥，甚至全权负责，档案机构的力量微乎其微，不能起到规范档案信息化的作用。 诉讼档案信息化具体包括，历史档案数字化、新生成档案同步数字化和电子档案网络应用等方面。诉讼档案是人民法院的专业档案，也是法院档案中量最多的一类，约占库藏量的90%。诉讼档案数字化，主要有数字化外包和案件办理同步数字化两种方式。由于诉讼档案基数大、增幅快、专业要求高，加之法院活多人少、工作量大，笔者建议采用数字化外包的形式，由有资质、懂业务、高效率的专业公司进行数字化加工，更有利于档案数字化工作迅速高效完成。因为我省推行案件办理同步数字化，结合笔者法院工作经验，下面分别介绍这两种模式。 （一）档案数字化外包 目前，绝大多数进行诉讼档案数字化的法院采取的都是外包的形式。专业扫描公司在进行数字化扫描工作上有着极大的优势：一是管理严、效率高，专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度，如保密制度、安全措施、质量控制制度等，根据任务量和工序的安排合理配置人力资源，工作效率得到了最大发挥；二是图像质量高，扫描人员熟悉各项数字化质量标准，能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像，使之更符合标准；三是人员水平高、成本低，专业扫描人员经过保密知识、档案知识的培训，在工作中磨练了技能，操作水平较高。数字化外包可以节省档案机构的人力、物力，不用购置专门的档案数字化设备和材料。这样就节省了费用、降低了成本。 虽然诉讼档案数字化外包有很多优势，但也要看到，毕竟是委托外单位进行档案数字化加工，因此必须做好档案安全、档案保密等方面的准备。绝不能掉以轻心，要把好关键环节，从选择外包商、签订合同、档案出入库、扫描现场管理、图像质检和数据挂接备份等方面，加强监督检查力度，确保档案扫描安全、完整、高质、高效。 1、选择合适的外包商 要根据《关于加强对档案文件资料数字化生产加工保密管理的通知》、《唐山市档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》要求，认真审核外包公司的情况，选择没有外资背景或外籍人员的公司；选择具有《国家秘密载体复制许可证》等资质条件的公司；选择档案（特别是诉讼档案）数字化扫描加工经验丰富的公司；选择实力雄厚、技术高超、人员素质过硬的公司；要明令禁止分包、转包，并不得有污点（因自身原因在档案数字化加工过程中引起诉讼）。只有这样才能确保诉讼档案数字化加工工作安全、有序、顺利进行。 2、签好委托加工合同 选定外包商后一定要签定委托加工合同，明确双方各自的权利义务。主要注意五个方面：一是标的物数量，由于诉讼档案页数多是估算，和实际情况有出入，因此在签订委托加工合同时要明确以实际扫描数量为准，标的额也要根据标的物的数量最终确定；二是数字化加工标准，数字图像要达到不偏不斜、不脏不乱、清晰可辨，录入条目要符合项目齐全、完整，录入准确率不低于98%等，档案整理要达到页码核对准确，加边、加衬、折叠规范等，要一一说清列明，以防事后推诿扯皮；三是时间要求，合同双方根据数字化加工内容协商确定完成时间，加工方要根据时间合理安排人员和进度，委托方要做好协调配合工作；四是安全保密要求，加工方要确保诉讼档案安全，要在防火、水、盗等方面做好安全隐患排查工作，要在人员管理、工作纪律、操作流程方面确保档案完整、不损毁、不丢失，要签署保密协定，杜绝失泄密隐患。五是违约责任。要约定全面的违约责任，一旦出现时限、质量、安全、保密等方面的违约，严格按照合同约定追究责任。 3、紧抓过程管理 要安排专人管理诉讼档案出入库，制定诉讼档案出入库交接登记表，把好诉讼档案出入库卷册数，审查诉讼档案完整性（有无破坏、污损、缺页、掉页等现象），及时借出归还、排号上架。 要安排专人紧盯诉讼档案数字化加工现场，检查扫描场所的安全情况，检查扫描工作人员遵守工作纪律的情况，检查数据录入及影像，检查实体档案恢复装订情况，协助解决诉讼档案数字化过程中遇到的各种问题。 4、严把质量标准 主要指数字图像质量、录入条目准确性和档案恢复装订质量。 严格按照《唐山市市直单位纸质档案数字化实施细则》中的要求，审核数字图像是否有遗漏的现象，检查数字图像分类是否正确，数字图像是否进行了纠偏、去污、裁边等处理。 按照《暂行办法》的要求，检查录入条目是否齐全完整，录入内容是否准确无误，如有不符规定的要修改或重录。 档案恢复装订方面，要检查档案材料是否完整，是否与档案卷内目录相符，装订是否规范，封条粘贴是否牢固，有无盖档案室章等等。 5、做好挂接备份 实行按案卷年度或数字化加工日期定期挂接，检查挂接条目和图像是否吻合，数字图像是否齐全完整，有无漏挂、多挂的情况。经验收合格后应及时备份。为保证数据的安全，采用多种备份载体、多种备份套数（至少2种以上）的方式备份并异地保存，同时检查备份内容是否齐全完整。 （二）案件办理同步数字化 省法院结合最高院三大平台建设（审判流程公开、裁判文书公开、执行信息公开），把案件办理同步数字化作为今年的一项重点工作，要求全省法院今年办理的全部案件同步数字化，以便实行网上调卷。案件办理同步数字化具有划时代的意义，给多年不重视法院信息化的领导们打了一针强力催化剂，向法院诉讼档案全部数字化迈进了一大步，必将推动法院诉讼档案现代化的快速发展。 但随之而来的问题也摆在了面前，如何进行案件信息审查核对，如何进行电子案卷的检查归档，谁来负责，如何分工等等。根据笔者的工作实际，做以下建议： 1、建立档案信息处，统一负责同步归档 根据《暂行办法》第四条、第十五条之规定，档案机构负责电子档案的质量验收，负责电子档案的检查、保管、利用等。这就给档案机构增加了检查验收电子档案的工作量，档案机构可以借此机会，增加人员，扩充编制，提高级别，建立档案信息处，统一负责电子档案和纸质档案的检查验收。由于档案机构无论对纸质档案还是电子档案的质量标准都轻车熟路，由档案机构全面负责有利于实现电子案卷和纸质案卷的无缝衔接，，有利于同时提高纸质和电子档案的质量，有利于案件归档的及时、完整、同步，有利于减轻审判人员工作量。 2、由审管办负责检查，档案室负责归档 审判管理办公室简称审管办，负责审判流程管理和案件的实质审查。如果电子案卷审判流程检查、统一结案都由审管办负责，也就是形式审查，那也必定会增加专门人员做审核。同样是作为形式审查的纸质和电子案卷的归档检查，从利于案件结案归档的角度，从便于审判员工作的角度，应由一个部门一次审查完毕，防止不同标准、重复劳动、增加负担。因此应由审管办统一负责，档案室只负责归档，不再做案卷检查。 三、诉讼档案网络应用 诉讼档案利用主要包括三类，即法院内部因审判工作需要在上下级、同级法院之间调阅，检察院、纪检、监狱、公安等部门因工作需要查阅，案件当事人因自身需要查阅。诉讼档案由于其自身特殊属性调阅、查阅、借阅量非常大，以本院为例，每年需接待近500人次的利用，工作量非常大。诉讼档案全部数字化以后，这项工作就变得简单且易于操作，只需轻点鼠标，就能完成大部分借阅利用工作，不用频繁去库房找卷，不用担心诉讼档案借出总不归还，不用天天在复印机旁劳累、受污染。具体有以下方面： （一）法院系统内部调阅卷 省法院今年在全省范围内推行案件办理同步数字化，下半年开始，凡是上诉的案件全部数字化后再报上级法院，从源头上开展系统网内调卷，不再邮寄纸质卷宗。这节省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因调阅不退、丢失的风险。 本院内部调卷，主要包括主审法官本人、本业务庭、其他业务庭等的审判、审查业务工作需要调阅。全部数字化后，法官只要在局域网内提交调卷需求（法官自己办理的案件可直接查阅，无需审批），经所在庭、室、处领导和档案部门同意后，就可以直接在计算机上浏览查阅，输出打印，极为方便、快捷。 （二）对外查阅 对外查阅需设立电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，建议只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷利用时只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的要进行申请，由档案管理员来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。 四、开展鉴定销毁移交 对于诉讼档案的鉴定销毁，各地各级法院都持审慎的态度，尽量能不销毁的绝不销毁。主要考虑当事人信访、申诉甚至翻案，一旦销毁卷宗，案件的来龙去脉，审理的情况，不得而知，没有办法交代。以本院为例，虽然销毁过两次，但都是极少量的，大部分案卷自创立之始都一直保存着，刑事卷早至建国前1948年的都有。但现如今案件量与日俱增，大多数法院库房都已满满当当的，根本没有空间存放新生成的诉讼档案，仅为一两个案件就牺牲大量的存档空间，有些得不偿失。笔者建议按照文件要求开展诉讼档案的鉴定销毁工作，为新诉讼档案腾地方。具体来说，成立鉴定销毁委员会，逐一审查保管期限届满的诉讼档案，保留有信访案底的，销毁没有保存价值的。对即将销毁的档案进行数字化扫描备份，同时将判决书、裁定书、调解书或其他结论性材料取出，按照年度、类别、案号的顺序整理立卷，永久保存。 《规定》和《办法》对诉讼档案移交档案馆也做出了概括性规定，要求按照国家有关规定，定期移交。而在此前长达30年的时间里，法院系统一直执行1986年最高法院暂缓移交的通知。具体如何移交，哪些类别可以移交，保存多少年后移交，《规定》和《办法》并没有给出详细的说明。笔者认为，出于利于法院系统内部借阅利用的考虑，刑事卷和执行卷要在本院档案室至少保存20年，民事、行政卷至少保存15年，才可以移交档案馆。对于移交档案馆的诉讼档案，最好也要进行数字化扫描备份，以便日后查找。同时要向档案馆档案员介绍诉讼档案借阅利用的相关规定，严格按照《办法》要求审核诉讼档案查询条件，不符合条件的绝不借阅，符合条件的也只能查阅正卷，确保不泄露审判秘密。 （作者单位：唐山市中级人民法院） |
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