| 标题 | 全局观是档案业务基础培训中的基础 |
| 范文 | 朱武梅 张英辉 段蕾 立档单位档案工作是整个档案事业的基础，没有各个单位在经年累月的工作中对所产生的各种文件材料的规范管理，就没有全社会的档案事业，各级各类档案馆就成了无源之水、无本之木，所以各级档案部门历来重视抓好立档单位档案工作。笔者在多年的业务指导和培训工作中深深体会到，立档单位档案工作不仅是档案员份内的事，更涉及单位每一项工作和每一位工作人员，涵盖管理体制、规章制度、业务基础、基础设施、开发利用等诸多方面，是一个以体制制度促基础、保安全，从而达到有效利用的系统工程。对此，单位上下每一位工作人员，特别是各级领导必须要有所了解，给予必要的重视和支持，档案人员更要能够全面理解和把握，才能共同把一个单位的档案工作做好。与此不相适应的是，笔者发现多数立档单位普遍存在这样一种现象---不仅单位其他人对档案和档案工作不甚了解，即使档案管理人员本身，很多也只熟悉常做的文件整理归档，而对档案和档案工作缺乏必要的认识，对立档单位档案工作的总体要求和自身任务缺乏全面的把握，因而难以争取领导的重视和全体工作人员的支持，档案工作越做面越窄，越做越成了档案员自己的事。这种现象如果在培训、指导中不注意引导，就会制约一个单位甚至整个系统档案工作的健康全面发展，影响档案工作整体功能的发挥。 鉴于这种情况，笔者在档案人员业务基础培训中，首先注重构建档案员的全局观，力争首先让档案员对档案、档案工作有一个基本认识，对立档单位档案工作有一个整体把握，在此基础上，再进一步学习和掌握每一门类档案整理归档的具体技术和标准，以便在实际工作中能够既统揽全局又突出重点，同时便于在单位内部做好档案政策宣传和知识普及，以争取领导的重视和各位工作人员的支持，给档案人员和档案工作创造尽量好的工作环境，使单位档案工作走上健康、全面、可持续发展的轨道。 注重引导档案人员认识自身工作对象 档案是档案人员的工作对象，通俗讲，它是人们在一切活动中产生的具有保存价值并归档保存的原始历史记录，是维护历史真实面貌的有效记忆工具。档案最基本的功能就是记录历史，因此档案对于个人、单位、国家乃至全社会具有多方面的参考和凭证作用，特别是它的凭证作用往往是独一无二和无可替代的。在目前全社会普遍缺乏信任的大背景下，遇事用档案说话已经越来越成为多数人的习惯和自觉，档案已经与老百姓的生活工作息息相关，整个社会也进入了档案话语权时代。 笔者在培训中注意从多个角度举例强调档案的凭证作用，如1、对于个人，档案是记载个人历史、维护个人合法权益的重要工具，在证明个人工龄、学历、奖惩、升迁、调动、退休及医疗、养老中发挥着重要作用，关键时能够决定个人命运。2、对于单位，档案是反映单位发展历程，维护单位合法权益的重要凭证。3、对于国家和社会，档案更是具有社会、民生和经济方面的多重价值。比如在维护国家的主权和领土完整、开展国际斗争、保障国有资产保值增值中，档案都发挥着重要作用。特别是社保医保档案、土地流转档案、婚姻登记档案、房产档案等民生档案与百姓生活息息相关，在保障百姓权益、维护社会稳定方面发挥着无可替代的作用，近年来越来越受到全社会的普遍重视，各级档案部门也把这部分档案作为重点加大投入，管理水平得到大幅度提高，为国计民生发挥着越来越重要的作用。 注重引导档案人员认识档案工作 档案工作是单位基础管理工作的一个重要组成部分，是反映单位综合管理水平的一个窗口。每个单位都有自身的主管业务和中心工作，档案工作只是记录和为中心工作服务的，但它又绝不是可有可无和无足轻重的。1、从档案工作的规范化程度可以一定程度上反映出一个单位管理是否规范、工作是否得力。从一定程度讲，档案工作就像一面镜子，档案工作做得好的单位，主体业务和基础管理都不会差，其它工作都一塌糊涂的地方，档案工作往往也很难一枝独秀。2、从档案所记载的内容可以看单位的发展轨迹和工作实绩。一个单位工作红红火火，一年下来我们可以如数家珍，几年下来有的人还历历在目，时间稍长就只能靠档案说话了。只有工作中形成的有保存价值的文件材料归档保存下来了，我们的工作才能载入单位的历史。从这个意义上讲，档案决定谁在未来有人关注，谁在未来销声匿迹，因而档案工作具有重要的社会意义，如果说是那些政治家、人民群众创造了历史，那么档案人就行使着控制记忆、塑造历史的权利。认识到这一点，一方面可以提升档案人的职业自信和自豪感，另一方面也时刻提醒我们要严守档案工作者的职业道德。 做好一个单位档案工作必须强调全员和全面。全员就是要树立全员档案意识。因为档案工作不是孤立的，档案更不是档案员关起门造出来的，它产生于每位工作人员手中，产生于每时每刻的工作中。巧妇难为无米之炊，档案大家交才有，不交就没有，交的齐全完整、质量高，档案的价值就高，否则用的时候就找不到、用不上。因此，做好档案工作离不开单位各部门、每个工作人员的支持。全面就是要引导档案人员树立档案工作全局观，即我们不能只盯着文书文件的整理，还必须关注档案的其它门类，关注档案工作的其它环节。不能忽视档案工作的条件和保障，更不能忽视档案工作的根本目的。 重点明确立档单位档案工作的整体要求 1.管理体制建设 管理体制健全是一个单位档案工作健康可持续发展的根本保障，主要有两方面要求：一方面，各门类档案实现集中统一管理，统一制度、统一领导、统一实体管理（国家有特殊规定的除外）;另一方面，要有机构——档案室（馆、处、科）、有人员——档案员、分管主管领导、各处室兼职档案员缺一不可，且所有机构人员職责明确、各司其职，工作运转顺畅。除管好自身外，机关档案工作还有另一项基本任务，即对本系统所属单位档案业务进行规划、指导、监督和检查。 2.规章制度建设 规章制度健全可以从三个方面来理解： 一是档案管理网络中各部门及人员的职责明确。 二是制定适合本单位实际的档案工作制度，包括： （1）制定档案管理的基本制度，如年度归档制度、档案分类表、保管期限表、保管制度、利用制度、保密制度、统计制度、鉴定销毁制度、电子文件归档管理制度等。这其中最重要的就是制定好符合本单位实际的具体可行的归档范围和保管期限表。 （2）档案部门参加重要活动、竣工验收、设备开箱等形成制度。 （3）制定水、火、失泄密等应急预案并进行模拟演练。 三是档案工作制度纳入单位制度管理体系，得到切实的贯彻落实。这是制度建设的根本，也是难点。 3.业务基础建设 业务基础建设具体要求包含以下几个方面：分类科学、收集齐全、保管期限划分准确、整理规范、排列编号有序、编目条理、安全保管、按要求做好档案统计、移交和鉴定销毁工作。 其中收集、整理、编目是各门类档案业务知识培训的重点，也是各单位功夫下得最大、普遍做得比较好的环节。各单位存在问题较多、普遍感觉难度较大的环节是，从归档范围的确定到应归档文件收集齐全，从保管期限的制定到准确划分保管期限，所以我特别注意在培训中反复强调，首先在认识层面上，要充分认识到归档齐全和保管期限划分准确的特别重要性，在此基础上，要下大力制定好本单位的归档范围和保管期限表，切实做到有章可循。在文件收集和保管期限划分中要特别强调注意突出自身，突出自身主要职能。 4.基础设施建设 基础设施建设包含三方面内容。 （1）档案库房及其它用房 档案用房实现办公、阅览、库房“三分设”，有需要有条件的还可设整理消毒、数字化加工、档案修复、仿真复制等各种功能性用房。 库房是确保档案安全的重要场所，要经过专门的设计改造，有设备措施实现“八防”：防潮、防水、防光、防火、防盗、防尘、防高温和有害生物等，近年来防磁也成为一个重要指标。 （2）档案装具 一是档案柜架，要求充足、规范、统一，特殊载体和规格的档案配专用柜架。 二是卷皮卷盒，要求规格、式样、质量符合国家、省规范要求。 （3）所需设备 一是保障档案安全的设备，主要是防火、防盗、虫霉防治、防光与照明及各种温湿度记录控制设备等。 二是开展工作需要的各种设备，如打印、复印、照相、摄像、计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等。 5.档案信息的开发利用 档案信息的开发利用是档案工作的根本目的，我们常说，管好档案是为了用好档案，档案只有用好了，死档案才能变活信息，档案工作的价值和意義才能体现出来。在实际工作中档案利用有多种方式，如：阅览、外借、复制、举办展览、组织编写、提供档案参考资料（大事记、组织沿革、文件汇编、基础数字汇集、专题概要、重要会议简介等）、出具档案证明、提供档案咨询服务等。 对于基层档案室，主要做好以下工作： （1）做好接待利用工作，做到：利用室借阅条件良好，档案人员熟悉室藏，调卷迅速，查全率查准率符合要求，利用手段多样，有借阅登记和利用效果反馈登记。 （2）按要求报送政务公开信息。 （3）利用档案编制多种编研成果。 （4）举办档案展览或以展室陈列展示。 以上涵盖了立档单位传统档案工作的全部。近年来，计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨等形成和传递的公文及其它各种信息，都可以很方便地用计算机和网络来记录和传递，计算机和网络日益成为人们生活和工作的重要工具和基本环境。信息技术的迅猛发展，在给档案工作带来新的发展机遇的同时，也使档案工作面临全新的严峻挑战。 6.档案信息化建设 在全社会信息化过程中，顺应时代要求，档案工作不断运用新技术、解决新问题、探索新模式，开启了档案信息化建设新时代。档案信息化建设对于国家社会层面来讲，是一个复杂的系统工程，包含档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案信息化应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设等多方面的内容。 对于某一个立档单位或系统来说，档案信息化建设是在整个国家或地区档案信息化大框架下进行的，面对大多没有多少专业背景的档案人员，我在培训中尽量简化内容，以便大家更容易理解和把握。首先必须明确的是立档单位档案信息化面临的主要任务，即：机读目录数据库建设、室藏档案数字化、电子文件归档与管理，其中电子文件归档管理是信息化建设的核心部分。由于电子文件与传统载体档案无论（下转9页）（上接38页）是自身特点还是管理方式都有很大区别，有很多特殊要求，而多数档案人员并不具备多少信息化专业知识，在培训中做到既满足工作需要又让大家能够理解和接受并不容易。我在电子文件归档管理中，首先强调电子文件的真实性、完整性、有效性要求与全过程管理，再明确电子文件管理的特殊技术手段和专有名词，如捕获、迁移、载体转换、转存与背景信息、元数据等，最后讲解电子文件的收集、整理、保管方面的一些具体要求。需要反复强调的是，电子文件归档管理的许多要求、标准、流程是在计算机系统设计中，由技术人员固化到程序中实现的，前提是档案员必须在系统设计之初提出明确要求。提出功能要求以使计算机管理系统满足档案管理需要，是档案人员必须承担的责任，否则损失难以弥补。 （作者单位：河北省档案馆） |
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