| 标题 | 高校图书馆组织结构创新理论问题研究 |
| 范文 | 摘 要 论文通过对新时期高校图书馆价值的背景研究，总结了我国高校图书馆现有组织建构的特点，依据逻辑分析的方法对当前高校图书馆结构模式建设的新要求进行了理论总结，认为对高校图书馆组织结构的创新，必须满足环境和谐、供需服务高效、管理便捷、具有自学习能力和易评价性等条件。 关键词 高校图书馆 图书馆管理 组织结构 分类号 G258.6 DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2017.08.005 Research on the Theory of Organization Structure Innovation of University Library Fan Xingkun Abstract On the basis of researching the value of university libraries in the new period， this paper sums up the characteristics of the organization structure of university libraries in China. According to the results of logical analysis， it concludes the new requirements for the construction of university librarys structure. It believes that the innovation of the organizational structure of the university library must meets the requirements of environmental harmony， efficienct supply and demand service， convenient management， with self-learning function and easy to evaluate.Keywords University library. Library management. Organization structure. 圖书馆是高校建设和发展的基础。上世纪90年代以来，随着我国高校体制机制改革，高校图书馆也实现了从传统向自动化、数字化、智慧化的嬗变，其工作内容和服务领域随着高校对文献信息资源服务的需求而变化，并体现在高校图书馆的内部组织结构构成上，组织结构创新由此成为图书馆创新的重要内容，因此，从价值的层次对其重新认识尤为重要。 1 从价值角度认识图书馆结构创新 1.1 高校图书馆的核心价值 高校图书馆价值认识的基本点主要集中于其“存在的价值”——由于高校教学科研活动中存在着文献信息资源需求，高校建立图书馆就是“花钱买服务”——这也可谓是包括高校图书馆在内的所有图书馆的根本价值。现代的大学必须有足够多的文献才能对教学科研提供支持，高校必须投入相当一部分资源用于图书馆建设，图书馆在管理过程中必须让学校投入的每一分钱都要发挥效益，让文献信息资源建设发挥其作用，因此，必须保证各相关管理要素（包括图书馆结构）对各种服务要素的充分支持。高校图书馆对核心价值的不断追求和创新性实现，要求包括结构创新在内的各种管理要素不断地变化和革新。 1.2 高校图书馆的人力资源蓄水池价值 据2011年对我国480所高校图书馆的统计，在编馆员数量平均为每馆45人，其中在编人数最多的武汉大学达328人，在编馆员中，大专以上至博士学历的馆员已经成为图书馆员队伍的主体[1]。在馆员专业构成上，除图书馆学情报学专业以外，馆员队伍的专业分布多数都和学校的专业设置密切相关，图书馆员队伍构成呈现出知识化、专业化、高学历化的趋势。各高校平时都存在着校内管理、教学、科研与教辅部门（图书馆）之间的人才流动，图书馆是人才向外输出较多的部门，如为学校提供管理和服务人才，或教学和科研型专业人才，说明高校图书馆一定程度上已成为高校的人力资源蓄水池。而专业型、应用型、通用型人才的养成，需要图书馆有良好的小环境，良好的内部机构架构是这种小环境的重要组成。 1.3 高校图书馆的学习中心价值 随着信息化技术和管理手段在图书馆的应用，我国相当比例的高校图书馆已经实现了在理念和管理实践上从传统图书馆向文献中心、文献信息中心的转变，目前已开始起步建设“学习中心”型图书馆，在工作实践中开始建设学习空间、开展专业阅读辅导、开设真人图书服务项目，一些图书馆购入了3D打印机，提高读者学习体验，创新读者学习模式。从文献服务到学习创新，从传统被动式文献服务过渡到广泛开展嵌入式主动服务，将图书馆服务与教学科研和知识创新活动有机结合，这是图书馆组织功能边界的巨大跨越。未来的图书馆要“建设综合数字知识基础设施，完善科技发展态势监测分析服务，构建嵌入科研一线的科研知识服务，建立虚实结合的协同知识服务机制”，从而成为“嵌入式协作化知识实验室”[2]，内部结构模式的创新必须满足这一发展需要。 2 高校图书馆结构模式 2.1 高校图书馆传统组织建构局限性分析 我国近现代图书馆的建构学习西方国家，按业务流程和文献类型建立起金字塔型组织结构，各机构对应着不同的工作流程、工作环节和工作任务。据贾东琴对国内外415家（国外153家，国内262家）高校图书馆的调研，国外图书馆设置部门的名称有约48种、国内也有约30种之多[3]，但名称的差别并不影响这类结构模式的基本特征，即都属于传统管理模式的科层结构，下属机构职责划分清晰，权力向上集中，下级对上级负责，能较好地实现对办馆资源的有效控制和调度，在人员、工作任务、社会环境、制度环境都较为稳定的情况下比较适用，具体来说有以下几个特点。 （1） 结构构成以完成内部业务工作为主导逻辑基础。这种流水线式的工作机构设置，以泰罗“科学管理”的指导思想、以流水线作业的思路，划分为流水线的上游、中游和下游模式。 （2） 管理过程中结构仅根据新增加（开展） 的业务作微调。例如，有的图书馆在收藏连续出版物的规模扩大后，会将期刊部与图书服务部门分列，外文资料增长迅速的会专设外文部，有特色馆藏的图书馆会设立特藏部、古籍部等。 （3） 部门间以线性模式联接。传统的业务部门划分确立了部门之间和岗位之间的工作联系是以线性模式为主，现有的管理制度重点也是要保证这种线性联系的稳定。当出现临时性的工作联系，沟通主要限制在传统的线性模式和层级管理框架内，如A部门A1岗位与B部门1岗位临时发生业务联系，在现有模式下不会直接联系，而是按照A1→A→B→B1的方式进行沟通，若是重要事务，还需图书馆领导班子成员参与决策。由于多层级沟通，导致沟通效率降低，可能造成传递沟通过程中的信息失真。当信息失真问题具有普遍性后，重构系统就成为必然。 （4） 业务开展的内敛性与排它性特征。在现有的科层制管理体制和业绩考核模式下，每一个业务部门都有明晰的业务边界，各层级主管人员完成自己份内的工作即是完成任务，边界外的工作属于其他部门或属于上级管理者。在这种模式下，需要新的资源投入的创新行为或者需要改变既有规范与制度的调整都面对许多不确定性，这些不确定性是低层级的部门管理者难以把握和控制的，会阻止相关业务岗位管理者的工作主动性和业务拓展欲望，除非得到高层领导及相关业务部门的一致认同。很明显，这是不适合图书馆工作未来数字化、虚拟化、嵌入化学科服务要求的。 （5） 现有图书馆结构影响管理效率。多数图书馆重大工作事务需要班子会讨论、馆长与书记协商、馆长与相关部门协商、馆长与主管副馆长协商、副馆长与主管部门协商，在这个过程中，即使是在有明确分工的情况下，协调和沟通过程也变得极为复杂，往往还要夹杂进人情因素、人际沟通方式因素、周边影响因素等等，造成决策效率低下、非制度化管理行为增加。在业务系统上，图书馆规模越大，开展业务越多，则部门越多，信息传递路径复杂，管理难度越大，部门协作越困难。 由上述内容可以看出，传统的金字塔型组织结构的缺点比较明显，包括应变能力差，不利于提供高服务质量，缺乏灵活性，易导致组织内信息沟通不畅；职能部门之间缺乏沟通，容易形成不合作的组织氛围，甚至在信息、技术和知识方面难以交流和融合，不利于图书馆馆员自身索质的提高和完善，同时也影响了图书馆服务与业务的发展；在管理中容易出现部门和级别的增加，导致机构臃肿及官僚作风等问题[4]110-111。 2.2 图书馆组织结构的逻辑体系 从系统的角度观察，图书馆是一个“黑箱系统”，其与社会系统的接口（O/I）是文献信息的“输入”与“输出”，“输入”即信息输入工作，文献的搜集、整理和组织典藏工作，如文献的采集、登录、分类和主题标引、编目、文献的组织和保管等文献资源建设工作；“输出”即信息输出工作，文献的使用和服务工作，如文献的外借、阅览、宣传、阅读辅导、参考咨询，信息导航等用户服务工作。要保证图书馆系统的高效，以最经濟的资源投入获得最佳的工作效果，就需要科学合理地设立业务程序，“从职能上界定并细化每个业务部门的任务职责，努力使图书馆的各个业务部门成为成本最低、效率最高的基层组织。”[5] 目前，高校图书馆在内部结构上多数分为以下四大逻辑模块：文献资源建设子系统（书报刊及数字资源的采访），读者服务子系统（包括流通、期刊、信息服务、文检课教学、文化拓展等），资源开发子系统（数字化部门、参考咨询部门）和工作支持子系统（办公室、技术保障部门）。这些业务岗位和部门是存在“内-外”之分的。按与图书馆核心工作任务的亲疏关系，也可将图书馆的内部结构看作一个“圈轮层次结构”，自外向内分为：①管理子系统；②技术保障子系统；③文献资源建设子系统；④资源开发——用户服务子系统；处于图书馆体系结构之外的是一般知识系统[6]。其中，“外层子系统是内层的基础，为内层的存在和发展提供资源，它们的作用就是支持内层系统的正常运行与发展”[6]。由于“文献资源建设子系统”和“资源开发-用户服务子系统”直接满足图书馆“供-需”服务，故而直接决定了图书馆服务质量，对图书馆系统效益实现起到决定作用，是全馆工作的核心，因此在实践中可以通过建立更紧密联系的大部门的方式，实现文献信息资源管理和服务的大部门管理，以实现更高效的运作。 在以上的逻辑系统中，资源开发子系统是图书馆自动化建设以来发展较快的一个系统，在实现数字化资源建设和深层次文献信息服务的过程中，很多高校图书馆投入越来越多的人力和财力开发资源，资源开发子系统及对应的部门，已成为现代图书馆系统中的重要部门。该系统在未来将继续加强和扩张，全馆的人力和物力资源也应优先用于保证这个部门的发展。 2.3 创新结构模式要求 在管理活动中，工商企业常把数目、职能、区域、产品、顾客、加工或设备[7]50作为分设下级机构的依据，图书馆设立下级部门时也大致采用了类似的方法。其中，“职能”是近现代图书馆基本的组织依据，“分馆”的设立是依“区域”原则，“儿童”或“残疾人”服务部门的设立是依“顾客”原则，“缩微”“复印”“装订”及“电子阅览”是依“设备”原则。与工商业部门设置下级机构差异较大之处，就是“学科”（对应于“产品”）及“资源形式”是图书馆设置部门的主要原则。 传统工业部门管理机构的特征是“庞大，等级森严，一成不变，从上到下的机械组织，在一个相对稳定的工业环境中，进行着重复的生产，做出重复的决定。”[8]图书馆属于知识服务机构，服务的主体、客体及对象都属于“知识型”，这种机构“社会优势的发挥、社会的凝聚力已越来越依赖于知识工作者是否能将其心理和社会需求同机构和工业社会的目标结合在一起。”[9]因此，图书馆必须建构起新的管理体制，这种管理体制应满足以下的要求：①实体服务一体化的整合；②实体服务与虚拟服务的整合；③本馆资源服务与馆外资源服务一体化的整合；④传统文献信息资源与新型文献信息资源的整合；⑤文献信息资源服务与文化服务的整合；⑥文献信息资源服务与教学科研活动的整合。图书馆的人员、业务流程、工作对象、工作方法等要素的系统化组合，要求能满足动态作业模式的业务需求，保证图书馆系统在战略规划、资源利用、环境和谐等方面目标的实现。 基于这种指导思想，我国学者在研究国内外图书馆的机构设置后，提出了多种机构设置方案。较具代表性的一种方案是要求形成矩阵式结构模式，工作组织过程中“以各职能部门为经，以各项目小组为纬，打破部门之间、馆员之间的壁垒，组成交叉的矩阵形式”“减少管理层次，增加管理幅度，由直线结构向网络结构变化，实现组织的集成化、智能化和柔性化”[10]；另一种构思是建立网络化结构，“使图书馆的组织结构趋向扁平化与柔性化”[11]，使机构内部的信息沟通更高效。在矩阵式、网络化、扁平化、柔性化方向的指导下，上海交通大学图书馆“推行以‘学科化服务为主线的全新机制，全方位整合业务、设施、资源以及人力，实行扁平化管理。将原有的13个部门重组为面向服务的‘三部一所组织结构”[12]，体现了机构设置大框架、模块化、面向任务的管理特点。北京大学图书馆则从业务、条件支撑、对外关系三大块来考虑机构改革工作，以“读者服务”为导向，打破原有按照纸质资源为主组织图书馆业务工作机构的传统模式，进行机构重组，重新规划建设了七大中心。“探索将实体业务部门与跨部门虚体工作组相结合的运行模式制度化，并相应地建立健全规章制度体系，加强组织文化建设”[13]。 2.4 高校图书馆结构模式发展趋势 作为高校文献信息中心，未来的图书馆将会呈现多元化发展，对文献信息服务的内涵理解将逐步摆脱陈旧理念的束缚，创新性的认识将指导图书馆向广外延、深内涵、多元化、泛服务化的方向发展。图书馆服务从普通纸质文献向电子文献、网络文献、灰色文献、零次文献、暗数据、大数据服务的发展进程，体现了图书馆未来不断扩大服务深度、扩张服务边界的趋势，过去标准化的图书馆将异化为不同形态和不同任务的图书馆，并且这种动态变化的速度将不断加快，因此，图书馆内部机构的设置将符合这种变化趋势。 3 创新组织结构的方向性要求 3.1 实现组织环境和谐 组织内部结构的设置很大程度上受社会环境影响，合理和健康的结构可以促进组织“内”“外”环境和谐，实现内外环境良性互动。 外部环境因素包括新技术的应用、用户需求的变化、社会竞争的加强，内部环境的变化包括管理理念的变化、图书馆自身发展的需要等[4]112-114。“随着外部环境中社会需要的变化，图书馆的读者需求、经济条件、技术条件以及制度条件都会发生不同层次的改变，这些改变引发图书馆新的功能需求，使图书馆传统的管理功能、业务功能、收藏功能、服务功能等发生转变，朝着专业化分工和文献资源共享的道路迈进。”[7]70传统的金字塔式的等级制组织结构因其稳定的特点，对快速变化的信息化环境反应迟钝，而网络化、扁平化、矩阵式的组织结构能提供最少环节、最易控制和评估的信息链路，在明确的读者需求、经济、技术、制度环境中，能动态透明地实现内外信息流通，决策和执行者能直接沟通，最大程度地减少了信息传递过程中的误差和扭曲。现代图书馆“信息资源服务的網络延伸对图书馆的组织结构提出了柔性化要求，新的组织管理模式应具备协调、控制、服务和创新4大功能。”[7]70按图书馆内外环境和谐的要求，新的图书馆体系结构应“突破原有的按业务过程或资源结构划分的封闭型组织体系，建立一种融合固定部门、跨部门任务、临时工作组、委托项目等开放性的组织结构，灵活地利用资源和提供信息服务。” [5] 3.2 实现服务供需的高效对接 作为文献信息服务需求方的高校师生均属于“知识工作者”“知识工作者的工作动力取决于他的工作效益，取决于他在工作中是否能有所成就。”[9]图书馆机构建设与改革的目标，就是要更好地实现文献信息服务过程中的需求对接，让读者以最少的时间、资金、精力获得最大的文献信息资源收益。因此，图书馆的机构重建过程就是根据任务需要，应用现代科技实现工作的“再生工程”（Business Process Reengineering），重新设计作业流程，以实现图书馆工作成本、质量、服务、速度的大幅度改善。图书馆服务系统作为“第一线”对接读者需求的部门，所直接关联到的部门包括现有图书馆的图书、期刊、电子文献服务部门（如流通部、期刊部、阅览部、特藏部、信息部等）。从图书馆内部“大数据”管理的角度看，上述部门的高效整合和接口的单一化简单化更适应读者需要，过多过细的部门划分和过于专业的文献资源访问途径，并不适应读者的需要。近年来，一些图书馆在“以人为本”的思想指导下提出了“一站式服务”理念，通过优化馆内部门设置、合并功能相似的业务部门、简化用户服务布点及流程、实现管理资源的复用，方便了读者对图书馆资源的利用。也有高校图书馆实现了原有对外服务部门的整合，以一个统一的“读者服务部”满足读者绝大多数的需求，在大的部门框架下，以多任务工作小组或多工作线的方式重新构建馆内服务机构。按这一思路，管理和提供传统文献服务的图书流通、阅览、期刊、古籍等就可以合并为一个部门，电子资源的管理、咨询服务、开发也可以合并为一个部门。这种以服务为导向的机构设置，可以充分满足提升图书馆服务效率、简化读者使用程序的要求。 3.3 实现管理的便捷高效 以管理效率为组织创新目标的设计只是一种理想的状态，在实际的管理过程中，一次决策的形成和施行，要经过“政策制定、政策执行、政策评估、政策终结、政策监督”的完整过程，而在“政策制定”的阶段，还包括“政策问题界定、构建政策议程、政策方案规划、政策合法化”的步骤。“影响整个组织的决策是由一组人员制订的，而不是由具有最高权利职位的某一个人决定的。这个机构不仅将比较专门的知识贯彻到做出决策的过程中，而且使更多的人员具有责任感。”[7]70图书馆的决策层由馆长、副馆长、书记等人组成，决策的过程和决策的结果需要和执行层（部门主管）进行沟通，实际执行效果高度依赖于执行层对决策的理解准确度、支持力度、执行方法，决策层与执行层之间的信息双向沟通很大程度上取决于机构的设置情况。 良好的沟通是实现高效率管理的前提，沟通的质量和效果，取决于可靠性（credibility）、一致性（context）、内容（content）、明确性（clarity）、持续连贯性（continuity and consistency）、沟通通道（channels）、接收者的接受能力（capability of audience） 七个方面[14]。在机构设置层次少、结构简洁明了的情况下，决策层和执行层、执行层和工作人员之间的沟通信息链路短、环节少、信息失真少，反应敏捷，易试错，出现问题时纠正快，可以实现较高的管理效率。因此，“图书馆在进行业务流程和组织结构设计或改革时，要考虑到图书馆的功能不仅是收集和管理信息，更多的是营造信息环境，组织信息活动，提供信息服务，同时也要顾及到内部管理的需要以及员工的工作积极性和自主性。”[15]70特别是馆内信息传递的中间节点数量要少，对于因信息转发和处理的任务过重而影响日常运作的节点，有必要取消无效的转发，疏通信息传输渠道，这种简化信息传递过程的操作就是内部机构的有效简化。 3.4 实现组织的自学习功能 组织的发展要求稳健和活力，并要不断提升自身能力，因此组织需要具备经验积累、积极学习和创新发展的能力。员工是组织管理的对象，也是组织知识的掌握者，员工在一个良好的环境中才能更好地自我发展，并促进组织的发展，这个“良好环境”指良好的人事环境，包括互相沟通、共同协作、自我提高和培养他人四项基本要求[9]，组织有义务创造这样的环境，而简洁有效的机构设置是实现这种环境的必要条件。组织机构的庞大繁琐会阻碍内部人员的创造性，影响员工的个人发展。“在知识员工为主的组织中，知识主要存在于基层，存在于知识员工的脑海中，这些知识型员工在基层从事不同的工作，自主管理与自主决策（Perter F. Drucker ，1988）。由于知识重新实现了从管理层到员工的回归，企业的权力也相应地分散，传统的权力高度集中于中高层管理者的‘命令-支配型组织结构让位于以员工为中心的扁平化的信息型组织。”[16]可见，扁平化、多渠道信息沟通的组织形式能够满足员工的知识需求，这样的组织构也是人性化和高效率的。 “图书馆是一个发展着的有机体”，发展的要义在于“变”。在发展的过程中图书馆经常要面对各种挑战和困境，“穷则变，变则通”，变的过程是经验积累和自我学习的过程，通过学习实现与环境的有效对接，进而融合成为环境的有机组成部分，实现更高的社会效能。要实现这一目标，组织机构的设置要求具有开放型、自适应的特点，在此基础上建设学习型组织。学习型组织具有“5个职能特征（functional characteristics）——信息/情報职能、创新职能、学习/培训职能、知识管理职能、变革/危机管理职能，4个形态特征（form characteristics）——网络化/团队化、扁平化、市场/客户导向性、弹性/可重构性”[17]，进而具有7种能力：发现能力、发明能力、选择能力、执行能力、推广能力、反馈能力、知识管理能力[7]73-75。与之对照，会发现我国高校图书馆机构的设置柔性不足、过于刚性，总体上还处在开始金字塔型结构简化和重组的阶段，与学习型组织的建设尚存在较大距离。 3.5 实现管理的易评价性 根据工作任务的调整，针对图书馆当前结构状况对环境变化的适应情况，需要按照一定的标准对图书馆组织结构进行调整，以实现组织构成的合理性、有效性、先进性。这一目的的实现，需要科学、全面、准确的考核与评价。对组织机构的评价原则有15项，包括目的一致性原则、效率原则、控制幅度原则、等级原则、授权原则、责任原则、权利与责任同等原则、统一指挥原则、权利等级原则、分工原则、职能定义原则、隔离原则、平衡原则、灵活性原则、领导工作简化[7]73-75等。我们可以在这些原则的基础上设计构造图书馆组织结构评价体系，对照各项原则，从宏观和微观两个层面评估原有组织构成，建立新的组织结构。新的评价体系要对过去的评价评估指标总体上兼容或基本兼容，要保证机构改革的方向符合图书馆建设原则和发展方向，以保证符合未来“加强主体作用，推进内涵发展，建立自控机制，提升办馆水平”[18]的评估主导方向和价值取向。 4 结语 数字和知识服务时代的“图书馆将扮演信息导航员和知识服务提供者的角色”[13]，为适应这种转变，我国一些高校图书馆实施过内部机构重组，如上海交通大学图书馆将原有的13个部门重组为面向服务的“三部一所”，北京大学图书馆将11个部门改制为7大中心，这种以服务和流程为导向原则，根据本馆资源要素管理和用户需求的实际进行的重组，其实质都体现为“战略决定结构、结构追随战略”[19]，具有清晰的“效率、效能、效益”目标。没有任何两个图书馆具有完全一样的文献信息服务供需状况，图书馆自身的工作传统和文化氛围也存在着重大差异，因此，任何两个图书馆在机构设置时都可以是不同的，一馆的机构设置对其他馆仅具参考价值。只有客观分析本校本馆实际，创造性地调整优化本馆内部结构，才是挖掘高校图书馆潜力、提升综合服务能力的有效手段。 参考文献： [ 1 ]周和平.中国图书馆事业发展报告2012[M].北京： 国家图书馆出版社， 2013：96. 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