| 标题 | 高校干部人事档案数字化建设研究 |
| 范文 | 马进 蒲业虹 摘 要：干部人事档案在高校人事人才工作中发挥着重要的作用。《干部人事档案工作条例》为干部人事档案工作提出了更高的要求。本文分析了新时期高校干部人事档案工作中存在的困难，引出了干部人事档案数字化建设的优势。提出数字化建设亟需解决的问题，并构建了适用的干部人事数字档案管理系统。 关键词：人事档案;数字化建设;互联网传输;人事数字档案管理系统 2018年11月中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》的实施，为当前的工作提出了更高、更新的要求。人事档案是干部成长经历的原始见证，是党的重要执政资源。加快人事档案数字化建设步伐，是高校立足人事档案管理实际的正确选择，为提高人事档案服务能力打下坚实基础，为打造优质的干部人才队伍提供可靠保障。 一、 传统人事档案管理模式面临的主要困难 高校人事档案管理机构负责教职工的档案管理、档案审核及调查、档案查借阅、涉及档案内容的证明出具等工作。从笔者多年来从事干部档案管理员工作的感受来看，当前干部档案管理工作主要面临以下难题： 1. 人事档案管理难度增大 经笔者调查了解，目前高校干部人才队伍总体呈现出人员流动频繁的趋势。每年接收、转出人事档案数以百计，接收档案散材料数万份。大量人事档案材料的建档、接收、鉴别、保管等业务，对档案管理工作带来了很大的挑战。同时高校积累了很多承载着历史、弥足珍贵的老人事档案，处理纸质档案长久保管难的问题也十分棘手。 2.人事档案使用频率增高 按照組织人事工作有关规定，干部档案凡提必审、凡进必审、凡转必审，人事档案在人事人才工作中发挥着日益重要的作用，档案的使用频率显著增高。 3.服务质量较低 提供档案查借阅服务是档案管理部门的重要工作，也是服务人才的重要途径。部分高校校区分散，多校区办学的实际为提供档案查借阅服务带来一些不便。 二、 人事档案数字化建设的优势 近年来，有些高校在人事档案数字化建设方面进行了有益探索，以期有效克服传统管理方式的弊端，提高人事档案管理工作水平。人事档案的数字化管理，具有传统档案管理模式不可比拟的优势。 1. 通过建立数字档案，可以提高档案材料管理水平 人事档案是记录人生成长轨迹的珍贵原始材料，必须要妥善保管。对于数字档案唯一真实来源的纸质档案，可以长期保存在库房中作为保底的凭据，减少翻阅和使用的次数，避免可见光的照射、温湿度的急剧变化等对档案纸张造成的不可逆的破坏，起到有效的保护作用。同时，人事档案数字化后，纸质档案与使用人物理隔离，还能有效规避人事档案在使用过程中被篡改、伪造的风险，从源头上避免了篡改档案等事故的发生。 2. 通过科学使用档案，可以提高档案资源使用效能 传统人事档案管理模式中，档案的查找、下架、出库、查阅、入库、上架等工作耗时耗力。人事档案数字化后，这项工作可以由档案管理人员借助计算机来完成，能极大提高工作效率，也能避免人工调档查档带来的失误，实现档案材料的日常规范化管理。同时，还能实现档案资源的分类汇总、统计分析等功能，为干部人才队伍建设提供数据支撑，满足《干部人事档案工作条例》提出的“运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务”的要求。 3. 通过互联网远程阅档，可以提高档案借阅服务能力 《干部人事档案工作条例》第三十条规定：“干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能。”人事档案数字化后，通过技术手段，并健全有关程序，使互联网远程阅档成为可能，可以向不同校区的教职工提供远程电子化阅档服务，不需要再到档案中心办理，切实解决干部人才办事难的问题。 三、人事档案数字化建设需要解决的重点问题 人事档案数字化管理，是一种全新的工作模式，需要立足档案材料的涉密、涉隐私等属性，解决信息数据安全、相关程序合法等核心问题，建立干部人事档案信息化管理体系。 1. 以数字档案分类管理，保障档案涉密信息安全 《干部人事档案工作条例》第二十八条规定：“属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密;对于涉及商业秘密、个人隐私的材料和信息，应当按照国家有关法律规定进行管理。”按照此规定，人事档案材料的涉密属性分为国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私四种类型，为根据档案材料不同性质进行分类管理提供了依据。因此，人事档案数字化建设要实现档案分类管理，属于国家秘密、工作秘密的数字档案保存不能上互联网，涉及商业秘密、个人隐私的数字档案可以按照有关规定加密后上互联网，为有效使用档案信息提供了可能。 2. 以可靠的加密体系，保障档案管理系统安全 构建人事数字档案管理系统（以下简称“管理系统”）是人事档案数字化建设的核心工作。管理系统面临来自互联网的攻击和渗透不可避免，如果数字档案遭到泄露或非法利用，会损害单位、个人的利益。国家密码管理局印发的《商用密码管理条例》第二条规定商用密码可以“对不涉及国家秘密内容的信息进行加密保护”，因此可以采用商用密码来实现系统安全。 3. 以健全的阅档程序，保障档案管理规范合法 《干部人事档案工作条例》对阅档程序有严格的规定，按照程序经档案管理部门审批同意后，在规定时限内查阅等。因此，构建人事数字档案管理系统进行远程阅档，必须要符合相关程序规定，确保阅档流程合法。 四、人事数字档案管理系统构建 立足人事档案工作的特点、关键业务和关键流程，在突破现阶段限制人事档案工作管理水平提高的瓶颈基础上，构建人事数字档案管理系统，实现数字档案规范高效利用。 1.整体思路 在构建管理系统时， 笔者把重点放在实现互联网远程阅档上，重点关注数字档案管理、客户端管理、阅档申请、阅档审批等业务流程，牢牢抓住业务、管理关键点。 2.系统构成 管理系统分为阅档终端、服务区、传输网络、安全接入区四个模块。 （1）阅档终端 阅档终端是提供给用户使用的定制平板电脑，实现用户身份识别、提交阅档申请、接收档案数据、阅览档案、数据加密存储等功能。 （2）服务区 服务区是人事数字档案管理系统的核心区域，一般设置在人事档案管理机构的机房里，安保措施等同于档案库房。服务区主要功能有：存储数字档案，接收并审批阅档申请，将数字档案推送到阅档终端。服务区有以下设备：阅档系统管理终端、数字档案存储服务器、数字证书认证服务器。 （3）传输网络 阅档系统需要完善的网络基础设施。目前全国大部分高校都建有规模庞大、用户众多的校园网，达到了泛在接入和泛在信息服务的要求，可以为阅档系统提供稳定的无线网络接入。 （4）安全接入区 安全接入区位于服务区和互联网之间，对内阻隔服务器与互联网直连、阻挡黑客攻击、保护服务区档案数据安全，对外提供档案数据加密，防止信息泄露，还具有阅档终端管理功能。安全接入区有以下设备：防火墙、移动安全接入网关、安全隔离与交换系统、阅档终端安全管理中心。防火墙实现对阅档终端连接服务区的访问控制，拥有一体化的网络入侵防御功能。 3.系统应用 系统应用主体包括两类：档案管理人员和阅档用户。档案管理人员主要在阅档系统管理、阅档终端管理、审核阅档申请等方面进行系统应用。 用户需要按照阅档流程应用。主要按照以下程序进行：在阅档终端提交阅档申请，由单位主要领导进行电子签名，加盖单位公章，系统管理员审核阅档申请，数字档案自动加密后通过互联网推送到阅档终端，用户在规定时限内完成阅档。 五、结束语 当前，高校纷纷踏上了建设中国特色世界一流大学、一流学科的新征程，迫切需要干部人事档案工作跟上高校建设的步伐。人事档案数字化建设是提升人事档案管理水平的必然要求，需要加大投入，加强研究，立足工作实际，搭建功能完善、便于操作的人事数字档案管理系统。 参考文献： [1]中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[EB/OL].[2018-11-28].http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm. [2]張平武.商用密码发展历程与展望[J].中国信息安全，2018 （作者单位：山东大学人事部） |
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