| 标题 | 新时期档案利用的思考 |
| 范文 | 胡纯辉 摘 要：档案管理是各行各业经营发展中尤为重要的一环，档案利用则是档案管理的最终目标。新时期，在先进信息技术的支撑下，档案利用形式、渠道变得越来越丰富。本文阐述了档案利用的内涵特点，然后分析了新时期档案利用中存在的主要问题，并对新时期开展好档案利用工作的有效策略进行了探讨，以期为促进新时期档案利用工作的顺利开展提供一些思路。 关键词：新时期;档案;利用 引言 随着信息技术的不断发展，我国改革开放事业的不断深入，档案管理更是显得愈发重要。同时，对档案进行采集、整理、保管、统计，其最终都是为了实现对档案信息的有效利用。目前，我国档案管理仍旧在初级发展阶段，档案利用水平不足，这使得档案信息的重要价值仍未得到充分利用，也未能使档案资源的优势得到充分发挥，因此，对新时期檔案利用展开探索与研究具有十分重要的现实意义。 一、档案利用概述 档案工作包含了统计、收集、利用、整理、鉴定、保管等一系列工作，其中，又以“利用”为重要核心。档案利用即为对档案的直接使用，如何做到及时、准确地查找，并及时提供档案资料，为每位利用者提供档案服务，则是现阶段档案利用工作所需思考解决的一项重要课题。 新时期，全社会档案意识不断提高，档案利用呈现出诸多新的特点：一是社会大众利用档案的意识不断提高。近年来，社会各界不断提高了对档案的关注度，由此使档案配套的法律法规也不断发展完善，档案工作有了开发性发展，所以对档案信息的安全与利用提出了更为严格的要求。为了满足人们的多元需求，需要推进档案利用进程，通过多样丰富的服务方式为人们提供更高效、高品质的档案服务，使档案价值得到充分发挥，在对档案进行利用时很好地将其转化成现实生产力，更好地服务于社会经济的有序发展。二是档案利用与社会环境联系越来越紧密。新时期，促使档案工作也应当充分发挥自身的信息资源优势，进一步为经济建设提供有力的服务，所以在档案利用过程中应当以服务经济建设为基础，并不断丰富社会大众的文化生活。三是档案利用范围越来越广泛。随着近年来社会大众对档案利用意识的不断提高，档案开发力度也不断加大，档案利用群体不断扩张，同时查阅的档案内容覆盖范围也日益扩大，以此使档案的作用得到充分发挥，在档案利用过程要求更好地为人们提供高质量的档案信息服务，更好地满足人们对档案信息的多元需求。四是特殊载体档案利用率不断提高。随着信息技术的不断发展，如今档案载体发生了极大的转变，诸如声像档案、实物档案数量的增多，使档案信息变得更为直观、形象，在档案利用中也备受社会大众的推崇，这使得特殊载体档案利用率不断提高。 二、新时期档案利用中存在的主要问题 1.档案管理人员综合素质偏低 早期大多数档案管理人员并非出自档案管理专业，没有接受过专业系统的教育，不少人员上岗前没有接受过全面正规的培训，缺乏对档案管理工作的有效认识。在信息时代背景下，倘若仍旧沿用传统的管理理念、管理方式，必然不利于档案事业的健康发展。一些单位对其重视程度还有待提升，不管是人力还是物力、财力均得不到支持。档案管理人员不能将自身所有精力投入到工作中，严重影响了企事业单位档案管理质量、效率的提升。 2.档案管理制度不完善 因为对档案管理工作重视度不足，人员综合素质偏低，未能构建起一个科学完备的管理制度，就难以对档案工作对应的标准、要求做全面统一的规定。虽然我国颁布有相关的档案法律法规，但该部分企事业单位也未能做到严格落实。长此以往，档案管理制度始终处在不完善的状态，势必会进入到一种恶性循环，对全面档案管理及利用工作造成不利影响。 3.档案利用率不足 档案管理工作的开展，本质上即为通过信息共享、档案利用，以为企业、单位管理决策提供服务。然而现阶段档案管理中存在明显的档案利用率不足的问题。一方面，档案信息落后，档案管理人员没有对档案库进行及时更新。再加上传统纸质类档案保存期限有限，检索工作量繁重，库存档案主要为旧信息、旧资料，难以为管理决策提供有价值的信息。另一方面，档案文件采集整理后多用于应付上级检查备案，由于人员综合素质不高，缺乏对档案管理工作的有效认识，对档案信息开发不充分，难以从中提取有价值信息，造成档案利用率不尽人意。 三、新时期开展好档案利用工作的有效策略 1.提高档案管理人员的综合素质 档案工作表现出管理性、服务性、政治性以及专业性等特点，其最终目的是为了利用，为国家各项建设事业服务。因此，档案管理人员要具备良好的综合素质。一方面，应引导档案管理人员加强对现代技术的学习，做到将各种现代技术引入档案管理工作中。随着大数据、云计算、人工智能等现代技术的不断发展，档案管理人员还应开发可实现知识检索功能的自助式知识服务技术平台，便于利用者可借助手机、计算机，获取自助服务，实现档案知识服务。另一方面，档案管理人员还应当具备良好的职业素养以及较强的业务素质和相对完善的知识结构。档案管理人员应不断加强对新型知识、技能的有效学习，不断拓宽自身知识视野。随着现代社会的不断发展，产生出了大量新的档案类别，档案服务工作呈现出全方位性，由此要求档案管理人员应当秉持全新的服务理念，提高服务意识，将档案工作重点转移到提供档案利用服务中来，做到自觉熟悉档案工作业务，满足档案利用者的多元需求，切实转变档案利用服务的被动局面，形成对服务工作的主观能动性。 2.建立档案管理制度 建立完善档案管理制度，是开展好企事业单位档案工作的重要前提。一方面，要建立完善档案工作岗位责任制。做到对我国现行《档案法》及相关方针政策的严格贯彻落实，档案管理部门诸如档案鉴定、档案复制、档案借阅、档案保密、档案统计等管理工作应开展科学配置，确保档案管理人员的权责分明，有序开展各项档案管理工作。如此一来，倘若出现档案管理工作失误，便可第一时间找到责任人并及时解决问题。另一方面，要加大档案监督管理力度。针对各式各样档案材料的收集、整理、归档等工作应当进行有效的监督管理，对于档案资料的收录，要进行认真细致清点，并做好交接工作;对于档案资料的外借，要执行好批准手续，并确保如期归还;而对于一些有待销毁的档案资料，应当严格依据国家规定档案销毁的标准，严格进行有效鉴定，并制作好销毁档案内容分析报告，移出档案销毁清册。 3.引入先进技术，提升档案利用率 随着信息技术的不断发展，引入先进信息技术是档案工作实现进一步发展的大势所趋，传统管理理念、管理方式已难以适应新时期的发展要求，推进改革创新已迫在眉睫。与此同时，先进的信息技术无时无刻不在创新发展，由此决定了档案工作必然会受到现代技术发展转变的影响，适时的技术升级或引入先进的管理设备，要求档案管理人员要加强对新技术、新知识的有效学习，并可做到对新技术、新设备的娴熟应用，以此不断提升档案利用率。面对新时期信息数据不断剧增背景下，加工、归档、储存与信息数据利用相互间所产生的矛盾问题，也需要档案工作加强对先进信息技术的有效应用，使文献信息能够科学及时地加工、归档，并可高效便捷传输到用户手中。就服务方式而言，经由优化调整的传统服务方式可与现代化信息服务方式进行有机融合，以此构建起覆盖面更为广泛、更为丰富的服务体系。此外，档案管理部门除去对文献信息开展不同层次、不同角度的加工处理之外，还应当借助信息网络、传播介质存储及检索及现代化通讯网络传输等技术提供创新性、高质量的服务。 四、结束语 不论是过去还是现在，在各个行业领域，档案管理工作均扮演着十分重要的角色。在信息时代背景下，档案管理工作的重要性愈发凸显，如何切实发挥档案利用在社会经济发展中的有效作用，是新时期档案管理人员要肩负起的重要使命。因此，档案管理部门务必要不断钻研研究、总结经验，提高对档案利用内涵特点的明确认识，提高档案管理人员的综合素质，建立档案管理制度，引入先进技术，提升档案利用率等等，让档案利用更好地服务广大企事业单位。 参考文献： [1]龚崇华.创新服务与传统服务的融合——新时期档案利用工作的几点思考[J]. 四川档案， 2013 [2]刘丽丽.新形势下档案提供利用工作的思考[J]. 兰台世界， 2013 [3]王鲁生.新时期档案管理工作创新的思考[J]. 办公室业务， 2017 [4]马木生.提高认识 准确定位——新形势下做好档案管理工作的几点思考[J]. 办公室业务， 2017 （作者单位：广西南宁市第三中学） |
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