| 标题 | 试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新 |
| 范文 | 刘蓓 摘 要：随着信息技术的高速发展，计算机信息技术和互联网技术已经渗透到人们生活和生产的各个方面，极大推动了人类社会的进步和发展。在这样的背景下，传统办公室文书档案管理模式和方法已经无法满足时代发展需求，这就要求机关事业单位在进行办公室文书档案管理时，必须要树立与时俱进的管理理念，并将信息技术与文书档案管理相结合，以此来使得办公室文书档案管理始终保持着先进性和有效性，促进机关事业单位健康长远发展。为此，本文主要对信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革创新的意义、存在的问题和改进措施等方面进行分析和探讨。 关键词：信息社会;办公室文书档案管理;创新策略 办公室文书档案管理是机关事业单位开展各项决策和工作的重要依据，加强文书档案管理对于促进机关事业单位可持续发展具有非常重要的意义。但是随着大数据时代的到来，机关事业单位在生产经营的过程中所产生的数据变得更加的多样化和复杂化，对于文书档案管理工作提出了更高的要求。然而传统办公室文书档案管理存在管理程度复杂、工作效率低、文档易损毁等问题，无法满足当代机关事业单位的发展需求。利用信息社会的优势，将各种先进技术引入到办公室文书档案管理中是提升文书档案管理工作效率的重要途径，同时也是文书档案管理改革的必然趋势。由此可见，加强对信息社会背景下的办公室文书档案管理改革和创新的研究是非常具有现实意义的。 一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作革新重要性 文书档案是事业单位变更、建立等活动开展的记录载体，而且还是管理工作开展的原始材料，供相关部门查看的重要凭证和依据。同时，这些资料与档案还能为党和国家政治经济文化等工作的开展提供有力的数据支持。从另一个角度上来说，机关事业单位提供的文书档案资料能够真切反映该单位业务范围、资源配置以及资金用度等情况，为社会提供高价值的信息服务。 随着信息化时代的到来，信息技术渗透进社会各个领域中，推动了很多行业的变革，文书档案管理也不例外。将信息技术合理应用至文书档案管理工作中，能够有效提升档案管理人员的工作效率，具体表现为收集、整理以及归纳等各个方面，而且档案查阅与应用效率也能得到很大程度上的提升。如果能够通过数字化系统直接在线浏览，那更是能够提升应用便利性，推动单位各分支机构之间的有效互动和交流。应用网络云储存技术，则能很好提升文书档案安全性，确保其完整性，在外派人员需要应用的时候，也能直接下载或者是传递。 二、办公室文书档案管理中存在的不足 1.重视程度不足 随着市场竞争的日益激烈，现代机关事业单位在发展的过程中过于追求利益，导致机关事业单位在生产经营的过程中只注重业务方面的工作，而对于办公室文件档案管理工作缺乏应有的重视。办公室工作相对繁琐，相关工作人员不会花费太多的时间和精力在文书档案管理上，最終影响到文书档案管理的效果，能够反馈给机关事业单位的成果相对较少，这对于机关事业单位的长远发展是非常不利的。 2.缺乏完善的管理制度 办公室文书档案一般是由办公室人员存放到档案室中进行管理。但是由于当代机关事业单位缺乏对办公室文书档案的重视，大多数机关事业单位都没有专门针对办公室文书档案管理制定相应的管理制度，办公室工作人员经常会出现不能及时将文档归类存放的现象，导致办公室文书档案文件混乱，查找和管理比较麻烦。另外，由于文书档案管理工作相对单一，部分机关事业单位和机构不会配备专门的管理人员对文书档案进行管理，都是由各个部门的人员自己将文件档案放置到办公室档案中，而放置文件时缺乏相应的记录，导致一旦出现问题，就无法直接找到责任人，从而使得办公室工作受阻。 3.办公室档案管理人员素质偏低 就目前机关事业单位办公室档案管理现状来看，工作人员的素质普遍偏低，而这都与办公室文书档案管理审核制度的不同有着很大的关系。办公室文书档案管理人员的专业性不足，会对文书档案管理工作的效率和质量产生直接影响，并且还会增高办公室文书档案后续管理和使用的难度。另外，还有部分办公室文书管理人员虽然专业性强，但是工作责任心不强，对于文书档案的存放和使用情况不能及时的记录。这些问题的存在都会严重影响到办公室文书档案管理的水平，并最终给机关事业单位带来不必要的损失。 三、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新措施 1.构建办公室文书档案检索系统 在检索系统建立过程中，必须得充分考虑以下两个要求：一是确保文书档案安全性以及完整性;二是方便归档与查找。总的来说，文档检索系统具体可以划分为两种，即普通和重要文档。前者建立检索系统的时候，只需要设置时间、文档名称以及存放地点等简单条目，如果要借阅的时候，只需要结合检索系统中现实的文件柜编号便能直接找到;后者不仅需要有纸质原始文件，同时还得建立电子备份文件。重要文档主要就是指价值大、保密层级高以及涉及到版权意义的文档，其扫描件供内部人员日常应用，而原件则放置在保险柜中，如果没有特殊情况和领导签字，绝对不允许外借。 2.定期清理过期文档 办公室文档中存在很多过期失效的普通文档，这些文档在刚产生的时候还有着一定的效用，不过时间一长便会变成废纸，如果一直保存这些文档，不仅会占用大量空间，而且还会浪费有限的办公资源，极易和其他文件搞混淆，给借阅和查找带来很大的麻烦。所以，定期清理过期的失效文档非常有必要，能够有效提升办公室文档管理效率。针对这些过期的普通文档，如果是电子文档，可以结合具体情况直接删除，又或者是进行压缩储存;如果是纸质文档，则可以作为环保纸循环应用。 就重要文档来说，虽然其具备期限长、价值高等特征，不过依旧会出现过期失效的情况。而且如果一直保存已经失效的重要文档，会衍生潜在性的风险，所以及时清理意义重大。在重要文档清理过程中，应该先上报单位主要领导，经领导审批之后，在分管领导监督下进行销毁或删除。 3.健全监督与抽查制度 从表面上看起来，办公室文档管理就是普通行政管理工作，不过其作为事业单位工作资料决定了其重要价值。所以，管理层应该加强重视办公文档的管理，结合具体情况构建监督与抽查制度。在这一过程中，可以应用不定期或者是和其他相关工作一起开展的形式，如需要查阅某一文档过程中，管理人员在借阅文档时可以顺便检查一些保管工作。针对一些重要的文档，应该构建定期抽查制度，以月或者是季度为周期进行，同时将抽查结果与管理人员的工资绩效相挂钩。 办公室文书档案管理的主要目的就是为了保障信息安全和查找应用方便。所以在具体管理中，应该加强重视文书档案保障工作的创新，如引进可靠的安保系统便十分合适。必须得注意的一点，办公室文书档案安全和职能发挥有着非常紧密的关系，不是完全孤立存在的。 4.注重办公室员工的培训 在信息时代背景下，信息量呈井喷式增长，而且这种趋势愈发明显。作为信息社会下的一小部分，办公室文书档案管理自然很难摆脱这种趋势，这就对办公室员工提出了更高的要求。针对此，办公室管理者应该依据信息化社会提出的各种要求组织员工进行针对性的培训，做到员工缺什么补什么，哪一方面没能做好，就努力去做好。培训具体可以从以下两方面着手：一方面，组织优秀员工出外进修;另一方面，聘请相关专家来机关事业单位中进行专业性的演讲。而对于员工自身，也应该树立终身学习意识，通过图书馆、网络等途径不断充实自身，提升自己信息化素养，以便更好应对信息化社会对办公室文书档案管理提出的各种要求。通过这种方式，必定能够将信息化成果合理落实到办公室文书档案管理工作中，提升管理质量。 四、结语 综上所述，在信息社会背景下对于办公室文书档案管理提出了更高的要求，同时也为办公室文书档案管理改革和创新提供了新方向和新思路。因此，現代机关事业单位应当要加强对办公室文书档案信息化建设的重视，并借助各种先进管理理念和技术来弥补传统办公室文书档案管理中的不足，以此来提升办公室文书档案管理的效率和水平，从而提升自身市场竞争力，为自身发展提供不竭的动力。 参考文献： [1]宋 婕，杨玉清.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的创新[J].信息记录材料，2019 [2]常艳丽.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2018 [3]蒲明桂.信息社会视角下机关事业单位办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2017 [4]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017 [5]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016 （作者单位：当阳市科学技术馆） |
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