| 标题 | 浅议基于信息化技术下的现代高校学生档案的管理 |
| 范文 | 张萍 摘 要：随着互联网技术的不断发展，人类社会步入信息化时代，现代信息化技术逐渐渗透到各个行业当中。档案作为一种对过往历史的一种记录方式，同时也是一种极为特殊的文化资源。基于此，本文主要针对现代高校学生档案如何通过信息化技术进行管理展开探讨，以期为业内日后工作的开展提供借鉴。 关键词：信息化;高校;档案管理 一、档案管理应用信息化技术的必要性 1.档案管理信息化建设是经济全球化客观要求 伴随我国社會经济与科学技术的不断发展，我国在发展中也面临着不同的挑战，而高校档案管理是社会在筛选人才时至关重要的辅助形式，其也正在面临各种严峻考验。因此，需要对档案管理信息化发展加大重视力度，才能够令其将自身所具备功能充分发挥。 2.利于档案管理工作可持续发展 若想切实令高校档案管理工作能够可持续发展，不仅需要相关工作人员具备创新意识，同时也需要对其社会功能加以完善，若想切实实现这一目标，便需相关工作人员站在社会的角度，对高校档案管理发展方向加以把握。 3.利用在线服务创新 在信息化高速发展的今天，高校传统档案管理方式必然会发生重大转变，不仅对人们日常工作、生活、学习有着一定程度的影响，也对档案管理工作造成不同的影响。互联网技术能够令人通过各种网络平台获取到自身所需信息，传统纸质档案必然会被现代信息化技术所取代，而这也是高校档案管理在信息化时代发展过程当中必须要经历的趋势。 二、信息化背景下高校档案发展中所存有问题 近年来，高校档案管理服务的功能得到了极大发展，同时伴随信息化建设的深入落实，高校档案通过信息化进行管理也取得了较大成绩。然而，不同高校在档案管理信息化建设过程当中的进展却有着极大差异，各类因素对其造成了不同程度的制约，最终导致其财力、物力、人力等资源大量浪费。虽然部分高校已经陆续建立档案管理门户网站，但是其信息化档案管理工作处于入门阶段，远不能够达到平均水平。 1.意识淡薄，理念落后 高校档案管理工作的不断发展，工作已逐渐进入规范化，相关工作人员对于档案管理的意识也得到了强化，其作用在教学与研究当中也逐渐显现出重要作用，但是在实际工作过程当中，有些人员严重缺乏对档案信息化建设的明确认知，缺少理性思考，工作方式与观念仍然停留于传统方式上，未能形成对于档案管理工作的创新意识，对高校档案信息资源的开发利用有所忽视。 2.缺乏资金投资 目前，有的高校因自身建设资金较为紧张，导致档案信息化建设工作在资金细化建设过程当中尚未取得较大实质性进展，致使无法投入更多设备，对其信息化发展造成了极大影响。现阶段，大部分高校均已经普及了网络信息化技术，这对高校档案管理工作提出了更多的要求，如果还按照传统方法工作，就会有工作效率较低、精准性较差等弊端，对高校档案管理工作的信息化建设与发展皆有着较大局限。没有足够资金作为支撑，还会导致档案信息化建设整体性缺乏、规模较小、标准化程度不足、类型不够丰富、无法令用户多种所需得到满足、无法实现真正资源共享等诸多问题。 3.工作人员素质差异化 伴随高校档案信息化管理工作的不断发展，急需高水平、高素质的专业人才加入其中。现阶段，相关专业知识尚不全面、知识结构不合理、尚未形成突出的创新意识等问题皆因相关工作整体素质不高等问题造成，令档案管理信息化在建设发展过程当中始终深受影响。 4.安全保障体系不完善 现代化信息技术为高校档案管理工作提供了便利，同时也增加了窃密技术提升、失密渠道增加、保密手段难度增大等弊端，增加了档案保密工作的隐患。 5.软件系统开发水平较低 电子档案的形成主要是通过先进的计算机网络技术，以综合档案信息资源的处理作为核心，同时展开电子档案的采集与管理。然而，档案管理软件因信息管理功能的缺少而导致自身缺乏通用性，这便致使各个档案信息系统之间与网络建设并无过多联系，对于电子档案的管理系统标准也不高，通常是各自为政，这便致使档案电子化管理软件在使用过程中带有一定的局限性，无法展开统一推广，对高校档案信息化管理的发展造成了极大影响。 6.管理制度规范性缺失 现阶段，高校档案管理信息化尚未形成规范指导，对于相关标准与管理也尚未得到统一落实，仍然存有较大盲目性。高校相关档案管理工作在实际中仍然是由以往管理部门展开整理。校方对这一工作尚不够关注，在宏观方面也欠缺考虑，仅仅能够做到对现有各单位使用者所需，而忽略了外部潜在的需求。近些年来，伴随我国《档案法》《普通高校档案管理工作办法》等相关法律法规的颁发，高校在档案管理工作中的相关制度也取得了极大突破，但是，就目前现状看来，仍然存有制度不够健全这一现象。 三、高校档案管理在信息时代下发展策略 1.推进档案管理信息化进程 现如今，高校在档案管理工作中，必须加快步伐，通过对现代化信息技术的合理应用，对传统档案管理工作展开改造，从而令档案的管理、检索皆能够通过信息化、网络化、数字化加以实现。校方管理层、教师与学生、相关工作人员应明确档案管理在教学、科研、信息交流过程当中所具备的重要性，若想切实做到这一点，则需在档案管理工作中的各个接档与环节作为首要出发点，并且对于在档案管理工作中所遇到的各类困难不断展开探究，从而对问题有效解决，并在解决过程中令相关工作人员能够形成全新的认知。除此之外，档案管理这一工作涉及部门众多，工作内容也较为繁杂，因此，应始终秉承科学规范的工作原则，对档案管理工作制定严格制度，尤其是档案管理信息化建设这一方面，更应对相关制度加以健全制定。 2.增大资金投入力度 硬件与数据库是高校档案信息化建设过程中最为基础的硬件设施，同时也是令档案管理工作信息化切实实现的重要前提。在校方与各个相关部门的支持之下，应对硬件建设加大强化力度，同时根据自身经济能力，从实际所需出发，对现有硬件设备充分利用，并在这一过程中对相关技术设备展开购置、升级。 3.运用有效信息技术，保证档案网络安全 伴随信息化的不断完善，网络档案信息在安全方面的问题日益突出，因档案信息不像公开出版发行的刊物能够在网络上随意发布，档案往往涉及到一些个人资料与隐私，其具有一定程度的保密性质，根据我国《中华人民共和国档案法》相关规定：“集体所有的与个人所得对国家与社会具备保存价值或应保密的档案，档案所有人皆应对其加以妥善保管。”由此可见，高校档案管理工作自身安全性高低与否与民生有着千丝万缕的关系。部分高校档案馆当中，珍藏了十分重要的科技、军事、人事等方面的档案，针对这一部分高校，其档案安全性便被赋予了更高要求。因此，高校在档案管理工作过程当中，应对现代化信息手段充分运用，同时对档案安全管理的力度加以强化，在保证档案信息安全的同时，切实做到档案信息自身完整性。 4.加强档案管理人员相关培训 在信息化时代，高校档案管理急需高素质人才，若想真正实现档案管理信息化，高校相关档案管理部门需对相关工作人员信息技术与档案业务展开复合型培养，在这一过程当中，可通过多种方式对相关工作人员业务能力加以强化，同时对其知识结构加以优化。除此之外，还应对相关工作人员素质进行培养，树立其以人为本的工作理念，并对人事制度进行改革，将竞争机制引入到其日常工作当中，从而打造一支优秀信息化档案管理团队。 5.加强档案信息素质教育，提升档案信息效益 高校在开展档案管理工作过程当中，应对档案主体意识与教育获取意识加以强化，同时加强对相关工作人员档案保密意识，并且对其档案传播意识与转换意识的更新加以注重，以令相关工作人员能够提高现代信息化技术与设备的运用能力，从而令档案信息自身所具备的效益功能不断提升。 四、结语 综合上文所述，在現代档案管理工作当中，信息化建设是其发展主题，同时，信息化档案管理是高校事业发展的必经之路。若想档案管理工作能够紧跟时代发展与高校改革的步伐，便需深入明确此工作的自身特点与规律。 参考文献： [1]詹秀琴.浅析高校档案管理信息化建设[J].科学技术创新， 2017 [2]郭 婷.高校学生学籍档案管理信息化管理系统研究[J].现代营销：创富信息版，2019 [3]王居一.高校学生档案管理现代化过程中的问题与对策[J]. 办公室业务，2019 （作者单位：海南医学院） |
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