| 标题 | 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略 |
| 范文 | 张娜 摘 要：为了提升事业单位档案管理信息化建设的水平，本文结合实际对当前档案信息化建设的现状进行了分析，同时给出提升事业单位档案管理信息化建设水平的措施，以期给相关工作人员提供参考。 关键词：事业单位;档案管理;信息化建设 信息化背景下，人们获取档案资料的方式更多，操作也更加便捷，而多种档案资源的管理需求是现代社会的需要，所以事业单位的档案管理工作要向信息化转变，以有效提升工作的质量和效率。档案管理工作属于一项长期性、基础性的工作，对于促进事业单位各项功能的实现有着直接的推动作用，不断加强档案管理的信息化建设，可以促进档案管理工作的顺利进行。 事业单位在日常运作中会产生大量的信息资料，其在开展日常工作时，往往将档案管理作为不可或缺的重要内容。随着信息化技术在各行各业的渗透和深入，如何实现档案管理的信息化建设，成了管理者的全新开拓方向。这不仅有利于促进档案管理工作顺利、高效地进行，同时也为各项业务活动的稳定建设提供了有力保障。总之，就目前阶段而言，采取有效措施促进档案管理信息化建设，无疑是当前发展的新趋势。通过对档案管理信息化建设的具体落实，档案管理工作中的大部分问题都将迎刃而解。本文将针对档案管理信息化建设中的阻碍进行分析，并给出切实可行的建议和改进措施，希望能为事业单位档案管理信息化建设提供新思路。 1 事业单位档案管理信息化建设的意义 1）有利于档案整理。事业单位的档案管理工作是一项非常重要的工作。原始档案资料都是纸质文本形式，大量的档案资料所占空间非常巨大，保存工作也无法有序进行，很多的珍贵的原始资料被积压而无法使用，没有有效地利用起来。而将纸质档案转化成为电子形式，可以有效减少储存空间，有序地进行资料的查阅和应用，可以提高档案资料的利用率。 2）提升档案管理人员的工作效率。传统的档案管理方式，工作手段相对比较落后，管理质量也无法保证。因为事业单位在长期的发展中有很多的档案资料，并且查询起来也不是非常方便，所以导致这些资料未能充分利用。采用信息化的档案管理方式可以有效提升档案管理的效率和质量，充分利用档案资料，有效减少中间环节，从而满足日常工作的需要。 3）增强档案资料的安全性。信息化建设完成之后，档案文件全部转化为电子形式，其安全性、稳定性都比较高，应用起来也非常方便。同时，档案资料的传输、储存等工作环节可以保证其更加安全和稳定。相较于传统的档案资料管理方式有着非常大的优势，可以延长使用年限，满足日常工作的需要。 4）加强档案资料的利用。传统档案管理方式需要较大的空间，多数档案也是分散保存的，如果不能合理有效地规划和设计，就会导致资料的利用率很低。应用信息化技术之后，通过网络平台可以实现大部分档案资料的共享，全面提升资料的使用效率，处理速度也非常快。 2 加强事业单位档案管理信息化建设的措施 1）确定合理的标准与规范。传统档案管理工作主要是通过实体管理方式进行，而在先进的信息技术应用下，可以全面进行档案资料的信息化管理，能够在短时间内实现档案资料和信息的共享。新时代下，各项工作都有着非常高的要求，档案资料要实现共享化应用就要建立完善的信息化管理体系，使得档案资料管理更加科学与规范。要将国家标准和规范制度作为工作基础，根据单位的具体情况建立完善的档案管理体系，有序开展档案资料的录入，保证标识、格式、文字等信息都能够达到要求，保证各项工作符合国家标准规定。要统一实施软硬件，保证各项标准达到要求，为档案数据的应用提供有利的支持。 2）增强档案管理信息化的安全性。事业单位要想使得档案工作安全、稳定地进行，就要加強档案信息化建设，有效提升档案管理工作的质量。因为应用共享网络就可能导致档案资料管理工作受到网络因素的影响而出现安全问题，要想杜绝泄密情况，就要加强安全设施的建设，进行必要的身份识别、访问权限设置等安全措施。在具体的管理过程中，应以安全为出发点，有效控制资料上网情况。加强档案管理系统的管理与维护，根据系统的运行需要安装防火墙、杀毒软件等安全软件，保证所有数据更加安全。此外，对于硬件安装区域要配置合理的除湿、除尘等基础设施，避免设备出现任何的运营问题，确保档案资料的安全性。 3）积极推广档案管理信息化技术。事业单位在日常管理中要想有效提高档案管理工作效率，就要在日常工作中不断推广档案管理信息化技术，应用先进的档案信息化管理模式，使得档案管理工作更加顺利。因此，档案管理人员需要放弃传统理念，提高服务意识。第一，要积极应用和宣传信息化管理技术，实现信息化技术的共享，提高效率和质量。第二，建立完善的信息化推广模式，要以使用者为出发点，以期在最短时间内获取档案资料，保证各项工作可以有效进行。 4）建立实用的档案信息网站。档案信息网站的作用就是利用网页提供必要的服务，可以利于档案管理人员进行档案资料的查阅、归档、下载等操作。这种服务方式是档案资料管理的主要方式，也是信息化管理的重要标志。事业单位档案信息化管理需要纳入事业单位管理系统内，能够实现信息资料的全面传输，快速完成网络信息资源共享。事业单位应根据工作需要建立档案信息网站，首先选择合适的信息技术操作系统，能够满足日常工作之需，同时也能够进行系统的升级与再开发，在后续发展中可以进行完善和改进。其次，设备基础设施选择要满足国家标准和规范的要求，尽量选择市场口碑、技术都比较好的产品。如果条件允许，还要积极与国外的相关单位进行学习和交流，然后按照单位需要建立个性化的信息档案管理系统，以更好地提升信息化建设速度和效率，在发展之后能够立即进行升级改造，从根本上降低档案资料管理成本。最后，要不断进行设备的创新。在未来发展中，需要不断满足信息化发展的需要，与相关部门配合提供硬件技术支持，尤其是一些关键性设备，要确保其可以满足信息化档案管理的需要。此外，还要引进安全管理机制，做好网络防护，切实保证档案的安全。 5）整合档案信息资源。进行档案信息化建设，首要工作就是建立完善的基础设施，建立功能性更强的数字化档案馆。在档案馆建设过程中，要配置人员充足的专业管理团队，并丰富档案资料，通过各种技术提升档案利用率，有效提升信息化管理质量。同时，档案管理部门应充分考虑到工作的实际情况，建立完善的电子档案，投入更多的资金完善硬件和软件，形成更好的信息化平台，满足档案管理工作的需要。对于当前数量巨大的纸质档案文件，要及时进行电子化转变，不断整合档案资源，为事业单位档案管理质量和效率的提升奠定坚实的基础。 3 结束语 综上所述，事业单位档案信息化建设对提高档案管理工作的质量和效率有着直接的影响，也是当下非常关键的工作。因此，要顺应时代发展，加强信息化建设，更好地促进档案管理质量的提升，推动事业单位的持续、健康发展。 参考文献 [1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（5）. [2]项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯，2013（30）. [3]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台世界，2018（S2）. [4]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015（5）. [5]赵丹.浅谈事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].城建档案，2015（11）. |
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