| 标题 | 企业招投标工程文件归档管理的问题与对策研究 |
| 范文 | 沙山潆 摘 要：进入21世纪以来，我国的社会经济水平不断发展和进步，我国招标工作越来越受到人们的重视。近年来，招标业务量逐年增长，与之对应的招标档案也呈几何级数增长。 关键词：企业招投标;档案管理;问题;对策 就目前招投标档案管理工作的开展情况来说，记录信息的难度整体提高，信息的规模也不断扩大，随之而来的是档案工作的加重。目前招投标档案管理工作日常运行数据是极为庞大，这些数据信息如果依靠人工管理的话，产生的成本也是极为庞大的。而工作人员的工作效率和质量也对招投标档案的记录管理存在极大的影响，比如档案资料不全的情况，就会对招投标档案管理工作带来直接的负面影响。 1 正确理解认识招标档案管理工作的重要性 目前，只重视招投标工作而忽视招标档案的现象普遍存在，招标档案管理工作一般是在招标结束以后才进入程序，亦或是进行一些所谓的补救工作。招标档案管理工作与招标工作不同步进行，不仅导致材料归档不及时，更易导致招标归档材料不齐全或材料缺失，致使材料归档后所体现出的招标过程与实际进程衔接不合理。因此，要想做好招标档案的管理工作，必须充分认识招标档案管理工作的重要性。 1.1 招标档案是招标活动的重要组成部分 招标档案系统、完整、真实地记录了招投标活动的全过程，是检验招标活动是否公开、公平、公正的依据。这些档案资料真实可靠，一方面便于招标人和有关部门、机构对项目进行后期的管理、验收、审核和备查，另一方面也有助于管理工作人员对招投標工作进行学习研究、总结经验、汲取教训，以提高以后的工作水平。 1.2 招标档案使招标过程更加规范有序 招标工作是严格按照《中华人民共和国招标投标法》所规定的程序运作的，整个运作的程序和过程中都会形成格式化的档案材料，执行严格的档案管理制度，确保这些材料收集齐全完整、及时归档、移交验收，可以对招标的各个程序是否规范运作进行检查，这实际上也是保证招标工作质量的一道重要防线。 2 做好招标档案规范化管理的措施 2.1 健全制度，规范管理 建立完善招投标档案管理工作制度，做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，根据招投标业务特性，执行招标项目档案由经办人收集、整理、归档、档案管理人员集中保管。招投标档案应当设专人管理，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，维护招投标档案的完整、准确与安全。招投标档案资料移交档案管理工作人员时必须齐全完善，整理规范，归档的招投标档案资料应完整、准确、图形清晰、字迹工整。档案管理人员在收到归档的招投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作，归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录。建立健全招投标档案借阅制度，凡查阅或借阅招投标档案必须履行登记、签收、注销制度。借阅的档案不许拆卷、抽页、涂改、转借，应按期归还，防止丢失。招投标档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招投标档案资料，不得擅自处理或带走。推行招投标项目档案以计算机保存为主，纸质、电子文档并存，做好招投标档案的数字化存储工作，逐步实现招投标项目档案电子化。 2.2 运用新技术，确保电子化档案信息安全 随着社会的发展，招投标档案管理工作所涉及的信息量越来越庞大，传统的文本记录已经不适合当前的工作形式，而电子技术能够大大提高信息的存储量，为档案提供有效的载体，帮助我们获取更多的信息。在招投标档案管理过程中普遍存在的问题就是记录档案不明确，导致招投标档案管理后期缺乏管制。对于招投标档案管理工作来说，可以借助电子技术，参考档案记录的实际运行情况，对招投标档案管理的工作环节作出有效的调整。例如：档案的保存形式转变为电子档案为主，可以大大增强档案内容的真实性。当前应用比较多的技术有转PDF文件，等等。还有，在招投标档案管理内容的保存方面，包括档案的加密、预防入侵，都要作出极大的完善。新技术的发展意味着传统的招投标档案管理工作还有较大提升空间，应该及时完善招投标档案管理的相关工作。 2.3 提升档案管理人员业务素养 档案员的业务素质直接决定着本单位档案管理水平的高低。招标档案管理人员要具备较高的业务能力和责任意识。招标单位的档案管理人员半数以上不是档案专业，也没有从事档案管理工作的经历。因此，档案管理人员上岗之前，必须接受档案知识和业务培训，走上岗位之后，要定期参加当地档案部门举办的业务培训班，提高业务素质。档案工作是一项延续性很强的工作，档案管理人员频繁变动不利于档案工作的有序开展，招标单位有必要设立专职档案管理人员，提高其待遇，提升档案岗位的稳定性。 2.4 加强招标档案管理硬件设施建设 目前，由于企业对招标档案管理设施重视程度不够等多方面的原因，招标档案管理的硬件设施跟不上招标业务发展的需要，普遍存在库房面积小、无查阅利用室、安全设施配备不齐全等现象，达不到规范化管理档案的要求。因此，要加大资金投入，配齐档案存放档案柜或密集架、温湿度仪、灭火器、等设施设备以及安全防盗门、监控报警器等安全设施，使档案库房达到“防盗、防火、防水、防虫、防光、防尘、防辐射、防污染”的“八防”要求，以满足招标档案的安全规范管理和日益增长的档案数量存放要求。 2.5 强化宣传学习，增强档案管理意识 在完善招标采购制度这个大前提下，强化档案管理的重要性宣传必不可少。只有在思想上认识到档案管理的重要性，才能在档案管理上投入人力、物力、财力，才能进一步做好档案管理工作。相关责任人要做好招标采购业务档案的规范化管理工作，实现业务档案管理的标准化、规范化、系统化。要加大对档案管理工作的资金投入，完善档案管理所需硬件设备，配备标准合格的档案室。要加强招标采购档案人才培训，争取做到让专业的人干专业的事。无论是业主单位还是招标代理机构，均应组建自己专门的档案管理团队。档案管理工作细致、繁琐，最好由专员专门负责。 2.6 梳理招投标工作的业务流程，明确招投标 档案的形成节点，实现对招投标档案的全程控制。各有关企业可以根据自身招标工作的业务活动特点，认真梳理招标工作的业务工作流程，明确招投标档案形成的重要节点，标明各节点需要形成的文件种类，并实行全程管理控制，确保招投标文件资料的有序形成、积累和归档，避免缺失和失控，维护每个项目尤其是重大招标项目档案的完整性。 3 结语 总之，做好招投标档案管理工作是一个招投标企业健康发展的需要。首先我们要从宣传招投标项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，确保档案的完整、准确。其次在档案管理过程中，档案管理人员不但要加强责任心，更要及时总结，不断创新，更加科学地管理好档案，使招投标项目档案管理向着规范化管理的轨道健康发展。 参考文献 [1]温秋月.招投标电子化档案管理势在必行[J].中国招标，2015（41）：25-26. [2]徐晶晶.“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析[J].决策与信息旬刊，2015（10）：194. [3]魏丽艳.招标档案归档管理应注意的问题[J].中国招标，2012（33）：21-22. [4]王英玮，陈玉清.企业招投标档案管理的问题与对策研究[J].中国档案，2010，20（6）：14-16. |
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