| 标题 | 探讨人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识 |
| 范文 | 张亚冲 摘 要：人力资源和社会保障部门档案管理工作覆盖范围广且内容繁琐，例如员工档案信息存储，员工职业资格证书管理，人事调动，工资管理审核等。由此可见，该项工作直接影响着社会关系平稳与民生国计的平衡发展，加快现代化社会的可持续发展进程。 关键词：人力资源;社会保障部门;档案管理 现如今社会竞争趋势较为猛烈，人才的稀缺和竞争导致人力资源研发及管理逐渐衍生成一项极为关键的统计工作，在社会领域和企业内部占据重要地位。尽管人力资源和社会保障部门对人才管理意义有深入了解，然而伴随时代进步与社会竞争的持续深化，人力资源管理及保障开始被人忽视，根本原因是部门对其发展不重视以及系统升级造成的技术困扰。 1 档案管理工作内容改革 1）档案采集与整理。以传统档案为例，纸质档案占大多数，员工日常工作内容是采集、归纳和保存档案信息。但是对于档案管理流程来说，员工并不熟悉管理流程。截止到目前，网络信息化时代发展迅猛，员工可通过创新型技术来收集和记录档案搜集和清理全过程，该环节的档案信息资料不但體现在纸质档案中，还会通过电子档案形式充分体现[1]。 2）保存档案进度。传统档案存储工作难度较大，需持续引入人力资源和财力资源，由于档案数量较多，纵使档案管理流程繁琐。对于传统档案管理而言，需要投入的成本资金较多，因此要加大档案管理力度。如今我国网络行业持续发展，社会各个领域对档案的关注度越来越高，档案应用频率逐渐提升，对于传统档案管理模式来说，已无法适应时代发展，严重阻碍档案管理运行。基于此，创建新型档案管理工作流程，最大限度满足社会发展要求。所以，利用高新技术来管理和维护档案，从根本上提高档案有效性与严肃性。 3）档案管理工作创新。以传统档案管理为依据，其核心店是实体档案管理，需要档案管理在平时工作过程中，全面落实档案信息内容备份，定期对管理系统进行改革与创新。对于传统档案管理工作来讲，通常是借助工作人员加以管制，因此降低了随意访问与信息内容被修改等事件的发生频次。 2 人力资源和社会保障部门档案管理工作难点 1）系统内部中的档案数字化管理较为薄弱。随着现代化科技信息时代的飞速发展，不仅为人类工作生活提供便利，同时也让整个世界变得丰富多彩。对此人力资源需创建相应的软件管理和系统策划，从根本上加强人力资源管理效率，减少管理工作量，避免因为信息过量而导致档案管理内容丢失，减少失误情况的发生。如今的人力资源管理已渐渐摒弃传统手工检索，开始通过计算机完成检索，从而衍生成数据资料库[2]。站在整体角度分析，数字化管理建设依旧缺乏准确性和编制化，如少数员工的资料信息依然会产生检索步骤复杂或资料遗失情况，人力资源信息更新速度较慢，无法完成预期更新目标。另一方面，后台数据库卷宗未完全使用数字化档案管理模式，人力资源和社会保障部门依然以书面形式记载职员信息，不仅占据空间，还增加了检索难度。 2）数据库管理缺乏统一性。如今信息技术占据一定的市场地位，档案管理也逐渐从手工检索发展成计算机辅助检索模式，然而人力资源和社会保障部门档案管理内部数据库因为受外界因素的干扰，时至今日未制定完善的规章制度，针对已开发的软件其实用性非常差，最大限度的提高了系统之间的联网难度。 3）档案自行管理事件较为频繁。鉴于人力资源和社会保障部门工作内容繁重，并且部门不同管理机制也不同，差异性相对明显，因此少数部门对口业务人力资源自行管理档案事件频繁发生。该自行管理人力资源企业主要包含农保保险档案室、就业管理档案室和劳动检查档案室。因为市场上就业人员数量较多，所以自行管理人力资源档案中的就业管理档案室比较多，缺乏系统性管理导致多数就业者在就业档案清理和总结中产生问题，档案遗失情况较为严重，限制了就业发展。 4）人事档案内容完缺乏完整性。在收集人事档案过程中，人力资源和社会保障部门依旧使用传统采集规则，其中涉及个人简历、考核检查、教育水平、审核材料等。除此之外，还附带其它相关素材。虽然包括多方面的内容信息，然而鉴于企业用人思想的转换，多数企业会关注人才的技术水平、管理水平、综合素质、个性化发展，然而现阶段档案管理并未融入此内容。 3 人力资源和社会保障部门档案管理工作认识 1）优化档案管理安全保密体系。档案信息包括个人信息和组织信息，不管是哪一种，都要对信息进行严格保密，如果这些信息资料不慎丢失，极有可能被违法集团所使用，直接威胁档案者的安危，基于此，应创建完整的档案管理保密制度，并且突出其安全性。档案分类不同，所具备的保密形式与级别不同，应用权限也要有对应的制度体系作为引导，为信息的安全性提供保障。在平时工作过程中，员工必须端正其态度，按照规范标准开展工作，只有在使用时才可开启信息库，结束使用后需尽快关闭，以免发生信息泄漏事件。一方面，派遣专业技术团队为档案实施加密设置，按时排查和检修办公设备，发现问题马上解决;另一方面，引入大量安保人员，重点保护存放重要资料的场地。 2）引入大量办公设备。档案管理工作为了能够全面向数字化进攻，需具备的先决条件是拥有先进的办公设施，所以人力资源和社会保障局应深层次调查，仔细聆听专家和员工的想法和建议，大量引入符合人力资源和社会保障局的现代化办公要求的设施。科学推断引入办公设备的资金费用，充分体现成本资金的价值意义，尽量使用高质量设备，加快人力资源和社会保障局的发展进程。一方面，增加与其他企业的合作次数，同其他企业产生联动效应，在使用最低价格购买办公设备时，还能推动企业发展，同时带动本区域经济建设发展。另一方面，在调整和优化办公设备的过程中，应始终贯彻经济、绿色、可持续发展原则，通过示范的方式，有力推动全市经济持续健康发展。 3）创建数字化档案管理体系。结合现阶段社会经济发展趋势来讲，未来应以档案管理数字化、信息化发展趋势为主，所以人力资源和社会保障局需要创建健全的数字化档案管理制度，使得信息资源能够得到共享，从根本上加强档案应用效率及质量，从而为广大群众和社会群体提供优质服务。在此环节，人力资源和社会保障局的硬件购买、软件配置都要意见统一，选择最佳的工作方式，尽可能符合标准化要求，为建立健全、严谨的档案管理制度奠定基础[3]。以此同时，针对大批量需要规整和保存的资料信息，应使用双服务器备份档案;根据档案资料性质不同等特征，安装机密等级高的程序编码同时加强机密保护力度;依据各类工作系统操作权限，需要派遣相关人员并拟定有效的规章制度，突出工作严肃性特点。此外，严格控制所保存档案的电子载体质量，在平时工作中提高防火、防潮质量，彻底清除不良隐患，从而打造健康的工作氛围，提高工作效率。 4 结语 综上所述，有效落实人力资源和社会保障局人员档案管理工作是必须要做的事情，在具体实施中，应深入且全面的掌握时代发展特征与诉求，引入先进的现代化技术，逐步提升人员档案管理工作严肃性与实时性，加强人力资源和社会保障局档案服务水平，从而提高档案信息使用效率。 参考文献 [1]孙伟.浅析事业单位人事档案管理特征与作用[J].黑龙江史志，2018（05）：277-278. [2]薛克凤.浅谈信息化时代下人力资源和社会保障局档案管理[J].现代经济信息，2018（1）：78-79. [3]李清华.人力资源和社会保障档案管理的方法及应用[J].兰台世界，2018（s1）：255-256. |
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