| 标题 | 集团化企业财务档案数据管理与共享服务研究 |
| 范文 | 摘 要：在会计信息化进程中，集团化企业财务档案具有来源广泛、种类多样、数量巨大、增长快速、要求严谨、功能独特的特点，其财务档案数据管理呈现出理念多元化、模式一体化、形态多样化、方式双轨化、手段智能化、载体网络化等特征。树立财务档案内控意识，完善财务档案管理制度，加强财务档案风险防范，构建财务档案数据共享平台，是促进财务档案数据管理与共享服务的重要举措。 关键词：集团化企业;财务档案管理;财务共享服务 1 集团化企业财务档案数据管理与共享服务的背景 1.1 财务档案数据管理与共享服务是大数据时代的必然趋势 随着大数据时代的全面到来，企业的财务管理工作出现数据处理更加复杂、结构体系更加庞大、管理要求更加严谨的局面，传统单一的财务管理模式明显无法满足管理人员的切实需求。在此背景下，如果缺乏专业的财务管理工具，往往会导致企业难以在规定时间内完成相应的数据分析和数据处理工作，因此，财务共享服务管理模式就此产生。这一全新的财务管理模式为财务管理工作和档案管理工作提供了可靠有效的工具，其庞大的数据信息处理量和先进的数据信息传输技术，能够使财务管理结果的准确性和及时性得到有效保障，使多元化的数据、资源得到充分共享。可以说，财务共享服务模式是当前大数据时代发展的必然趋势。 1.2 财务档案数据管理与共享服务是会计信息化的必然结果 随着我国市场经济的转型发展，会计电算化、会计信息化相继出现并呈现会计核算信息化、会计管理信息化、会计决策支持信息化飞速发展的局势，财务会计的信息化处理模式也成为当前发展的核心所在。在这种情况下，过去传统的财务档案管理模式往往难以满足会计信息化和电算化发展的要求。会计信息化和电算化作为当前一门综合性较高的学科和应用技术，需要更加专业化的工具使其技术优势得充分发挥。而财务共享服务模式的建立，能够使企业的电算化水平得到全面提升，充分发挥其本身具有的准确性、智能性、高效性，从而为我国财务档案管理工作的改革创新发展提供更加有力的保障。企业更是可以获取真实有效的财务信息为生产经营提供强有力的决策信息，形成更加规范健全的财务档案管理体系以完善企业内部控制制度的 建设。 1.3 财务档案数据管理与共享服务是科学化决策的必然要求 随着时代的发展，集团化企业的决策者更加重视企业内部控制管理的水平，而财务数据和财务档案则是管理层做出逻辑紧密、真实可靠决策的依据和基础。财务共享服务有利于促进集团化企业在大数据背景下，提升财务管理水平，完善内部控制建设，给投资者、企业管理者提供真实可靠、内容完整的财务数据，形成系统化的财务档案，便于管理者了解企业真实的财务状况、经营成果和现金流量的变化趋势，客观地掌握过去的经营状况、预测未来的发展趋势，从而做出正确的经营管理决策。促使集团和企业财务管理信息化、一体化水平得到有效提升，从而推动企业内部控制制度的完善，达到精细化内控制度的要求。[1] 2 集团化企业财务档案数据管理的主要特点 2.1 集团化企业财务档案的特点 2.1.1 来源广泛，种类多样 新《会计档案管理办法》中指出，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接受或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。[2]从定义上可以看出，凡是具备独立会计核算的单位，都会形成会计档案，这些单位包括国家机关、企事业单位以个体工商户和其他组织等。一方面，社会各行各业均会形成各自的会计档案，会计档案形成的来源十分广泛;另一方面，从会计档案的内容上来看，会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等，囊括的种类繁多。 2.1.2 數量巨大，增长快速 一方面，集团化企业规模和业务量的不断扩大，使得企业的原始凭证、记账凭证以及其他报表单据跟着成倍激增。另一方面，根据新《会计档案管理办法》规定，会计凭证、各类账簿普遍需要30年以上方可销毁，而财务会计报告、会计档案各类清册更是需要永久保管。保存时间长、凭证数量不断激增，使得财务档案规模更加庞大，管理难度大，管理水平要求高。 2.1.3 要求严谨，功能独特 企业财务档案区别于其他档案的地方在于它独特的业务性质，它是如实记录和反映企业实际发生的交易或者事项的高严谨性工作。通过财务档案，我们可以客观、真实地掌握每项经济指标;可以检查一个单位是否存在弄虚作假、违法乱纪等行为;可以过去的财务数据预测未来的发展动态。与一般的文书档案不同，它是对某一特定单位、部门的数据和信息进行的整理和记载，具有很强的专业性和极高的严谨性。 2.2 集团化企业财务档案数据管理的特点 2.2.1 理念多元化，模式一体化 在云计算、物联网、互联网等大数据媒介的共同作用下，集团化企业的财务管理工作逐步往共享服务一体化的模式推进。企业财务档案管理工作以引入财务共享服务模式为突破口，形成了开放式、多元化的管理理念，原有的管理机制和管理方式发生了巨大改变。在这一模式所倡导的资源共享理念的引导下，财务档案管理不再是单一的财务档案保管、存档工作，对财务档案的深度开发和综合利用的多元化管理理念逐步深入人心。通过多层次、多方位、多渠道的整合建设，更促进了财务档案管理的资源体系、管理模式、管理理念、服务方式的进一步改革。 财务共享模式下的会计档案管理工作在流程重组基础上集成了企业集团会计基础工作、财务管理工作和内部控制工作，是管理体系、流程管理、风险控制、质量管理和会计档案基础服务的统一体。[3]这一共享模式使得企业实现了财务档案录入、输出、保管、查询、使用的一体化，构建了企业与财务档案内部使用者、管理层、客户、往来供应商、财税部门的信息共享体系，实现了企业组织内外信息系统的互通。既减少了财务人员的工作量，又实现了数据的一致性，还在很大程度保证了财务档案和财务数据的共享性。 2.2.2 形态多样化，方式双轨化 财务软件的应用给财务档案管理形态带来了翻天覆地的变化：第一，财务电子档案的逐步推进逐渐代替了手工纸质财务凭证，电子化档案降低了检索难度，也减轻了财务人员的工作负担，节约了时间成本;第二，财务档案集中管控业务使更多的集团化企业将财务档案进行集中管理，加强了集团财务档案的管理力度;第三，财务档案管理业务一体化，整理、归档纸质财务档案已经不是主要工作，更多的是对财务数据和财务资源进行统一整合与再利用，各种财务分析已经不单纯是财务数据，而包含企业的方方面面。 面对数字化发展趋势，传统单一的纸质档案很难适应新时代的要求，以计算机网络为依托的电子档案成为档案管理的重要形式，并对纸质档案产生冲击。因此，纸质档案与电子档案呈现并驾齐驱的状态，双轨制是现代社会发展的必然，成为一定阶段内档案管理工作的重要内容。[4]而财务档案管理方式双轨化是指在传统纸质财务档案管理基础上，突破传统纸质载体的束缚，契合互联网时代的特征，依托信息技术，构建财务档案电子化管理平台的发展道路，实现传统档案管理工作与现代管理手段的完美契合。 2.2.3 手段智能化，载体网络化 近年来，集团化企业财务档案管理呈现出管理手段智能化、载体网络化的特点：信息时代的高速发展催生了一大批像用友、金蝶等实力雄厚的财务ERP开发企业，财务一体化信息软件的出现使得财务凭证、报表的编制、审批、存储、分析、归档等流程都可以通过计算机、网络进行。传统的财务管理体系被打破，构建起以信息技术为依托，以互联网、计算机為载体，以智能化管理为手段的适应现代信息技术发展的完善的财务信息系统，这也促进了财务档案资源的进一步开发，提升了财务档案的资源利用率，推动了财务档案管理向着智能化、信息化与网络化方向发展。 3 集团化企业财务档案数据共享服务的改进建议 促进集团化企业财务档案数据共享首当其冲的就是要增强企业财务内部控制意识，在财务管理方面对内部生产和经营活动进行系统性的管控。只有树立集团化企业财务内部控制管理意识、完善集团化企业财务内控制度，以高效化、智能化的财务管理流程来规范企业的经济活动，才能规范企业的日常经营活动，对其财务行为进行有效监督，进而保全公司的财产安全;才能完善企业风险防范机制，有效地降低经营风险和财务风险，进而弥补企业在经营管理上的缺陷和漏洞;才能提升财务信息的真实性，从而为企业的经营活动提供准确的数据分析并协助企业领导层做出正确的决策。 3.1 完善企业财务档案管理制度 然而许多集团化企业管理层财务档案管理意识薄弱，没有针对财务档案管理的各个环节制订出相应的规章制度，使得企业财务档案管理制度不全面，在实施过程中出现无章可循的现象。针对这一现象，首先，集团化企业应树立财务档案管理意识，意识到制度管理的重要性，确保财务档案的真实性、可靠性和一致性，才能保障财务共享服务的顺利推行。其次，集团化企业应依照我国关于财务档案工作颁布施行的一系列法律法规，从财务档案的形成、整理、归档、储存、利用和销毁等方面入手，积极制定契合集团自身发展的规章制度，建立完备的财务档案工作管理制度体系，如财务档案归档制度体系、财务档案利用制度体系、财务档案安全保密制度体系等，完善制度中各环节存在的漏洞。最后，企业应严格遵照、实施相关制度中的条例，形成以规章制度为准绳的工作氛围，在财务管理和财务核算实施的过程中不断进行规范，使广大财务管理人员能够脱离繁重的手工劳动，从而使会计档案信息管理工作能够得到顺利开展。[5] 3.2 加强企业财务档案风险防范 集团化企业财务档案共享服务水平很大程度上依赖于企业信息化的建设，但正因为如此，也会容易造成财务数据失真、财务信息泄露、财务档案丢失等一系列严重后果。因此，企业应构建完善的内部控制体系，提升其自身的财务档案管理风险防范水平。针对不同类型的风险提前制定好应对方案，建立规范的风险防范制度;针对突发情况制订科学的应急处理措施，提高企业风险防范能力，避免出现重大风险和隐患;在收集和归档环节上，通过构建风险防范点，及时规避财务档案中存在的潜在风险。通过以上措施实现风险防控，保证财务档案和财务共享服务系统的安全性。 3.3 构建财务档案数据共享平台 财务档案和财务数据的保密性在一定程度上制约了财务资源的共享，削弱了财务共享服务管理的总体效能，并且容易导致集团化企业内部的财务信息的不互通，形成信息孤岛现象。在过去的档案查阅之中，往往要对纸质资料进行编号查询，这也会导致财务档案管理工作出现不顺畅的情况，而财务共享服务模式之下，只需要通过财务信息资源利用平台输入相应的名称，就能够找到资料的所有信息，从而使资料调取的时间得到全面节约，进而使工作的效率得到不断提升[6]。 企业要想提升财务共享服务水平，就应该进一步构建完善的财务信息资源共享平台，推动财务信息与财务档案的开发与利用，为集团化企业一体化管理进程提供更加有力的保障。财务信息资源共享体系的构建，首先要求企业搭建并完善财务电子档案信息管理系统，推动企业档案数字化开发及利用。然后，依托该信息管理系统，建立起有效的检索平台，确保检索结果的准确度和覆盖面。此外，企业还应成立专门的系统运营维护小组，定期对进行该系统的运行进行维护和排查，确保财务档案信息共享服务平台的运转和安全。 企业财务共享服务水平的提升，能够起到提升企业核心竞争力的作用，从而为我国战略发展提供更加有力的保障。通过搭建企业数字化财务档案信息共享平台，有助于减少员工工作量，提升资源共享水平，为财务档案管理工作的有序、高效开展提供便利。而我国在国家层面也提出了财务档案信息化管理的必然要求，需要企业能够重构财务信息资源共享体系，使其能够在财务档案管理工作之中充分发挥自身作用，为企业共享服务模式的高效建立提供更加有力的保障。[7] 4 财务共享服务模式下未来财务档案管理的发展趋势 在财务共享服务模式之下，未来财务档案管理工作将朝着档案存储容量不断加大，档案查询速度不断提升以及财务档案管理水平不断提升的方向发展。相比于没有应用财务共享服务的情况下，信息化的财务档案管理能够将更多的数据以磁性介质为媒介，将财务数据信息存储其中，而其存储的容量往往要比传统的档案管理模式高出好几倍。另外，财务共享服务模式之下，财务档案管理也将向着智能化的方向发展，财务共享中心会对多种财务数据信息进行深入的分析，并为企业的发展提供更加有效的方向，从而使企业能够在生存发展之中对财务档案管理模式提出更具智能化的管理方案，促进集团化企业财务档案管理水平的提升。这也就要求了企业财务档案管理部门能够认清集团化企业财务共享服务模式之下财务档案管理工作的切实需求，找到提升财务管理质量的有效对策和方法，从而推动我国企业财务档案管理水平的全面提升[8]。 参考文献 [1]苏玉敬.集团公司财务共享服务中心建设难点与对策研究[J].中国集体经济，2017（26）：102-103. [2]楼继伟，李明华.中华人民共和国财政部国家档案局令第79号——会计档案管理办法[J].当代会计，2016，01：70-71. [3]张育强，靳敏.论财务转型过程中会计档案管理工作的新思路——基于财务共享模式的探讨[J].中国总会计师，2011，04（93）：120-121. [4]朱玲君.财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究[J].齐鲁师范学院学报，2018，33（5）：60-64. [5]何鑫.浅析企业财务共享服务中心的构建及其应用研究[J].知识经济，2019，（2）：105-106. [6]刘旭芳.浅谈企业财务共享服务中心的构建[J].财政监督，2017，0（24）. [7]尤睿.构建企业集团财务共享服务中心探析[J].现代企业文化，2015，（23）：98，100. [8]戴国林.企业集团财务共享资金管理分析[J].财经界，2019，（28）：164. 作者簡介 刘雨知（1993-），女，汉族，湖南湘潭，硕士研究生，湘潭市政科技集团有限公司，初级会计师，档案方向。 |
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