| 标题 | 如何提升办公室档案文书管理工作 |
| 范文 | 余文斯 摘 要：在办公室工作开展中，档案文书管理是一项重点工作内容。在现今信息技术发展的过程中，对于该项工作的开展具有了新的要求。在本文中，将就如何提升办公室档案文书管理工作进行一定的研究。 关键词：办公室;档案文书;管理 1 引言 在单位发展中，对于档案文书的管理是一项重点工作内容，具有消息传达以及日常业务处理的作用，也因此成为现今企业发展当中的重点组成部分。对此，即需要能够对该项工作引起重视，以科学管理措施的应用不断提升档案文书管理水平。 2 档案文书管理特点 档案文书管理是单位工作开展的重点内容，其特点有：第一，准确性。档案文书是一种信息的记录手段，需要具有准确的特点。在文书的采集、记录、归档当中，需要保证每个环节的合理性，以此才能够保证准确度;第二，繁杂性。档案文书在资料载体、内容上具有丰富多样的特点，其中将涉及财务、业务与人事等内容，需要对多元化资料进行收集、分类以及整合，具有十分繁杂的特点;第三，真实性。档案文书要能够对单位的实际情况真实记录，清晰的记载事件与过程，这也正是档案的重要方面。 3 目前存在问题 在新的发展形势下，办公室档案文书管理工作也面对了新的挑战，并体现出了一定的不足，就目前来说，存在的问题有： 3.1 管理方法陈旧 目前，社会分工具有了愈发细化的特征，该项工作也面对了较大的工作量，且在管理形式、方法上也具有了多样化特点。而在实际工作开展中，部分单位在档案管理当中还存在使用传统管理方法的情况，并不能够对时代的发展需求进行满足，进而影响到档案文书管理效果，进而在实际工作中出现归类不细致、档案材料丢失以及管理效率低下等问题，不仅将因此对工作的难度、强度进行大幅度增加，也将对单位的日常工作开展产生了较大的影响。 3.2 管理意识不足 在档案管理当中，管理意识是一项重点内容，只有具备良好的管理意识，才能够保证工作开展质量。相反，如果人员缺少管理意识，则将直接对管理水平产生影响。在现今部分单位中，负责档案管理的人员在管理能力、学历上都存在不足，部分年龄较大的人员无法接受新事物，不能够掌握新的档案管理技术与方法。这部分情况的存在，则将使该项工作的效果受到影响，无法保证工作开展质量。 3.3 缺少部门配合 对于办公室档案文书管理这项工作来说，其具有复杂性以及综合性的特点，需要不同部门之间能够密切进行配合与合作，以此保证该项工作的顺利进行，如果不同部门之间缺少应有的配合，则将直接对该项工作开展产生影响。其中，归档即是档案管理当中的重要一环，对于很多部门来说，为了使自己的工作更加便利，则不愿意将档案统一送到管理部门进行保管，该情况的存在，则很可能使重要文件资料出现丢失的情况，直接影响到档案材料的完整性。 3.4 管理设施落后 时效性也是档案文书材料的一项重要特点，也因此对管理基础具有一定的要求，需要通过对计算机系统的不断升级满足工作需求。在现今工作开展中，很多单位还存在经费不足以及单档案管理设施落后等情况，无法进行高效的管理，也将因此对该项工作的规范化、标准化产生影响。 4 档案文书管理方式 4.1 增强管理意识 为了能够做好办公室档案管理工作，即需要能够充分提升档案管理意识，做好相关管理制度的完善，保证管理工作能够有章可循，始终按照要求开展工作。具体来说，需要从以下方面入手：第一，加大宣传力度。作为领导以及管理人员，需要能够对该项工作形成充分的认识，全力做好档案管理工作，切实提升自身能力，做好先进管理理念的学习，充分结合管理工作与理念要求，不断提升该项工作的开展质量与效率;第二，完善管理制度。在现有的基础上进一步细化管理规范内容，保证管理制度在可实时性、可操作性等方面具有好的表现，将其作为办公室档案文书管理的重要纲领，充分发挥作用做好对管理人员行为的规范;第三，按照流程办事。要使管理者树立起按照流程规章制度办事的理念，提升自身档案管理意识，严格按照要求做好档案的分类标记处理，提升管理工作开展水平。 4.2 加强部门协作 在档案管理工作开展中，也需要做好不同部门之间的协作，这样才能够在充分发挥各部门作用的情况下，有效的提升档案文書管理效果。在该项工作中，首先需要通知相关部门，使其能够充分认识到档案管理这项工作的作用，进而积极的配合该项工作进行。同时，也需要做好相关规章制度的制定与落实，如果存在人员阻碍该项工作开展，则需要及时进行处理。其次，需要做好专门人员的安排，通过档案管理员的安排使其能够负责该项工作，同其余部门进行积极的沟通协调，完成该项工作。 4.3 优化管理方式 在现今社会不断发展、新技术出现的情况下，档案管理这项工作也具有了与时俱进的特点，在该情况下，则可以将档案管理工作同现代化技术进行结合，充分发挥出数字化管理技术的优势。在该项工作中，主要的内容包括有以下方面：第一，对适合的档案管理软件选择应用，使用网络信息技术对档案做好编号、查阅、检索以及储存处理，做好系统间衔接，便于该项工作更好的开展。同时，在该方式应用中，也能够整理好纸质同电子文件，以此不仅能够对档案的检索速度进行提升，且能够使档案具有更好的完整性，进一步提升档案管理水平;第二，要结合工作实际做好数字化管理系统的建设，对不同类型档案做好针对性优化，更好的适应档案管理，同时对档案做好电子档案信息的建立，提升档案管理工作开展水平。 4.4 加强档案收集 在档案文书管理工作当中，对资料进行收集是一项基础性工作，也是保证该项工作良好进行的重点：第一，需要能够做好档案文书范文的规范处理，在具体文书管理中，要做好文书的分类，保证档案材料具有规范的格式以及清晰的字迹，具有较好的应用价值，并根据规范要求做好保管;第二，做好目录编号工作，对于档案文书来说，其具有较大的数量，在实际管理当中具有较大的难度。这即需要能够做好检索系统的应用，在提升检索快捷性、便利性的基础上，实现检索质量与效率的提升。同时，也需要做好管理软件的引入，积极做好办公室自动化系统的完善，在实现网上管理的基础上，更好的发挥作用;第三，对行文与收文程序进行规范，做好恰当文字编号主题词的选择，保障使用管理效果。 5 结束语 在上文中，我们对办公室档案文书管理进行了一定的研究。在实际工作开展中，需要能够对档案文书管理工作引起重视，不断优化管理方式方法，在不断提升档案文书工作质量水平的情况下，保障单位各项工作的良好进行。 参考文献 [1]王亚平.企业办公室文书档案管理工作浅析[J].企业改革与管理，2017（14）. [2]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016（19）. [3]甘春梅.试论办公室文书档案管理效率的提升对策[J].办公室业务，2016（06）. [4]甘春梅.谈如何提升办公室文书档案管理工作[J].办公室业务，2014（19）. |
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