| 标题 | 档案数字化管理模式在高校档案管理中的价值体会 |
| 范文 | 张雅娟 孟醒 摘 要：档案的数字化管理模式是在网络技术的基础上衍生的一种存储档案的方式，这种存储档案的方式能够有效的提高高校档案管理的效率。并且在存储方式与存储时间上与传统的纸质版存储有很大的优势。 关键词：档案数字化管理模式;高校;档案管理 高校的档案的存储，对于学校的教师以及管理工作者未来的工作具有很大的指导作用，所以利用新的技术更好的来保存高效的档案有助于高校更好的发展。本文讨论的档案数字化管理模式进行高校的档案管理，能够规避传统模式档案管理模式带来的问题，从而提高高校的档案管理效率。 1 制约高校档案管理发展的因素 制约高校档案管理发展的一个重要因素就是高校的档案管理的工作量很大。原因就是每年都会有大量学生入学，也会有大量学生毕业，对于新入学的学生需要进行档案登记，对于毕业的学生需要将档案迁出过改动。这期间的工作量是巨大的，而且在日常的工作中，还要对在校生进行档案的保存，可见高校的档案管理工作是很繁重的。 制约高校档案管理发展的另一个因素就是高校之间没有一个确定的、标准的档案管理制度。高校在制定档案管理制度时，一般只是针对本校的实际情况进行制定。由于各个高校的实际情况不同，导致制定的档案管理制度也不同，甚至存在个别高校之间制定的档案管理制度互相矛盾的情况。这就制约了高校档案管理工作的开展。 还有一个制约高校档案管理的因素就是档案数字化水平有限。有些高校已经运用档案数字化管理模式进行档案管理，但是却没有将其充分的利用，只是简单利用档案数字化管理模式进行检索档案、备份档案以及交换档案。仅仅是应用其辅助功能，具体的档案管理工作还是以纸质版为主。这也是制约高校档案管理发展的原因之一。 2 档案数字化管理模式在高校档案管理中的具体应用措施 2.1 高校的领导要改变观念，促进档案数字化管理模式在学校的应用 高校的不断向前发展，依靠的都是领导的重视，所以高校领导要转变在档案管理上的观念，改用档案数字化管理模式来进行管理。高校领导要将档案数字化管理纳入档案管理工作人员的考核细则，以这种方式来促进学校的数字信息化的发展。 首先，高校的领导要时刻保持前瞻性的态度，制定合理的管理体制，明确工作中的责任分工。对于在档案管理中出现的问题要保持积极的态度，组织相关人员对于出现的问题进行探讨分析，总结问题出现的原因，并商讨出解决的办法。高校领导要对解决的问题方案给予资金和人才上的支持，确保档案数字化管理能够高效运行。作为高校的领导要将档案管理的各项工作重视起来，做到安全存储并加大此项工作的宣传力度。高校领导要争取建立档案数字化管理专项资金费，确保教师在进行档案数字化管理的各项工作中得到足够的资金支持。高校的领导要保持与时俱进的学习精神，不断根据大环境的变化来调整档案数字化存储的管理模式，根据时代的变化，转变对档案数字化管理的思维，形成科学、正确的数字化的管理观念。 其次，高校要顺应时代的发展，将档案数字化管理模式纳入学校的发展规划中，运用创新的思维，使之发展为一个完整的集成系统。在建设过程中一定会出现大量文件，可能会有电子文件、纸质文件以及文件条目等，对于这类文件要交由档案部门进行集中管理，做到各个环节的文件都进行详细的记录。高校要实现各个部门之间的档案共享，使各个部门之间的档案都能检索到，并且也避免了档案重复录入而耽误时间和空间，节省了人力与物力。学校要将档案管理系统与其他各个部门的系统之间建立联系，使之在工作中产生的文件自动进行归档，提高档案管理的精准度，提升档案管理的工作效率。 2.2 加强对档案数字化管理的硬件设施投入，大力培养专业技术人才 档案的数字化管理是依托于电子计算机技术，所以需要大量的资金支持来置办硬件设备，同时需要专业的人员来操作这个系统，硬件与软实力综合提升才能提高档案管理的效率。 高校必须将档案数字化管理列入学校的发展规划中，并提供资金支持，完善档案数字化管理的硬件设施配套。具体的工作中要结合高校的实际情况以及档案管理的需求，购买符合技术条件的计算机、扫描仪、服务器、存储器以及打印机等硬件设备，保障在设备上完全满足档案管理的需要。其次在选择档案管理的软件时，也要注意从多方面进行考量。档案管理软件的选择，它的便捷性以及实用性，决定着未来档案管理工作的效率高低。在软件的选择上，高校可以借鉴在档案数字化管理的应用上比较成功的学校的经验，并结合自身的档案管理需要，选择一款能满足本校需求的档案管理软件。在选择软件时需要将软件存储数据的稳定性和安全性放在首位考虑，还要考虑其操作的便捷性、是否能够科学的进行分类、存储，并且是否具有防御力等方面进行综合考虑，使其能够最大限度的提高档案管理的效率。硬件设施与软件设施满足需求之后，还要引入监控系统，对存储的数据进行实时监控，一旦发生异常的访问情况，立刻出发报警系统，保障档案数据的存储安全。除了在市场上选择软件，还要加强本校与软件公司的合作，根据本校的需求，软件公司为本校进行量身定做一个满足本校需求的档案管理软件，使其更好的配合完成本校的档案管理工作。 高校要将培养专业的档案数字化管理人才列为重点。因为档案的數字化管理与传统的档案管理差异较大，所以在进行档案数字化管理的过程中需要加强对工作人员的培训。不仅要加强工作人员的档案管理能力，还要进行计算机技术的培训，使其能够熟练运用档案数字化管理软件进行档案管理。大力培养档案管理工作的人员的专业水平，培养建立出一批具有高素质、专业能力强的档案管理队伍，保障档案数字化管理的工作效率。高校在对档案管理工作人员进行培训时，要将计算机技术纳入重点培训内容，使其能够自行处理在使用暗杆管理软件中出现的问题，并能够进行日常的系统维护与硬件维护工作。高校要定期邀请专业人士给工作人员进行培训指导，使其掌握前沿的档案数字化管理的信息，提高其专业能力，使其更好的胜任档案管理工作。 2.3 有层次的进行工作，加强档案数字化管理的工作效率 高校要遵循实用性、高效性、开放性的原则进行干干数字化管理工作。制定详细的工作计划，有层次的进行档案管理工作。 首先，要健全高校的档案管理制度，明确责任分工。从技术、业务和管理的角度使档案管理的各个阶段都在控制范围内。技术方面的制度是为了解决在档案数字化管理过程中出现的问题岁需要的技术支撑;业务方面的制度是为了使档案办理流程规范化、统一化;管理方面的制度主要是国家制定的，高校要进行合理的借鉴工作。 其次就要加强档案数字化系统的建设，这就与选择的档案数字化管理软件密切相关。软件能否保证存储数据的兼容性与完整性是提升其管理质量的关键，同时还要加强与各个部门之间的联系，将学校各个部门的办公系统与档案管理系统相联系，使其能够满足关键词与全文检索，保证在正常办公过程中档案保存的完整性。 还要将纸质版的档案进行数字化存储，创建安正的档案信息库，将纸质版档案转换为数字化电子档案。将纸质版档案进行归纳整理分类，将重要的纸质版档案优先进行转换，其次选择利用率高的纸质版档案进行数字化处理。对于特色文件也要进行转换，与此同时做好纸质版文件的保存。 3 结束语 档案的数字化管理不仅节约了时间和空间，还可以提高档案管理的效率。高校要加大对档案数字化管理的投入，加大专业技能的培养，使档案数字化管理体系更加完善。 参考文献 [1]杨维东.数字化网络技术在高校档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2019（02）：59+68. [2]巩君慧.大数据时代下民族高校档案数字化建设探析[J].西藏科技，2019（01）：14-16. [3]董金玲.档案数字化管理模式在高校档案管理中的作用[J].办公室业务，2018（20）：141. |
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