| 标题 | 大数据时代背景下公文档案信息化管理工作方法优化分析 |
| 范文 | 杨济 孙炤华 摘 要：大数据时代下，强化公文档案信息化管理工作是大部分单位公文档案管理的重点，其直接关系到单位的信息处理效率和质量。然而，过去一段时间内，仍有部分单位尚未在公文档案信息化管理领域投入充足的人力、物力以及财力资源，存在公文档案信息化建设效能不足的问题，难以朝着现代化、科学化以及规范化的方向迈进。为此，文章对公文档案信息化建设工作进行阐述，指出当前该项工作中存在的常见问题，系统性地提出建议，旨在帮助单位长久、稳定以及创新发展。 关键词：优化;大数据;信息化;公文档案 大数据时代下，单位工作内容和目标都有所调整，机遇与挑战并存。在这种环境下，不仅要强调整体管理水平的稳步提升，也要强调档案管理等局部管理效益的提升，处理整体与部分之间的关系。信息技术给公文档案管理工作带来了活力，要高效利用该项技术，既需要理清并拓宽思路，也需要从理论层面进行研究。 1 大数据时代背景下公文档案信息化管理的現实意义 1.1 实现无纸化办公，提升办公效率 公文档案信息化能够对公文档案中的各类信息进行数字化处理，可以便于档案管理人员对档案进行分类管理，更好地满足档案需求主体的需求。大数据时代，各种数据信息以“井喷式”的方式增长，来自单位内部以及单位外部的公文数量也明显增加。如果在现有人力资源不变且不借助信息技术的情况下，公文档案管理的效率和质量都会大幅度下降[1]。相反，实现信息化技术与公文档案的深度融合，进一步适应当前电子化办公的形势，可以减少单位纸张使用率，真正达到无纸化办公模式。首先，数字化的公文档案也可以保存硬盘、U盘、云终端等介质中，更为节能环保。其次，电子化的管理模式能够避免占用档案室的面积，减少管理压力。最后，数字化的公文档案相较于传统纸质化的公文档案而言，具有易于传输、易于使用的特点。只需要借助相关的信息传输平台，就能够及时传输相应的档案资源。 1.2 实现网络化服务，提升资源利用率 纸质类公文档案不仅管理难度大，而且使用上具有局限性，无法突破时空界限，难以适应大数据时代的发展趋势。为此，要进一步推进公文档案信息化建设步伐，依托于互联网平台对公文档案进行利用。一方面，上下级单位可以通过相应的平台传输公文，自动录入相应的档案管理系统，而不用耗费多余的人力和时间。通过此种方式，也能够实现“一档多用”，满足不同主体同一时间的查阅需求，提升资源利用率[2]。另一方面，网络化服务可以更好地实现智能化的目标。公文档案管理人员只需要在系统中设置相应的权限，就可以满足相关主体自主查阅的需求，减少工作压力。 2 大数据时代背景下公文档案信息化管理中存在的常态问题 2.1 信息技术与公文档案的融合度不高 当前，部分单位借助信息技术在档案管理中受益颇多，但也暴露出诸多问题。其中，信息技术应用层次浅、公文档案管理创新度不高等问题较为突出。一是大数据技术与公文档案的融合度不高，尚未建立相应的数据分析模型，不利于对公文档案进行精度检索。随着单位工作要求发生变化，公文档案的决策作用会愈发明显。如果不能快速、全面地根据字节检索相应的公文档案，识别相应的关键词句，则无法进一步提升公文档案的利用率。二是云共享技术与公文档案的融合度不高，单位内部、上下级单位之间传输、利用与共享公文档案的步伐滞后。部分单位与百度云、阿里云以及其他云服务商缺乏合作，难以建设安全稳定高效的云共享平台。 2.2 公文档案信息存在安全隐患 数字化环境下，病毒、黑客以及其他非法程序较多，一旦侵入档案管理系统或者相关的档案数据库，不仅会发生泄密事件，而且容易导致公文被非法加密。当前，我国部分单位公文档案安全管理工作薄弱，存在较大的安全漏洞。一是数字水印、访问权限、数字加密等技术在公文档案信息化建设中的应用度不高，仍然停留在防火墙管理的层次。二是没有做好公文档案备份工作，大量公文被非法加密后无法进行恢复，导致公文档案管理工作陷入困境。三是安全观念薄弱。部分公文档案管理人员尚未认识到公文档案安全管理的重要性，对于该领域的了解程度不高。 2.3 公文档案信息化管理机制不健全 当下，许多单位缺乏精品意识，公文档案信息化管理过程中存在许多不规范的问题。典型表现为公文档案信息化的职责分工不合理、流程以及内容不明确。一是职责分工不合理。许多单位档案管理人员既需要对纸质类档案进行数字化处理，也需要将其录入到系统当中，工作量较大，无法做到统筹兼顾。二是流程和内容不明确，公文档案在平台终端需要经过何种程序，需要满足何种标准，均没有在制度层面加以体现。 3 大数据时代背景下公文档案信息化管理工作方法优化的路径 3.1 深化信息技术与公文档案的融合，实现综合利用 一是要开发公文档案大数据利用平台，完善技术条件设施，建立数据分析模型，设置更为精细化的档案检索条件，满足档案需求主体多样化的检索需求。在建立数据分析模型以及设置检索条件过程中，要做好调研工作，了解档案检索中存在的问题，从事前角度思考工作方法，提升公文档案信息化建设的科学性。二是要探索开发公文档案共享平台，实现单位内部、上下级单位之间公文共享。总体而言，公文档案具有较强的政策性、私密性，通常被单位内部各个部门使用以及上下级单位使用。因此，单位可以依托于内网以及相应的云终端建立云共享平台，实现从量变到质变的飞跃。 3.2 树立安全管理理念，减少安全漏洞 互联网技术就如一枚硬币，拥有正反两面，其能够为单位带来机遇的同时，也会带来相应的挑战。为此，单位要进一步从安全管理的角度对公文档案进行处理，充分应用新型技术，抓好安全培训工作。一是要结合单位公文的类型、计算机性能以及公文保密级别，合理选择数字水印、访问权限、数字加密等技术，巩固安全防线。二是要从事前角度对公文档案进行备份，将档案管理终端与云终端进行数据关联，实现档案管理终端的档案自动上传，避免公文档案管理工作瘫痪。三是要做好安全领域的知识培训和技能培训，提升公文档案管理人员的安全防范意识，增强其风险应对能力。 3.3 健全公文档案信息化管理机制 在互联网普及的现阶段，单位要紧跟信息时代步伐，既重视应用计算机以及档案管理软件对公文档案进行处理，也重视档案质量。一是要结合人力资源现状，合理划分公文信息化管理工作的职责。人力资源不足的单位可以探索将简单的工作事项予以外包，并与相关单位签署相应的保密协议，让公文档案管理人员能够专注于档案管理与利用工作。二是要从制度上明确公文档案信息化管理的流程和内容，实现精细化管理。 4 结束语 从辩证的视角来看，信息资源快速增加背景下，单位公文档案管理的过程中不可避免地会遇到各式各样的管理难题。因此，如何解决公文档案管理中存在的常见问题，提升单位内部管理实效，是当前单位管理者者和档案人员所关心的问题。鉴于此，有必要借助信息技术这一工具，进一步分析问题，理清思路，提升公文档案管理的效率和质量。具体而言，一是要深化信息技术与公文档案的融合，实现综合利用;二是要树立安全管理理念，减少安全漏洞性;三是要健全公文档案信息化管理机制。 参考文献 [1]李开燕，申坤.试论电子公文档案安全管理[J].科技风，2019（19）：231. [2]由志茹.数字化档案管理系统在工作中的应用[J].山西水利，2017（12）：43-44. 作者简介 杨济（1989-），女，内蒙古省赤峰市人，研究生，毕业于悉尼麦考瑞大学，初级档案员，研究方向：公文档案。 |
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