| 标题 | 现代档案管理模式下的“案卷”作用 |
| 范文 | 马昕 摘 要：“案卷”管理模式是现代档案管理模式中一种特别的管理方式，能够对信息数据系统化进行分类和管理，有效保障档案管理的规律性和协调性，但是在新信息技术背景下，这种管理方式便受到了一定的冲击，影响着现代档案管理工作质量。本文将以现代档案管理模式中的“案卷”为主要内容，简单分析这种“案卷”含义以及其目前发展现状和应用意义，并同时结合其实际应用情况，详细论述其所发挥的作用、不足和改善意见，提升现代档案管理工作的质量和效率。 关键词：现代档案管理模式;案卷;作用 为了满足档案管理对于巨大数量数据信息的采取、分类和归档，现代档案管理技术中引入了各种现代化信息技术，包括：计算机技术、互联网技术等等，有效推动了纸质档案转变为信息化档案，提升档案管理工作的质量，但是同时也暴露出档案管理模式中“案卷”管理模式存在的局限性和落后性，影响着现代档案管理质量的进一步提升，以及档案内容进一步数字化发展的进度，则对于档案管理团队来说，何如对“案卷”管理模式在现代档案挂办理中存在问题进行优化和解决是一项必经过程。 1 现代档案管理模式下的“案卷” 1）简要概意。在原有档案管理模式中，限制于信息数据记录载体种类，多数信息数据内容都是记录在白纸上，而为便于管理人员进行信息数据归类、查询，一般会将信息数据根据不同归属进行详细化分类然后归属到一起，并在纸上标明具体分类归属，这种管理模式就是案卷，然后随着现代化信息技术的深入应用，虽然信息数据载体发生了变化，从纸质载体变成了数字化信息，但是档案管理模式的原则仍旧是遵循着原有的管理理念，长期管理下来被称作“案卷”管理模式，具有系统化、独立性和有机结合的特点，特别适合于主体分类明确、层层细化少以及材料数量多的档案管理模式需求。 2）“案卷”管理模式发展现状。相较于国外档案管理体系发展，我国档案管理引入和起步时间较晚，发展到至今档案管理水平仍旧是较低，档案管理模式一直没有系统化进行统一规范;再加上，多数事业单位内部整体发展重心偏向于经济发展，而忽略对于内部管理的提升，便造成很多企业内部为了避免因为档案管理模式创新和优化，带来的信息数据采集、管理问题，便一直采用着“案卷”管理模式，虽然确实在短期内能够稳定事业单位信息数据管理和运行，但是长期发展下来便会发现“案卷”管理模式存在的问题和不足，特别是在信息技术应用到管理后，更是直接阻碍了档案管理工作效率和质量的提升，则优化和提升“案卷”管理模式便成为现代档案管理的重要且必要的内容之一。 2 现代档案管理模式下的“案卷”作用 1）系统化管理信息数据。“案卷”管理模式在现代档案模式下的首要作用就是系统化管理信息数据，这是因为“案卷”管理模式本身就遵守着立卷特征组合、价值大体相同以及系统分化后加工成册的原则，即在主体分类下相同内容装订在一起，即便是信息化设备和技术深入到档案管理中后，这种原则也是不变的，在数据信息上传之前，设备系统会根据管理设定的系统要求，制定相關的分类标准和等级，然后在对管理人员所上传的巨大数据信息内容，进行自动化的数据信息分析、分类和归档就形成了一卷卷“案卷”，可供管理人员进行数据信息查询、修改和调取，档案工作效率和质量明显高于原有“案卷”管理模式，当然要注意的是，信息技术在操作过程中数据库中所识别的命令和等级一定要精确，否则容易造成“案卷”混乱，进而影响事业单位内部数据信息的管理质量。 2）创新和深化信息技术应用。信息化技术是现代档案管理模式中最大的特点，同时也是“案卷”管理模式阻碍现代档案管理模式进一步发展的重要内容，因为数据信息的载体变化，使得档案管理模式从依赖人工操作转为各种现代化信息设备和系统操作，便直接打破了原有“案卷”管理模式中数据信息处理和分类，在这种情况下，事业单位就要明确即想要现代化管理档案，又想要“案卷”管理模式，那么就需要对信息技术进行创新和深化，投入足够的资金和人力，基于“案卷”管理模式的运行原则和技术特点，管理人员科学制定所需要的设备种类和运行系统，积极引入各种适合其运行设备种类，并同时组建专业技术研发小组，依据档案管理对于设备技术需求，对现有的设备系统进行优化和更改，创新各项信息技术种类和应用范围，提升现代档案管理工作效率和质量，为事业单位进一步发展提供坚实数据管理基础。 3）规范化管理与运行模式。档案管理本身就是一项繁琐的工作内容，涉及的数据信息、操作流程众多，重点是不同数据信息有不同处理和记录方式，操作流程也有着不同的要求和标准，且“案卷”管理模式中的都是一环扣一环，一旦出现再微小的问题，在经过繁琐流程和数据处理后，问题本身便会无限被放大，带来的影响也会想雪球一样，越滚越大，因此，为了更好的提升现代档案管理模式，减少“案卷”管理模式自身工作流程特点带来的问题，档案管理团队就需要规范化管理和运行模式，改变原有的管理制度内容，结合现代管理理念和技术，在国家相关法律法规的基础上，重新制定一套完善的管理制度内容，优化过于繁琐的管理运行流程，删除不必要的操作内容，节省管理人员本就有限的精力能力，明确细化不同操作流程中管理人员操作、运行流程内容以及不同数据信息的处理方式，并同时主要详细相关记录重要内容和数据信息，以便后期进行监督审核工作，提供详细工作信息证据，更能够减少因为人为操作错误造成的档案管理问题，给企业带来不必要的经济损失，促进现代档案管理的进一步发展。 4）提升管理人员能力水平。除了以上三项现代档案管理模式下的“案卷”作用以外，还有就是提升管理人员能力水平。档案管理涉及巨大数量的数据信息内容，需要花费管理人员大量的精力，同时也考验着管理人员自身操作能力水平以及对于管理制度的熟练度，简言之，档案管理是一项流程繁琐、要求严谨的管理工作，对于管理人员自身专业能力和操作经验都要有一定的要求，则面对现代档案管理下“案卷”管理模式带来的管理问题和工作负担，管理人员需要积极主动去提升自我专业能力水平，明确自身档案管理工作岗位任务与责任，增强自我责任意识和积极工作态度，定期参与企业所组织的知识技能培训和讲座，去接触和学习新兴的管理设备和管理理念，增强自身管理制度知识基础厚度，熟练掌握和了解各项管理制度内容和使用环境条件，系统化规范自身工作行程操作流程，并积极把握每一次的实践机会，将坚实的知识理论内容逐渐转变为自身实践经验和应急能力，真正了解不同档案管理制度内容的含义，冷静对待管理过程中突发事件造成的影响，及时采取各项有效解决措施，杜绝问题影响范围的扩大化，改善“案卷”管理模式带来的难题和挑战，保障现代档案管控模式的稳定运行，为事业单位经济发展和内部管理提供坚实数据信息基础。 3 总结 综上所述，若是不对“案卷”管理模式进行优化和提升，要么只会让“案卷”管理模式中存在的局限性和落后性逐渐被放大、被扩大，最后直接影响现代档案管理的质量水平，因此，档案管理团队要明确“案卷”管理模式带来的优势和劣势，基于现代信息化技术发展情况，对其各项劣势进行适当优化和变革，提升管理人员的专业能力水平和操作规范性，强化各类信息技术在管理模式中的深入应用，减少管理人员的工作负担与压力，保障档案管理工作的质量水平，促进现代档案管理体系的进一步发展和提升。 参考文献 [1]何小菁.病历档案管理模式演进与发展研究[D].南京大学，2018. [2]车黎黎.现代档案管理模式下的“案卷”作用[J].科技风，2018（19）：225. [3]潘志立.流程管理在电子档案管理系统中的应用研究[D].中南大学，2013. [4]阴宏光，姜滨菊.“案卷”概念之我见[J].兰台内外，2007（04）：18-19. [5]赵豪迈.现代档案管理模式下的“案卷”作用[J].档案学通讯，2000（02）：55-56. [6]赵豪迈.现代档案管理模式下“案卷”作用之检讨[J].陕西档案，1999（05）：26-27. |
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