| 标题 | 大数据时代背景下高校档案信息化管理研究 |
| 范文 | 摘 要：在大数据时代背景下，高校要想提高自身的影响力，实现长久发展，就要顺应大数据时代的发展趋势，做好档案的管理和创新工作，注重现代化手段的渗透与实施，并将档案管理的信息化建设提上日程。基于此，本文对大数据时代背景下高校档案信息化管理进行分析和研究。 关键词：大数据时代;高校档案;信息化管理 进入21世纪后，人类的进步和生产生活的创新得益于信息技术提供的无限力量，而信息技术也在人类的促进下达到了发展的新高度，互联网、云计算、大数据等信息化技术应运而生。这些技术手段的出现，将引领人类进入崭新的时代，即大数据时代。档案管理作为高校事业中不可或缺的一部分，其管理质量和服务水平将直接影响高校未来的发展。但如果将信息化手段应用在高校档案管理中，不仅可以解决档案管理中存在的问题，促进管理效率与质量的提升，而且可以实现档案管理的标准化、系统化和规范化，更好地满足学校及社会各界的多样化需求。 1 相关概述 1.1 高校档案管理 档案管理就是人们常说的档案工作，所指的是档案馆或档案室直接对档案实体及档案信息进行管理，同时根据企业、单位或个人的不同需求提供针对性的服务，是国家档案事业最基本的组成部分，其工作内容包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案提供利用等[1]。而高校档案管理是对全体师生的档案进行保管、储存，并根据他们的实际所需提供一系列的服务，有着基础性、服务性、保密性等特点，其工作内容包括档案整理、档案编排、档案储存等。另外，高质量、高效率的高校档案管理工作对学校的发展还能够起到推波助澜的重要作用。 1.2 大数据时代 由于大数据涉及的领域较为广泛，所以各领域对其理解和认知存在一定的差异，研究机构Gartner认为，大数据需要依托新型处理模式才能够发挥出强大的决策力、洞察发现力和流程优化能力，并适应海量、高增长率和多样化的信息资产;麦肯锡全球研究所认为[2]，大数据是一种规模大到在获取、储存、管理和分析方面大大超出传统数据库软件工具能力范围的数据合集，且具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低等特征;而笔者认为，大数据是在科学技术与信息技术的相互促进下诞生的，其主要特征不在于庞大的信息储存能力，而是对数据的加工、处理和传输，在大数据时代下，人类社会将会迎来发展的新篇章。 1.3 高校档案信息化管理 传统的高校档案管理工作多以纸质版为主，通过对档案盒、文件袋、纸质档案的综合运用来完成与之相关的各项工作。这种工作方式虽然能够达到一定的管理效果，但十分容易出现档案丢失、破损等问题，给学校和师生带来不同程度的影响。而在大数据时代下，高校可以在信息化的基础上建立系统的档案管理体系，并将其贯穿于档案管理包含的各项工作中，这样不仅可以提高工作效率和管理质量，节省大量的纸质资源，而且可以防止档案丢失、损坏等情况，使师生和学校的基本权益得到保障。 2 当前高校档案信息化管理存在的问题 其一，没有统一的数据平台做支撑。在大数据时代迅猛发展的今天，虽然国家有关部门予以高校档案管理信息化建设高度的重视，支持各高校以自身的实际情况为准建立档案数据库，但却没有建立全国统一的高校档案数据库[3]。在这种情况下，尽管高校实现了档案信息化管理，可在实际工作中发现，因缺少统一的数据平台做支撑，导致区域与区域之间的信息资源无法实现传播和共享，难以将信息资源进行充分的利用，也就无法达到档案信息化管理既定的目标。其二，档案信息管理人员的素质不高。想要实现高校档案信息化管理，就要有熟练掌握现代化档案管理理念和操作技术的人才。但纵观我国各大高校，具备高素质、高能力的现代化档案管理人才屈指可数，从事档案管理工作的多为退休教师或岗位借调人员，他们对档案管理工作的认知还停留在纸质层面。尽管学校引进了现代化设备，但因档案管理人员的原因却难以发挥作用，无法真正实现档案信息化管理。其三，档案信息资源的供求关系不对称。通过调查了解到，我国多数高校在档案管理上实行的是区域化管理，这种方式虽然能够缩小管理范围，保证管理质量，但却存在档案信息查找困难、档案管理制度不完善、档案管理人员积极性不高等问题。在上述问题的制约下，高校档案是很难实现跨地区、跨体制的管理的，档案信息资源所具有的价值也因此降低。 3 大数据时代背景下高校档案管理信息化建设的有效策略 3.1 建立统一的高校档案信息化管理体系 高校档案管理信息化建设离不开国家有关部门的支持。针对当前高校档案信息化管理中出现的区域与区域之间无法实现信息共享和传播、信息资源难以实现充分利用等问題，国家应综合考虑各高校的发展所需和档案管理工作现状，建立统一的档案管理信息系统和数据库，整合各高校的档案信息资源[4]。这样，既可以解决信息资源存在的共享问题，实现信息资源的快速储存和高速传播，还能够改变高校现有的档案区域化管理模式，加大政府部门对高校档案管理信息化建设的重视程度，进而保障高校档案信息化管理工作的顺利开展与实施。 3.2 提高档案信息管理人员的综合素质 在大数据时代下，虽然档案管理工作的性质和方式发生了改变，但其执行者和操作者始终是档案管理人员。这就要求档案管理人员不仅要熟知档案管理的各项工作流程，还要增强对档案管理信息化建设的认知，拥有熟练的计算机操作能力。对于此，高校要重视档案管理人员的选择和培训，完善用人制度，采用切实可行的方法提高档案管理人员对信息化建设的认知，使其熟练掌握各项操作技术，只有这样才能够真正提高档案管理工作质量和服务水平。 3.3 合理使用先进的信息化管理手段 1）云计算技术。在众多的技术手段中，云计算技术是处理大数据的首选，其原因在于云计算技术能够对大量的数据端口进行反应，并对传输的数据进行分析，提炼出满足人们需求的有价值的信息。此外，云计算技术还具有成本低、储存能力和灵活性强等优势，若是将其应用到高校档案信息化管理中，将会获得绝佳的管理效果。2）数据挖掘技术。在大数据时代下，人们已经不满足数据的容量和传播速度，对信息资源的获取时间也提出了更高的要求，而数据挖掘技术的运用，能够缩短信息获取时间，使人们的需求得到满足[5]。若是将此技术应用于高校档案信息化管理中，既可以分析师生的各类信息，将其进行统一划分，又能够为师生提供个性化的服务，避免档案信息资源在获取时出现错误或失真等情况，有效提高了档案信息资源的利用价值。 4 结束语 综上所述，大数据时代的到来为各行各业提供了诸多的发展机遇，高校要想搭上大数据的列车，实现自身的长久发展，就要做好档案管理信息化建设工作，着力解决传统档案管理工作中存在的缺陷和弊端。唯有此，才能够真正提高档案管理质量和服务水平，确保档案信息化管理工作有条不紊的进行下去。 参考文献 [1]庞碧霞.大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究[J].中小企业管理与科技，2016，（15）：034-035. [2]大数据时代要有大数据思维[J].中国大数据，2015. [3]马长松.大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究[J].知识经济，2019，491（07）：122-123. [4]祖盼云.大数据背景下高校档案信息化管理体系建设的思考[J].教育教学论坛，2019，415（21）：018-019. [5]王瑞.大数据时代下高校档案信息化建设研究[J].教育现代化（电子版），2016，（28）：121-123. 作者简介 朱美桥（1989-），女，汉族，山东省威海市，南京中医药大学翰林学院，档案管理。 |
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