| 标题 | 事业单位数字化档案管理现状及对策探讨 |
| 范文 | 马业波 摘 要：随着近几年我国科技的快速发展，人们步入了信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式，以适应时代发展。本文将结合实际情况，对数字化档案管理工作实践进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。 关键词：事业单位;数字化档案管理;对策 1 引言 档案管理是事业单位管理工作的一部分，在确保组织协调、高效运转方面发挥着重要的作用。随着电子信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为一种重要的发展趋势，事业单位工作人员运用计算机网络技术应对档案查询、阅读来提升工作成效。受多种因素的影响，事业单位档案数字化管理还存在一系列问题，需要具体问题具体分析，提出相应的解决策略为事业单位的持續发展服务。 2 档案管理工作数字化的必要性 在事业单位中，档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着事业单位的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，档案管理工作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精准度，另一方面，可以有效提高工作效率，数字化的实现能够简化档案管理工作，在调取档案时只需要搜索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于档案管理工作的进一步优化有着重要的现实意义。 3 事业单位档案数字化管理的现状 3.1 工作标准缺乏科学有效性 就当前情况来看，很多事业单位都开始重视档案的数字化建设工作，但是并没有认真、仔细的探讨单位的数字化档案管理开展到什么程度？数字化管理要达到什么样的成效？单位所制定的档案数字化管理制度也没有对其做出明确的规范和要求，部分管理人员在开展档案管理工作的时候会抱有“侥幸”心理，漫不经心、敷衍了事，并没有统一规范化的要求，只对那些特别重要、价值特别高的档案进行了严格意义上的编号、归档，导致事业单位数字化档案管理的局面比较被动。 3.2 传统档案管理设备更换庞杂 有的单位对于档案管理缺乏科学、规范化，也不够重视。甚至有些档案管理没有充分的防潮防火措施，因陋就简。对于档案的调阅也采用传统的文本检索法，缺乏现代化的索引，要实现数字化需要“大破大立”。传统信息资源不能进行电子化、数字化的二次开发，导致档案管理数字化的困难重重。 3.3 档案检索效率偏低 数字化管理最大的优势就是检索效率的提升和管理的便捷性。事业单位中有大量档案采用了传统纸质管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丢失、调包、损毁等情况的出现，在一定程度上影响了档案管理的准确性、有效性，也加大了档案查阅的挑战性，降低了档案检索效率。 4 完善事业单位数字化进程的有效路径 4.1 更新硬件设备 首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，事业单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，事业单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。 4.2 加大资金投入来更新技术设备 档案作为重要活动的纪录材料见证事业单位的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，事业单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。 4.3 完善办公系统和档案管理系统的接口 为了确保事业单位档案管理数字化进程的建设，还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接，系统数据库建设过程中要增加一些查询接口，为资源的有效利用打下基础。结合数字化管理的实际情况，事业单位也应当更新档案管理制度，确保档案管理系统运行的科学化，包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等，确保档案管理的有效性。事业单位科研档案则具有一定保密性，在调用过程中一定要有可追溯性，让符合权限的人方便调阅，所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。 5 结束语 总之，事业单位档案数字化管理属于一项基础性的工作，也是整个组织管理工作的关键组成部分。在现阶段，要能够认清事业单位档案数字化管理的现状，完善档案数字化管理制度，加大资金投入来更新技术设备，提升档案管理人员的综合素质，从而为事业单位档案数字化管理打下坚实的基础。 参考文献 [1]许娜子.事业单位档案管理数字化建设初探[J].才智，2019（10）：214-215. [2]蔡吉梅.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].办公室业务，2019（05）：181. [3]温长伟.新形势下事业单位档案数字化管理工作探析[J].青年与社会，2019（07）：112. [4]郝萌萌.事业单位数字化档案管理现状与对策研究[J].中外企业家，2019（06）：121. [5]史红波.新形势下事业单位档案数字化管理工作探析[J].才智，2018（34）：201. |
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