| 标题 | 浅析城市建设档案数字化管理 |
| 范文 | 崔文鹏 摘 要：城市建设档案对于城市的规划建设与发展来说都有着不可替代的作用，在城市建设过程中必然会产生较多的资料信息，庞大的纸质资料为管理工作带来了一定的弊端。随着信息技术的发展，数字化管理技术在城市建设档案管理工作中发挥了重要的作用。本文将对城市建设档案数字化管理的现状及优势进行分析，并简单探讨如何加强城市建设档案数字化管理，旨在为城市建设档案管理质效的提升奠定良好基础。 关键词：城市建设档案;数字化;管理;优势 信息技术的发展让城市建设档案管理工作也有了新的发展方向，城市建设档案管理逐渐向着数字化管理方向发展。数字化管理不仅弥补了传统管理中的时效差、质量差、安全差等弊端，同时也为档案的使用者提供了方便。面对数字化管理方式的优势，应当对当前城市建设档案管理中的弊端进行适当改进，加快档案数字化管理的发展。 1 城市建设档案数字化管理的优势 城市建设档案数字化管理有着非常多的优势。多媒体技术、计算机技术、互联网技术的应用改变了传统纸质档案的管理方式，通过数字信息来反应档案信息，大幅度提升了档案管理的质量和效率。档案数字化管理不仅为档案管理工作提供了便捷性，同时其具备的查询、检索、存储、记录等多种功能也为使用者提供了方便，通过计算机自动提取数据、自动处理等功能让管理工作实现了进一步的智能化发展。此外，城市建设档案数字化管理还能够实现信息资源的共享，为需要的部门提供档案信息，为实现城市的合理建设奠定良好基础。 2 城市建设档案管理现状 在城市建设档案数字化管理发展的过程中，虽然我国给予了大力的支持，并取得了一定的成绩，但实际上城市建设档案管理还面临着一定的发展难题，比如起步方面的困难、信息缺失、信息泄露等情况。由于在档案数字化管理建设的初期阶段，数据库建设、项目制造等都需要大量的人力、物力以及资金等，且不同的管理单位在数字化管理模式上存在着一定的差异，使得城市建设档案数字化管理难以实现统一。与此同时，在网络环境开放的基础上，采取数字化管理方式有着一定的弊端，很容易遭受到病毒、黑客的攻击而导致档案信息泄露或是缺失的情况产生，使电子档案与纸质档案之间存在着真实性和完整性方面的差距，且在管理的过程中，人为因素、网络因素、软硬件设施因素等任何一个因素都可能会影响到档案信息的安全性，为管理工作带来了负面影响。 3 城市建设档案数字化管理的途径 基于城市建设档案数字化管理的优势及现状，相关部门应当对数字化管理进行改革与优化，建立完善的管理体系，并加强各方面的管理和建设，为城市建设档案数字化管理奠定良好基础。 3.1 建立完善的数字化管理体系 建立完善的城市建设档案数字化管理体系，对数字化管理工作的正常进行有着一定的保障性作用。首先，要成立一个专门的档案数字化建设领导小组，负责统筹规划、调查监督、职责分配等工作，为档案的数字化管理提供有效的支持。其次，由于城市建设过程中涉及多个部门、多个领域、多个专业，为了保证档案管理的有效性，应当为不同的专业设置不同的管理岗位，并派遣专业对口的人员来对档案进行数字化管理，同时为每个岗位设定相应的管理职责，严格要求管理人员按照管理规范展开管理工作。最后，制定完善的数字化管理制度，参照我国已经出台的法律法规，比如《城市建设档案管理规定》、《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《中华人民共和国城乡规划法》等，并在此基础上制定适合本地城市建设档案数字化管理需求的相关法律法规，细化各项条例，保证能够为档案数字化管理工作提供制度保障。 3.2 建立城市建设档案管理模式集中制 通常情况下，我国档案管理的方式主要有分散式和集中式两种。其中，分散式管理方式是各个部门采取不同的管理方式来对城市建设档案进行管理，而集中式管理方式是城市建设档案管理部门对档案进行集中管理。集中管理方式与分散管理方式相比具有一定优势，集中管理模式下的档案管理更加整齐划一、档案管理及使用也更加规范化。因此，在实行档案集中管理的过程中，不同的城市应当要将档案进行集中管理或相对集中的管理，特别是针对县级城市来说，可以采取将城市建设档案资料上报的方式来进行管理，在使用相关档案资料的时候只需要登录到系统中进行调取即可。此外，集中管理模式并不仅仅意味着不同级别城市之间的集中管理，还意味着不同专业档案材料放到同一个部门进行管理。在实际情况中，是否采取集中管理的方式还要酌情处理，要与城市的发展以及国家相关规定为基础。 3.3 加强基础设施的建设 在城市建设档案数字化管理的过程中，基础设施的建设能够为数字化管理提供支持。通常情况下，通过数据库系统来对档案进行统一化的管理，形成统一的服务系统，为档案资料的管理与使用提供服务。其中，网络环境、硬件环境以及系统软件都是数据系统的重要组成部分，做好此方面基础设施的建设非常重要。对于网络环境来说，管理部门应当要致力于网络环境的健康发展，虽然网络环境是开放的，但是要做好保密管理和安全保护，让档案管理所处的网络环境始终保持健康。对于硬件方面的建设来说，应当要定期对硬件设施进行维护与升级，并根据实际管理需求适当引进更加新进的硬件设施，为档案管理提供有效的支持。在软件方面的建设，需要定期对数据库进行管理维护和升级，定期做好更新工作，并紧跟软件市场的发展，及时使用更加符合城市建设档案管理需求的软件。 3.4 加强安全管理 加强安全管理，主要是针对两方面。一方面要对硬件所处的环境进行安全管理，特别是要做好防水防潮防火工作，同时避免无关人等进出档案管理室，保证硬件环境的安全性。因此，管理部门应当要安排专员定期对档案管理室进行清扫和整理。另一方面，要对软件所处的环境进行安全管理，特别是要注意病毒查杀、系统升级、防火墙建立、档案加密等方面的安全管理。与此同时，还要定期对城建电子档案做好备份工作，当计算机内电子档案丢失或意外情况发生时，能够从备份中恢复相关数据，保证档案信息的安全性。 3.5 加強管理人才队伍的建设 加强管理人才队伍的建设，需要从两方面入手。一方面要加强对现有管理人才队伍的培训工作，定期进行专业管理技能的培训，或是外派管理人员进修，去到先进的单位进行学习，掌握更加全面的计算机技能以及管理技能，为城建档案的数字化管理奠定基础。另一方面，应当要根据档案管理的实际需求来扩充人才队伍，吸纳更多高素质的管理人才，并给予人才相应的薪资待遇，保证人才能够在就职期间发挥自身的潜能和价值，为城建档案的数字化管理提供良好的人力支持。 综上所述，在城市建设的过程中，各种类型的档案记录了城市建设和发展的历程，同时也对城市后续的发展有着一定的指导性作用。在信息化背景下，城市建设档案管理向着数字化管理的方向发展。为了有效提升管理效果，应当要借助数字化管理的优势，对当前的管理进行改革与创新，构建档案数字化管理体系，为城市建设档案管理工作质量的提升奠定良好基础。 参考文献 [1]罗蕾.探究智慧城市建设中的数字化档案管理[J].现代国企研究，2019（04）：170. [2]张晓波.智慧城市建设中的数字化档案管理[J].现代国企研究，2019（02）：107. [3]万丽新.浅析城市建设档案数字化管理[J].国际公关，2019（10）：209. [4]李金玲.城市建设档案数字化管理存在问题分析[J].城建档案，2018（02）：23-24. [5]黄樟玉.城市建设档案数字化管理的相关措施分析[J].经贸实践，2018（09）：262. |
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