| 标题 | 浅析事业单位电子档案管理的主要措施 |
| 范文 | 摘 要：随着我国科学技术的不断发展，其在事业单位档案管理中也有着较为显著的作用。运用纸质的档案，不仅不利于保存，在查阅上也是非常麻烦，所以，运用电子档案使得信息的高效率处理得以实现，查阅起来较为便a利，实现信息的高效利用，这对档案的开发和利用大有裨益。 关键词：事业单位;档案管理;电子档案 1 电子档案管理的优点 1.1 节约资源，利用率高 传统的档案都是由纸张做成的，每次采集、编制、印刷以及出版都需要投入大量的资金，而且纸张非常容易受到环境天气等各种情况的影响，若纸张受到损坏之后，修复以及重建都有较大的难度，还会导致资源的浪费。而电子档案是一种非常节约、简约的档案管理模式，只需要在电脑中建立起一个电子档案的系统，而后让管理人员在计算机上进行操作即可。这些被录入的档案数据都被转化为电子文件的形式，保存起来是非常简单，不易受到损坏，并且电子档案还可以将文字、图片、音频以及视频等内容全部转化为需要保存的数据，这样不仅提高了保存的时效，还使得档案在保存时具有一定的安全性。 1.2 档案存储的安全性较高 传统的纸质档案非常容易破损，在借阅的过程中会有较多的不确定因素，而电子档案就可以避免这些问题。电子档案不会受到环境等各个方面的影响，其也是存储在固定的存储空间，相对于纸质档案来说安全性非常高。在运用传统的纸质档案时，若想要对档案进行查阅或者管理时，就需要将所有的卷宗汇集在一起，而后进行翻阅，这样不仅增大了工作量，还使得档案信息的保密性不高。而在对电子档案进行查阅管理时，就可以通过关键词搜索的方式，这样不仅可以准确地将文件资料提取出来，还可以提高档案存储的安全性，增加保密性。 2 电子档案管理的应用问题 2.1 档案管理人员职业素质不高 新的档案管理方式的使用给事业单位档案管理人员提出了更高的要求，为了充分发挥、利用电子档案的优势，档案管理人员必须要在具备高的职业道德水准和自我约束力的前提下，熟练操作计算机以及相关的应用软件。结合实际情况，我国现阶段的档案管理人员由于日常工作量比较大，无法集中进行电子档案管理工作，并且部分人员对于计算机操作存在着一定的障碍。另外，现在的岗位人员具有较强的流动性，频繁的人事变动不利于电子档案管理工作的长期进行。 2.2 基层档案管理工作不足 档案工作一直是跟随着事业的发展而发展的，没有前人留下的档案，也就无法进行历史研究。对于档案的价值，上级档案管理部门是非常重视的，但是在基层，显然对档案管理工作的重视程度不够，没有制度或制度不全，人员缺乏、设施设备缺乏等等，都是事业单位基层档案管理部门存在的典型问题。一般情况下，档案和事业是两个部分，基层工作一般为按照相应的分类办法将事业资料留存下来，进行收集和管理，但是，因为不在统一的管辖范围之内，档案管理容易出现“两张皮”的现象，在信息时代，档案管理工作实现信息化是必然的趋势，但是基层档案管理机构对信息化档案管理并不熟悉，也缺乏相应的指导，导致档案管理上出现失序现象，档案凌乱不方便利用。 2.3 信息安全缺少保障 事业单位应用电子技术实行档案信息化管理，必然会面对信息的安全问题。科技给人们带来便利的同时，也为人们带来潜在性风险。因此，事业单位电子档案管理需要重视信息安全问题，最大程度地杜绝信息泄露。网络与计算机安全漏洞问题难以杜绝，造成网络安全风险出现，同时，档案信息与数据在通过移动硬盘等载体进行储存与转移的过程中，就会使档案信息面临一定泄露风险。并且电脑硬件与软件也会经常出现故障，还有网络黑客问题的严重性等，都会使电子档案信息管理面临安全性问题。 3 电子档案管理在事业单位的应用对策 3.1 建立健全电子档案管理的各项规章制度 为了使电子档案管理走出无序管理的状态，必须建立健全电子档案管理的各项规章制度，进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分单位虽然已经建立了企业电子档案体系，但是缺乏完善的管理制度，电子档案管理分散，下属各单位的电子档案信息缺少联系，难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅，电子档案的流通存在障碍，无法进行集中管理。可见，完善的电子档案管理制度，是提高电子档案利用效率，充分发挥电子档案高效快捷的优势，提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定，事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。如林权档案需要电子文件和纸质档案相结合，就要设置专门的管理部门进行审核后统一在网上发送，集中管理。 3.2 培养出新型的管理人才 随着时代的不断发展，科技也是在不断进步的。事业单位在对电子档案进行管理的工作中，就需要不断地引进优秀的人才，并且要对其进行专业的培训。培训主要以思想素质、专业技能以及业务能力等多个方面进行。事业单位不仅要对电子档案的管理人员进行上述的培训，还要相应地给予一些政策上的鼓励，从而使得档案的工作人员可以更好地提高工作效率。 3.3 增强管理人员素质 事业单位构建与完善电子档案管理模式，需要增强管理人员素质，利用加强人员培训与建立考核制度的方式，提升档案管理人员专业素质，为电子档案管理工作顺利开展与发展提供相应保障。例如：事業单位需要为档案管理人员提供基本专业技能培训，要求其具备基本管理能力与完善的管理知识体系，使其能够掌握丰富的档案管理技巧。事业单位建立考核制度，定期考核评价管理人员工作表现，并将成绩列入绩效，这种方式有利于管理人员自觉主动地提升自身专业素质，促进单位内档案管理人员整体管理水平的提升。 4 结束语 虽然事业单位的性质与发展各有其特点，发展过程中又要受到各种因素的影响，但作为信息时代产物的电子档案在现代档案管理工作中不可回避的。因此，采取重视档案管理工作、增强管理人员素质、提升电子管理水平、加强信息安全防护等措施，实现电子档案管理工作模式的构建与完善，促进档案管理工作发展。 参考文献 [1]刘茂品.试论事业单位档案管理中的电子档案管理策略[J].农家参谋，2018（01）：213. 作者简介 龙娜娜（1992-），女，汉，北京，本科，北京农学院，研究方向：农村经济管理。 |
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