| 标题 | 电子档案在人事档案管理中的价值探析 |
| 范文 | 王民 摘 要：当今时代，网络化是社会发展的主流趋势，各行各业都在朝着大数据的方向发展。信息化的普及带来了非常多的便利，在这其中，信息化对于人事档案的管理有着革命性的作用，电子档案的引入解决了传统纸质档案管理中存在的许多劣势。电子档案具有诸多优势，提升了人事档案管理的效率，本文将对电子档案在人事档案管理中的价值进行探析。 关键词：电子档案;人事档案管理;价值 人事档案包含单位工作人员的人生经历，员工多个方面的资料都能够在人事档案中得到体现，概括了员工在社会当中的种种行为。所以，人事档案的重要性是不言而喻的，需要合理的档案管理工作来对人事档案进行管理。信息化的普及为人事档案的管理工作提供了新的思路，实现了人事档案管理工作效率的进一步提升。 1 人事档案管理现状 当前情况下，大部分的企业都建立了比较完善的人事档案管理的工作体系，能够对员工的档案进行比较完善的管理。但是在传统档案管理工作方式中是存在着一定的缺陷的，并且，当今时代是信息化的时代，传统的纸质档案管理方式已经不适应时代的发展，不能够进行高效率的人事档案管理工作。在传统的纸质档案管理方式中，主要的管理方式就是档案盒以及档案管理登记卡片等。在这种管理方式中，卡片的面积是有限的，所以能够承载的信息就是有限的，能够被记载上的都是人员的基本信息，并且，这些信息也不能夠及时的进行更新。另外，纸质的信息在经过多次阅览查询之后就容易被磨损，不利于长时间的进行保存。同时，纸质的档案需要空间来储存，当档案的数量非常大时，在保存方面花费的成本就会上升。 2 电子档案管理的优势 2.1 档案寿命长、易保存 电子档案是通过电脑、光盘以及优盘等电子储存媒介进行保存的，它不受天气、自然灾害以及保存时间等因素的制约，在电子媒介之中储存之后不容易发生损坏，即使在长时间的保存之后也不会发生磨损等情况，能够进行较长时间的保存。在通常情况下，电子档案都会存在备份，所以不会发生一份档案损坏之后就无法修复的现象。另外，电子档案的储存相对于纸质档案的储存来说非常能够节省空间，它不像纸质档案那样需要大量的空间，所以在储存空间方面的成本能够得到很好的节省。 2.2 人事信息更加全面 电子档案的存储空间非常大，并且电子档案还能够囊括更加全面的人事信息，信息的概括会更加全面。同时，电子信息的更新也更加及时，想要对档案信息进行充实等操作也非常方便。电子档案信息的及时更新能够帮助单位更好的了解员工，而员工也会因为档案信息的及时更新而更高的要求自己，以保持档案内容的客观完整。 2.3 信息查询更加便捷 纸质的档案在查询时非常不方便，需要在众多的纸质档案中查询到一个人的信息需要花费大量的时间与人力，所以查询到的信息很有可能是不全面的，不能满足信息查询人员的要求。但是在电子档案中，信息的查询就非常方便，通过网上的检索就能够快速的查询到想要得到的信息，同时信息也更加的全面。 2.4 信息共享程度提升 在纸质档案的管理中，一份档案只能够被一个单位拥有，想要实现信息的传递比较麻烦。但是在电子档案中，共享性就能够很大的提升，电子档案的管理都在网络系统上进行，一些不需要保密的信息可以上传到网上，进行信息的共享。这样的共享平台的建设能够提升单位人事管理工作的质量，同时还可以实现人才配置的优化。 2.5 考核评价更加公正 在传统的档案管理工作当中，档案内的考核部分通常由单位填写，填写完整的档案会保存在档案室里面，不方便对历年的考核结果进行查阅。但是在电子档案中，有关员工考核评价的部分可以在较短的时间内进行快速查阅，这样能够对员工进行更加客观全面的评价，让人事档案利用更加真实高效。 3 人事档案管理中电子档案的建设 3.1 完善电子档案建立的相关设施 单位应该建设专门的微机室来进行人事档案的管理工作，在微机室的建设过程中要注意火与电的问题，同时还应该加强网络方面的建设，让电子档案的管理能够更加的安全与顺利。单位还要选择适用的人事档案管理系统来进行人事档案管理工作的开展，并且及时对系统进行升级以适应新的时代需求。 3.2 配备专门的电子档案管理员 电子档案的管理人员也非常重要，管理人员应该增强工作责任感，在进行档案管理工作的过程中要尽可能的全面搜集员工的信息，并且对档案进行备份。另外，管理人员的专业素质也要增强，在具备档案管理相关知识的同时，还要具备一定的电子系统操作知识。电子档案的管理需要具备计算机的操作知识，这样才能够更好的对档案管理系统进行操作。需要注意的是，档案管理人员需要具备较高的职业素养和职业道德，不能够随意泄露他人信息。 3.3 完善档案管理工作相关制度 对于人事档案的管理需要完善的制度规范来辅助进行，在这其中，应该注重人事档案的保密管理，不能泄露他人信息，也不能通过出卖他人信息来获取不正当利益。单位要加强对这一方面的监督工作，通过制度的规范来加强对信息的监督管理，这样能够让档案管理工作更加的安全与高效。 4 总结 人事档案管理工作的信息化是档案管理的一大进步，它存在能够极大的提升档案管理工作开展的效率，同时弥补多个传统纸质档案管理的缺陷。所以，单位应该积极地开展电子档案的建设工作，建设更加符合自身发展的人事档案管理系统，以提升人事档案管理工作的开展效率。 参考文献 [1]徐艳喆.人事档案管理的信息化工作[J].兰台世界，2016，（11）：77-78. [2]梁丽萍.浅谈人事档案管理电子信息化的必要性[J].城市建设理论研究（电子版），2015，5（33）：1317. [3]孙丽华.人事档案管理的电子化[J].科学时代，2015，（10）：277-277. |
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