| 标题 | 文书档案精细化管理的现实意义和有效对策 |
| 范文 | 摘 要：当下，档案学研究不断深入，档案管理领域出现了许多新型的管理模式。为了更好地发挥文书档案价值，构建以文书档案创新化、文书档案信息化为核心的档案管理体系，必须要从精细化的角度开展文书档案管理工作，真正打造一个全新的信息资源集散中心和管理中心。鉴于过去部分单位文书档案管理实效低、资源开发不足等问题，本文重点就文书档案精细化管理展开阐述，只在进一步打造精细化、标准化、信息化的工作体系，满足相关单位利用文书档案的需求。 关键词：文书档案;有效对策;现实意义;精细化管理 1 文书档案精细化管理概述 所謂文书档案精细化管理，主要是指在有限的人力资源条件下缩减文书档案管理流程，规范文书档案管理内容，并利用现代化信息技术对文书档案进行管理的一种模式。文书档案精细化管理具有以下特点：第一，强调管理内容精细化。即文书档案管理人员各司其职，遵守文书档案管理相关的规章制度。第二，强调信息化技术的应用，实现精细化管理目标[1]。信息化社会，单位要实现档案精细化管理的目标，必须要借助相应的信息技术，提升效率。 2 文书档案精细化管理的现实意义 1）有利于进一步发挥文书档案价值。做好文书档案精细化管理工作，有利于进一步发挥文书档案价值。文书档案具有重要的凭证价值、社会价值、文化价值和经济价值。只有从精细化的角度对文书档案进行管理，才能更好地保障文书档案的完整性、真实性和准确性，为后期各项工作提供参考与借鉴[2]。同时，部分文书档案具有法律效率，能够为单位处理纠纷和处理问题提供凭证，进而充分保障单位的合法权益。 2）有利于文书档案检索与利用。文书档案作为单位各项工作重要的记录资料，涵盖了许多单位活动的开展，能够真实反映单位各项工作的内容。做好文书档案精细化管理工作，优化文书档案管理各个环节，进一步充分利用信息技术，可以更好地发挥文书档案的价值，让文书档案为单位其它工作服务。尤其是在文书档案检索与利用领域。只有做好文书档案精细化管理，才能提升检索效率与质量，便于相关主体查询利用。 3 文书档案管理中常见的问题 1）管理制度不健全。管理制度是文书档案精细化管理的基础。如果制度不健全，那么文书档案管理的职责划分、管理内容、绩效考核、责任落实等都无法落实，更谈不上文书档案精细化管理[3]。一是文书档案管理制度与当下国家颁布出台的规范性文件脱轨，也没有结合单位业务工作的具体实际，导致具体实施过程中发生问题。二是归档制度不完善，前端质量控制工作不到位。一方面，没有细化对文书档案内容资料的规定，许多文书档案的立卷建档质量不高，难以确保信息资料的完整和全面。另一方面，文书档案归档时限不明确，单位部分人员对于文书档案归档缺乏应有的重视，导致文书资料长时间堆积，甚至发生损毁、丢失等问题，不利于后期的归档整合。 2）信息技术的应用度不高。当下，部分单位应用信息技术的意识和能力仍然有待提升，尚未充分借助大数据技术、云储存技术以及其它信息技术对文书档案进行管理。一方面，单位软硬件设施不完善。如扫描仪、微缩相机、计算机、刻录机等设施老化，没有及时更新，难以对纸质类文书资源进行数字化处理。同时，档案管理系统功能单一，无法满足文书档案精细化管理需求，难以对文书档案资源进行开发与利用。另一方面，信息技术在文书档案共享、传输、挖掘、开发、利用领域的应用度不高，难以提升精细化管理水平。 3）文书档案管理队伍建设滞后。一方面，部分单位忽视从职业技能、道德观念、精细化意识等角度对文书档案管理人员进行培训，加之文书档案管理工作本身机械化、固定化，进而导致管理人员出现职业疲倦，难以适应文书档案精细化管理转型的要求。另一方面，部分单位忽视从信息技术应用角度对文书档案管理人员予以培训，文书档案管理人员知识结构老化，难以充分将信息技术融入到具体工作中。 4 文书档案精细化管理的有效对策 1）健全管理制度，夯实精细化管理基础。一是要结合国家档案局出台的相关规范性文件，结合本单位具体工作实际，进一步完善文书档案管理工作中的职责划分、管理内容、绩效考核、责任落实等各项内容，实现分块管理、责任管理，为文书档案精细化管理奠定基础。二是要立足于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中相关规定，并结合本单位文书档案种类、内容等具体情况，出台相应的归档制度，明确归档范围、资料的具体标准，细化归档时限，进一步体现“严、细、准、精”的工作理念。一方面，要明确单位文书档案怎么管，严格要求相关业务部门按照既定标准填写并移交文书档案资料，确保文书档案归档过程中无遗漏、无差错，避免后期重新加工等问题的发生。另一方面，要明确单位文书档案的归档时限，打造档案管理部门与其它业务部门相互协作的工作模式，确保相关文书资料第一时间送交文书档案管理部门，真正实现“高标准、精细化、严要求”的目标。 2）信息技术赋能文书档案精细化管理，提升精细化管理质量。信息化社会，单位日常工作以及内外交流过程中产生的文书档案资源不断增加，如果仍然沿用传统全手工、全线下管理的方式，不仅无法最大化地利用人力资源，而且难以朝着精细化管理的目标转型。为此，单位要结合信息技术的特点，充分将其融入文书档案管理各个环节。一方面，要按照精细化建设的需求，完善基础设施，为文书档案精细化管理提供软件、硬件保障。单位要更新并引进扫描仪、微缩相机、计算机、刻录机等设施，为档案管理人员处理纸质类档案提供设备支持。另一方面，要完善文书档案管理系统功能，通过大数据技术对文书档案进行挖掘，建立相应的数据分析模型，打造文书档案数据库。单位也可以探索通过云储存技术对文书档案进行备份保存和共享，不断提升精细化管理质量。 3）加强队伍建设，全面提升队伍综合素质。单位要坚持精益求精的基本原则，牢固树立精细化档案管理理念，从人才培育入手，有针对性的开展文书档案管理人员培训工作，为工作开展提供条件。一方面，从职业技能、道德观念、精细化意识等角度对文书档案管理人员进行培训，进一步增强文书档案管理人员职业荣誉感、价值感，提升文书档案管理人员的知识和技能，确保文书档案管理人员能够适应新时期的文书档案管理工作。另一方面，注重从信息技术应用角度对文书档案管理人员予以培训，充分利用案例教育、实践模拟、理论讲座等方法开展不同专题的教育，优化文书档案管理人员知识结构，切实提升其服务质量和服务意识。 5 结束语 当下，单位日常工作以及内外交流过程中产生了许多文书档案资源，传统的档案管理模式很难适应形势发展，无法减轻档案管理人员的工作压力。基于此，学界有学者提出了文书档案精细化管理的概念。文章重点就文书档案精细化管理进行分析，通过本案研究可以发现，要做好文书档案精细化管理工作，一是要健全管理制度，夯实精细化管理基础;二是要信息技术赋能文书档案精细化管理，提升精细化管理质量;三是要加强队伍建设，全面提升队伍综合素质。 参考文献 [1]郑红.文书档案管理工作的创新策略[J].兰台内外，2020（11）：31-32. [2]刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2020（10）：31-32. [3]任黎.在OA系统上实现文书档案管理的探索[J].机电兵船档案，2020（02）：68-70. 作者简介 郑晓娟（1979-），女，内蒙古自治区赤峰市红山区人，本科，毕业于内蒙古党校，中级会计师，研究方向：财务、管理、经济、法律和会计等方面的理论基础和实务操作能力。 |
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