| 标题 | 事业单位会计电子档案的管理研究 |
| 范文 | 黄美玲 摘 要：事业单位会计电子档案管理相较于传统纸质载体形式的档案管理，有其自身的形成特点和管理要求，对会计个人职业发展也有较大影响。本文将从不同的方面入手，结合事业单位的自身情况，对会计电子档案管理进行系统阐述，从而实现对丰富档案资源的高效利用，为事业单位的可持续发展提供参考信息。 关键词：事业单位;会计电子档案;管理;可持续发展 随着信息化时代的来临，事业单位改制是顺应社会发展的恰当之举，事业单位会计档案管理是事业单位档案管理的一个部分，其中，会计电子档案的作用越来越重要。电子档案顾名思义就是将纸质文字档案信息转化成电子信息，这也是传统档案管理方式逐渐朝向信息化管理方向发展的一个必然趋势。 1 事业单位会计电子档案管理的必要性 1）节约成本。随着事业单位的改革与改制，在市场经济不断繁荣的当下，会计工作也变得更加多样。事业单位会计电子档案管理的应用，可以提高事业单位档案管理效率，利用信息技术在云会计的环境下，改变传统纸质档案管理形式，在新的事业单位档案管理要求下，提升管理质量，利用云会计，更好地实现档案的储存、转换以及更新，在技术层面上为会计电子档案管理效果增强及水平提升等提供专业保障，拓宽事业单位管理方面的工作思路[1]。 2）安全需要。与传统的档案管理相比，事业单位会计电子档案信息的处理和保存都非常地迅速，但是由于信息是保存到磁盘等媒介中，对会计电子档案的实时更新也有所帮助。其次，电子信息的真实性和可靠性有利于构建完善的云会计管理体系。传统的纸质会计档案管理，会计信息量大、数据复杂，再加上会计人员工作繁重，很容易造成会计档案丢失、信息不完整等现象，利用电子信息技术，并在相关人员的专业支持下，实施好切实有效的管理计划，实现对档案应用中的安全管理，避免因人员因素的影响而引发会计档案泄露问题[2]。 2 事业单位会计电子档案管理特点 1）现实性。会计档案不同于其他档案，数据信息、财务信息会比较多，会计电子档案的类型决定了其管理的特殊性。只有事业单位了解他们的会计信息、财务信息等基础信息，利用现有的财务状况，进行财务管理和人事调动，这也是单位考察和工作计划安排的重要凭证。这些正是说明了会计档案具有非常重要的现实性[2]。 2）机密性。既然是档案，都具备一定的机密性。会计电子档案也是不能随意调用、传阅的，事业单位会计档案具有保密性特点，对事业单位会计档案也要有人专人管理。会计档案有很多机密的财务性信息，如果被随意泄露，会使得人事单位财务状况被泄露，甚至会造成严重后果。 3）真实性。会计档案大量的财务数据是作不得假的，事业单位会计档案的真实性和完整性也是档案管理需要关注的内容之一。无论是高层领导，还是底层员工，都要秉承着对档案负责的态度，坚决反对会计档案弄虚作假，管理人员也要秉承着严格管理甄别的态度，重视这份真实性的甄别和保存[3]。 3 事业单位会计電子档案的管理策略探析 1）健全安全制度。（1）制定各种会计信息档案管理标准，强化档案管理人员思想意识，对档案管理人员进行定期培训，强调档案管理工作的严肃性，以及档案资料的重要性。（2）建设健全的会计档案电于化管理体系，把管理职责分配给每个工作人员，让每位档案管理人员都具备相应的职业素质，合理分配管理职责及范畴，优化安全管理框架，在内部组建安全管理小组，相互引导和监管。（3）根据《会计档案管理办法》要求[4]，培养管理人员网络技术安全意识，培养他们的档案管理、安全意识以及做一份工作所要具备的责任心，把档案信息立卷、管理等内容和工作职责充分结合，采用一系列方式方法，适应新型会计档来管理环境。（4）结合行政事业单位实际状况设定对应的安全管理体系，落实职责机制，在单位内部设定安全管理部门，会计工作人员应该做好日常会计信息管理工作，对档案管理进行定期考核，加强档案核查[5]。 以广东为例，2018年1-12月，在省级财务模算系统的支持下，广东省近630余家行政事业单位及下属单位完成会计记账核算，通过对600余家行政事业单位及下属单位实施实时监管，结合《广东省省级财务核算信息集中监管改革管理实施细则》对每季度会计管理进行统计和通报，很好地满足改革单位的会计核算需求，对广东省各级行政事业单位财务管理也指明新方向。 2）创新电子档案管理方式。基于大数据环境，事业单位会计电子档案管理方式也要有所改观，应该迎合时代发展需求，优化档案管理方式。（1）通过对事业单位自身情况及发展要求的考虑，在会计电子档案应用过程中，需要从技术层面入手，对其管理方式的创新应用进行深入思考，并在计算机网络的大力支持下，构建好功能强大的档案管理系统，实现对会计档案的信息化管理，并为事业单位的更好发展打下坚实的基础;（2）重视云存储技术的引入及高效利用，在了解会计电子档案功能特性及数据存储要求的基础上，增强其保存效果，避免引发档案不完整问题。同时，通过对当前形势变化的深入分析，健全电子档案管理体系，也能为会计方面的工作高效开展提供参考信息，满足事业单位科学发展要求，全面提高这方面档案管理效率，在技术层面上为其管理效果增强提供有效保障;（3）在电子档案管理时，通过实现省级财务监管改革，明确了改革实施原则、业务操作流程、会计科目使用规定及综合考评办法等，保证预算执行结果的合理性和规范性。（4）加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变，健全会计档案信息管理系统，在先进的设备与技术支持下，为会计电子档案管理提供更加便捷、高效的管理办法[6]。 3）完善电子档案人力资源。会计电子档案工作并非一人可独立完成的，因此，加强高能力、高素养管理人才的引进，提升管理人员信息化管理能力显得尤为重要。首先，事业单位需要做好人力资源管理工作，提升管理人员信息化管理能力，增强其专业素质，针对部分档案管理人才，给予高度注重，保证档案管理工作能够顺利落实。其次，通过多种方式指导学习，加强管理人员的信息化管理水平，不断拓宽管理人员的知识面，定期开展专业培训工作，引进高素养人才，对现有管理人员进行专业继续教育，让档案管理人员更好的符合时代发展需求。最后，在会计档案管理要求下，全面学习计算机操作技能，掌握足够的综合分析能力、信息管理技术能力，实施无纸化办公，迎合电子会计工作要求[7]。 4 结语 事业单位会计电子档案管理是一项非常重要的工作，也是大数据时代下事业单位档案管理的组成部分。针对会计档案的管理特点，为了提升档案管理效率，需要从健全安全制度、创新电子档案管理方式和完善电子档案人力资源等方面，加强事业单位会计电子档案管理信息化建设，为单位财务信息管理奠定基础，从而促进单位健康有序发展。 参考文献 [1]王艳秋.基于会计档案电子化研究——以原始凭证电子化图像化为例[J].现代经济信息，2020（06）：61-62. [2]楼蔚文.高校电子会计档案的困境与突破策略[J].山东档案，2020（01）：66-68. [3]李伟郴.云会计环境下行政事业单位会计档案电子化管理探析[J].财会学习，2019（22）：99-100. [4]吴敏，潘金.行政事业单位财会需顺应“互联网+”新趋势[J].浙江经济，2018（23）：64. [5]金宇.会计档案电子化管理探析[J].会计之友，2018（20）：142-144. [6]左晶.对事业单位会计档案规范管理的几点思考[J].山东档案，2018（02）：70-71. [7]梁华杰，陈诗佳.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化[J].时代经贸，2018（07）：74-75. |
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